دستورالعمل های W-3C (Puerto ریکو Version)
دستورالعمل های فرم W-3C (PR)، انتقال بیانیه های اصلاح شده و مالیاتی (Puerto ریکو Version)
بازبینی شده در دسامبر 2023
فرم های مرتبط
- فرم W-3C (Puerto کاستاریکاn Version) - انتقال بیانیه های صحیح Wage و مالیاتی (Puerto کاستاریکاn Version)
Department of the Treasury
Internal Revenue Service
Instrucciones para el
Formulario W-3C (PR)
(Instructions for Form W-3C
(PR))
(Rev. diciembre de 2023)
Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos
(Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements)
Las secciones a las cuales se hace referencia abajo
corresponden al Código Federal de Impuestos Internos a menos
que se indique de otra manera.
Northern Mariana Islands (Guía tributaria federal para
empleadores en las Islas Vírgenes Estadounidenses, Guam, la
Samoa Estadounidense y la Mancomunidad de las Islas
Marianas del Norte); y la Publicación 179, Guía Contributiva
Federal para Patronos Puertorriqueños, se ha incluido en la
Publicación 15 de 2024. Las Publicaciones 51, 80 y 179 no
estarán disponibles después de 2023. La Publicación 15 (sp),
Guía Tributaria para Empleadores, es la nueva publicación en
español disponible para empleadores que prefieren español, ya
sea que se encuentren en los Estados Unidos o en cualquiera
de los territorios.
Acontecimientos Futuros
Para obtener la información más reciente sobre los
acontecimientos relacionados con el Formulario W-3C (PR) y
sus instrucciones, como legislación promulgada después de que
dichos documentos se hayan publicado, visite IRS.gov/
Formulario 941-SS. Comenzando en el primer trimestre de
2024, el Formulario 941-SS, Employer’s QUARTERLY Federal
Tax Return (American Samoa, Guam, the Commonwealth of
Northern Mariana Islands, and the U.S. Virgin Islands)
(Declaración del impuesto federal trimestral del empleador (la
Samoa Estadounidense, Guam, la Mancomunidad de las Islas
Marianas del Norte y las Islas Vírgenes Estadounidenses)), ya
no estará disponible. Los empleadores en los territorios que
presentaban el Formulario 941-SS tienen que presentar el
Formulario 941, el cual ha sido adaptado para su uso. Cualquier
empleador que prefiera el Formulario 941 y sus instrucciones en
español, esté localizado en los Estados Unidos o en cualquiera
de sus territorios, puede presentar un nuevo Formulario 941 (sp)
en español.
Formularios, instrucciones y publicaciones en español.
Para descargar, ver o imprimir formularios, instrucciones y
publicaciones que están disponibles en español, acceda a
¿Qué Hay de Nuevo?
Presentación electrónica de declaración. La Taxpayer First
Act of 2019 (Ley de Contribuyente Primero de 2019),
promulgada el 1 de julio de 2019, autorizó al Departamento del
Tesoro y al Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas
en inglés), a emitir reglamentos que disminuyen el límite de
declaraciones presentadas electrónicamente. La Treasury
Decision 9972 (Decisión Tributaria 9972), publicada el 23 de
febrero de 2023, enmendó los reglamentos de la sección
301.6011-2 para cambiar las reglas de presentación electrónica
para ciertas declaraciones informativas, incluyendo los
Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR.
Cambios en la MSRRA. La sección 18 de la Veterans Auto and
Education Improvement Act of 2022 (P.L. 117-333) (Ley de
Mejoras de Automóviles y Educación para Veteranos de 2022
(Ley Pública 117-333)), promulgada el 5 de enero de 2023,
cambió las reglas de residencia para propósitos tributarios para
cónyuges de un miembro de las Fuerzas Armadas. Los
cónyuges (cónyuges civiles) de un miembro de las Fuerzas
Armadas ya no necesitan haber tenido la misma residencia
tributaria que el miembro de las Fuerzas Armadas antes de
trasladarse con el fin de mantener su residencia anterior.
