Los Formularios web de formize.com permiten realizar encuestas anónimas, recopilar información sobre las respuestas en una base de datos y también proporcionan herramientas para analizar las respuestas.
Los formularios web también admiten la capacidad de generar archivos PDF para el usuario después de rellenar el formulario en el sitio. La plantilla para la generación es un documento con el formato DOCX, en el que se agregan comentarios de un tipo especial, definiendo áreas para sustituir respuestas y condiciones para excluir esa u otra parte del documento. Esta función será útil a la hora de redactar acuerdos, solicitudes y peticiones, que deben tener la forma de un documento no editable con texto continuo sin campos rellenables, es decir, tener y no parecer un formulario en papel.
¿Qué le parece esto al encuestado? Simplemente rellena un formulario web
A continuación, lo envía y descarga un documento PDF completo, editado en función de sus datos.
Para configurar la generación de PDF en Web Forms, debe seguir estos pasos de forma secuencial:
Prepare una plantilla de documento en formato DOCX.
Cree un formulario web basado en su plantilla DOCX.
Publica tu formulario web.
Preparación de una plantilla de documento DOCX
Cree o edite un documento existente en formato DOCX añadiendo comentarios especiales.
El analizador de plantillas DOCX procesa solo los comentarios principales (es decir, los comentarios que no son respuestas a otros comentarios), cuyo texto comienza con los caracteres «==» o «!!».
El documento DOCX no es solo una plantilla para el documento PDF generado, sino también una plantilla para un futuro formulario web. Por lo tanto, puede configurar algunos atributos de las preguntas del formulario en los comentarios del documento DOCX. Lea más sobre esto en la sección Sintaxis de los comentarios especiales.
Tipos de comentarios especiales
El analizador de plantillas DOCX entiende dos tipos de comentarios: comentarios de sustitución y comentarios condicionales .
** Los comentarios de sustituciónson comentarios sobre el texto seleccionado en un documento que, cuando un usuario rellena un formulario, se pueden reemplazar si el usuario le proporciona un nuevo valor. Formato de comentario: «==FIELD_ID» y «!! FIELD_ID». Al crear un formulario web basado en una plantilla DOCX para comentarios de sustitución , se crean preguntas del tipo «Respuesta corta» si el tipo de pregunta no se especifica explícitamente en los comentarios.
** Los comentarios condicionalesson comentarios sobre el texto seleccionado en un documento que solo se pueden incluir en el documento (tal cual) si el usuario decide agregarlo explícitamente. Formato de comentario: «==FIELD_ID: :BLOCK_NAME» y «!! FIELD_ID: :BLOCK_NAME». Al crear un formulario web basado en una plantilla DOCX para comentarios condicionalesse crean preguntas del tipo «casillas de verificación» si el tipo de pregunta no se especifica explícitamente en los comentarios.
El nombre del campo de los comentarios se puede repetir muchas veces en el documento, en cuyo caso todos estos comentarios se configurarán en un campo rellenable en el formulario web.
Los comentarios se pueden anidar. Es decir, puede dejar un comentario condicional en un párrafo entero o en varios párrafos y marcar en su interior bloques individuales de texto concomentarios de sustitución **.
Si el usuario no introduce un valor en el campo asociado al comentario de sustitución , el texto resaltado por este comentario no cambiará en el documento PDF generado.
Si el usuario no selecciona un valor asociado a un comentario condicional ** **, el texto resaltado por ese comentario se eliminará del documento PDF generado.
Sintaxis de los comentarios especiales
Como se mencionó anteriormente, los comentarios de tipo especial deben comenzar con los caracteres «==» o «!!» y ser comentarios de alto nivel, es decir, no son respuestas a otros comentarios.
¿Por qué los caracteres especiales pueden ser «==» o «!!»? Esto se hace para mantener la sintaxis simple:
- «==» define un campo opcional que se puede rellenar en un formulario web que el usuario puede omitir si lo desea.
- «¡¡!!» define los campos obligatorios. Si el usuario no introduce ningún valor en dicho campo, no podrá enviar el formulario web.