Además, para cualquier año tributario en que el matrimonio esté
en vigor, miembros de las Fuerzas Armadas y sus cónyuges
civiles pueden elegir usar la residencia del miembro de las
Fuerzas Armadas, la residencia del cónyuge civil o del puesto
permanente donde prestará servicio el miembro de las Fuerzas
Armadas, independientemente de la fecha en que el matrimonio
entre el cónyuge y el miembro de las Fuerzas Armadas ocurrió.
de Alivio de Residencia para Cónyuges de Militares o MSRRA,
por sus siglas en inglés) para más información.
Requisitos para los Formularios W-2c. Los reglamentos
modificaron los requisitos para la presentación electrónica del
Formulario W-2c, incluyendo la presentación electrónica del
Formulario 499R-2c/W-2cPR para corregir los Formularios
499R-2/W-2PR presentados originalmente. Estas reglas
modificadas son distintas a las reglas para la presentación
electrónica de las declaraciones originales. Si usted está
requerido a presentar electrónicamente el Formulario
499R-2/W-2PR original, usted tiene que presentar
electrónicamente cualquier Formulario 499R-2c/W-2cPR para
corregir ese formulario. Si se le permitió presentar el Formulario
499R-2/W-2PR original en papel y usted lo presentó en papel,
entonces usted tiene que presentar en papel cualquier
Formulario 499R-2c/W-2cPR para corregir ese formulario.
Cambios en formularios y publicaciones para 2024. Ciertos
cambios en formularios y publicaciones para 2024 se han
incorporado en estas instrucciones según se explica a
continuación.
Publicaciones 51, 80 y 179. Información específica a la
Publicación 51, Agricultural Employer’s Tax Guide (Guía
tributaria para empleadores agropecuarios); la Publicación 80,
Federal Tax Guide for Employers in the U.S. Virgin Islands,
Guam, American Samoa, and the Commonwealth of the
Formulario W-3C (PR) se ha actualizado. El Formulario
W-3C (PR) actualizado se publicó el 16 de agosto de 2023. Este
formulario tiene la fecha de revisión (Rev. 8-2023) a mano
derecha del W-3C (PR) en negrilla. Se hicieron actualizaciones
editoriales para alinear el formulario de corrección con el
Formulario W-3 (PR) actual.
Feb 20, 2024
Cat. No. 26401P
Social o FICA, por sus siglas en inglés) pagados a un empleado
en exceso de $200,000 en un año natural. Se le requiere al
empleador comenzar a retener el Impuesto Adicional del
Medicare en el período de paga en el cual le paga salarios o
compensación en exceso de $200,000 a un empleado y
continuar reteniendo dicho impuesto hasta el fin del año natural.
El Impuesto Adicional del Medicare se le impone únicamente al
empleado. No hay porción correspondiente al empleador del
Impuesto Adicional del Medicare. Todo salario o compensación
sujeto al impuesto del Medicare está sujeto a la retención del
Impuesto Adicional del Medicare si es pagado en exceso del
límite de retención de $200,000.
Para más información sobre el Impuesto Adicional del
A menos que se indique de otro modo, las referencias al
impuesto del Medicare incluyen el Impuesto Adicional del
Medicare.
Servicios para empresas por Internet (BSO) se han actuali-
zado. Se requieren niveles adicionales de seguridad para tener
acceso a los servicios para empresas por Internet (BSO, por sus
siglas en inglés). Si no ha actualizado sus credenciales desde el
25 de marzo de 2023, tendrá que actualizar sus credenciales lo
antes posible para evitar cualquier demora en la presentación
electrónica de sus Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/
W-2cPR. No podrá usar los servicios provistos por el BSO sin
tener las nuevas credenciales y la autenticación para su cuenta.
Los nuevos usuarios y actuales deben permitir por lo menos 2
semanas para completar el proceso de registro. Para más
información, acceda a la página web de la Administración del
Alivio tributario por desastres. Se le está proveyendo alivio
tributario a personas que han sido afectadas por desastres
recientes. Si desea más información sobre el alivio tributario que
sobre Español.
Pagos de indemnización por despido. Los pagos de
indemnización por despido son salarios que están sujetos a los
impuestos del Seguro Social y del Medicare. Tal como se indica
en el apartado 15, Reglas Especiales para Varias Clases de
Servicios y de Pagos, de la Publicación 15, los pagos de
indemnización por despido también están sujetos al impuesto
conforme a la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal de
Contribución para el Desempleo o FUTA, por sus siglas en
inglés).