Estos caracteres especiales van seguidos de una expresión que especifica el identificador y el tipo de comentario. Si la expresión contiene los caracteres «::», significa que se trata de un comentario condicional . En este caso, después de los símbolos «::» aparece el nombre del bloque de adición condicional, que el usuario puede seleccionar explícitamente en el formulario web.
Los atributos restantes de la pregunta también se pueden definir en el texto del comentario especial o en las respuestas. En este caso, el valor de cada atributo debe especificarse en una línea de comentarios independiente y empezar por el nombre del atributo.
Los atributos están en líneas separadas del comentario especial
Atributos en respuesta a un comentario especial
Nombres y descripciones de atributos válidos
| Designación | Propósito | Descripción |
|---|---|---|
| nombre: | Pregunta | Nombre de campo legible por humanos |
| Descripción de *: | Descripción de la pregunta | Se muestra debajo del texto de la pregunta. |
| tipo: | Tipo de campo | Se admiten los siguientes tipos: text- campo de texto corto. Este es el tipo predeterminado para los comentarios de sustitución **. multilínea- párrafo radio- grupo de radio casillas de verificación **: casillas de verificación, seleccionando una o más. Este es el tipo predeterminado para los comentarios condicionales menú desplegable **: lista desplegable, seleccione uno de los muchos fecha- campo de entrada de fecha hora- campo de entrada de hora |
| Marcador de posición *: | Marcador de posición | Aparece en el campo de entrada si no se ha introducido ningún valor. Se aplica únicamente a los siguientes tipos de campo: text multilínea menú desplegable |
| Sugerencia *: | Texto de sugerencia | Aparece en letra pequeña debajo del campo rellenable. Solo se aplica a los siguientes tipos de campo: text multilínea desplegable fecha hora |
- Nota: Dado que los editores como MS Word escriben automáticamente en mayúscula al principio de cada oración, los nombres de los atributos también pueden empezar con mayúscula, por ejemplo: Nombre, Descripción, Tipo, etc. *
Crear y publicar un formulario basado en DOCX
Por lo tanto, tiene una plantilla de documento en formato DOCX. ¡Felicidades! Ha completado la parte más difícil de configurar la generación de documentos. Solo quedan unos pocos clics y la configuración está completa.
Ve a la página de creación de formularios y carga tu plantilla DOCX, tras activar la opción «Importar desde plantilla DOCX».
Espere a que finalice la operación y, en el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en «Sí» para activar la función de generación de PDF después de que el usuario complete el formulario web.
A continuación, abra el panel de configuración del formulario y, en la sección «Acciones después del envío del formulario», seleccione el idioma del documento. Esto es necesario para formatear correctamente los valores específicos del idioma, como las fechas.
Realice cambios en el formulario web generado si es necesario. Puede agregar descripciones adicionales de los campos que desea completar, cambiar su tipo, agregar secciones, encabezados, imágenes e instrucciones en vídeo.
Por último, para publicar el formulario completado, haga clic en el botón «Aplicar» en la barra superior. Su formulario ha sido publicado. Ahora puedes compartirlo haciendo clic en el botón «Compartir» de la barra superior.
Cambiar o añadir una plantilla DOCX a un formulario existente
Además de crear un formulario basado en una plantilla DOCX, puede vincular un formulario existente a cualquier plantilla DOCX. Para ello, abra el panel de configuración del formulario en la sección «Acciones después de enviar el formulario» y haga clic en el botón «Cargar plantilla de documento DOCX». Después de eso, active la opción «Generar PDF basado en una plantilla DOCX».
Ahora tiene que crear y configurar los campos para que se rellenen de acuerdo con los comentarios especiales de la plantilla DOCX. Puede hacerlo manualmente o puede utilizar una práctica herramienta de sincronización de formularios.
Para ello, abra el menú del archivo DOCX y seleccione la acción «Comparar».
En el panel que aparece, verás el resultado de comparar las preguntas del formulario con los campos definidos en la plantilla DOCX. Aquí puede hacer correcciones rápidas para cada pregunta, eliminar las preguntas innecesarias y añadir las preguntas que faltan.