Recordatorios
Fecha de vencimiento para presentar ante la SSA. La fecha
de vencimiento para presentar los Formularios 499R-2/W-2PR y
W-3 (PR) ante la SSA correspondientes al año tributario 2024 es
el 31 de enero de 2025, sin tomar en cuenta si usted presenta
su formulario en papel o electrónicamente.
Informes de salarios denegados por la SSA. La SSA
denegará los informes electrónicos y en papel del Formulario
499R-2/W-2PR bajo las siguientes circunstancias:
Información de contacto. Tiene que proporcionar el nombre
del empleador (o de la persona de contacto designada por el
empleador), el número de teléfono, el número de fax y la
dirección de correo electrónico (email) del mismo. La SSA le
notificará al empleador a través del correo electrónico o correo
postal si éste tiene que corregir y enviar de nuevo algún informe
relacionado con la información provista en el Formulario W-3C
(PR).
El total de salarios y propinas sujetos al impuesto del
•
Medicare es menor que el total de los salarios y propinas sujetos
al impuesto del Seguro Social;
El impuesto del Seguro Social es mayor que cero; pero hay
•
cero salarios y propinas sujetos al impuesto del Seguro Social; y
El impuesto del Medicare es mayor que cero; pero hay un
•
total de cero salarios y propinas sujetos al impuesto del
Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA). Puede ser
que a usted se le requiera informar salarios e impuestos en un
formulario distinto al formulario que normalmente utiliza si el
empleado reclama residencia o domicilio conforme a la MSRRA
en una jurisdicción distinta en uno de los 50 estados, el Distrito
de Columbia, la Samoa Estadounidense, la Mancomunidad de
las Islas Marianas del Norte, Guam, Puerto Rico o las Islas
Vírgenes Estadounidenses.
Medicare.
Además, los informes electrónicos y en papel de los
Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR
correspondientes a empleadores domésticos se denegarán bajo
las siguientes circunstancias:
El total de salarios y propinas sujetos al impuesto del Seguro
•
Social es menor que las ganancias mínimas anuales sujetas a la
retención de los impuestos del Seguro Social y del Medicare
para un empleado doméstico y
La MSRRA le provee la oportunidad al cónyuge que no es
miembro de las Fuerzas Armadas (cónyuge civil) de un miembro
de las Fuerzas Armadas que presta servicio activo, de conservar
su residencia o domicilio previo para propósitos tributarios
(domicilio tributario) cuando acompaña a su cónyuge militar, el
cual se está trasladando conforme a nuevas órdenes militares, a
un nuevo local donde prestará servicios militares en uno de los
50 estados, el Distrito de Columbia o un territorio
Los salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare son
•
menores que las ganancias mínimas anuales sujetas a la
retención de los impuestos del Seguro Social y del Medicare
para un empleado doméstico.
Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en
un informe de salarios, un mensaje de error alertará al remitente
para que corrija el informe. Si las condiciones descritas
anteriormente se encuentran en un informe de salarios en papel,
la SSA le notificará por correo electrónico o por correo postal
sobre la denegación del informe a la persona que presentó
dicho informe. Se le pedirá al empleador que corrija el informe y
lo envíe nuevamente a la SSA.
estadounidense.
Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero
reclama propiamente domicilio tributario en uno de los 50
estados conforme a la MSRRA, sus ingresos por prestar
servicios no serían considerados como ingresos sujetos a
impuesto para propósitos de las tributaciones puertorriqueñas.
Los impuestos federales sobre los ingresos deben ser retenidos
y enviados al IRS. Los impuestos estatales y locales sobre los
ingresos pueden tener que retenerse y ser enviados a las
autoridades estatales y locales pertinentes. Consulte con las
autoridades tributarias estatales, locales o territoriales
estadounidenses en referencia con sus obligaciones retentivas
conforme a la MSRRA.
Nota: No escriba “corrected” (corregido) ni “amended”
(enmendado) en ninguno de los informes presentados de nuevo.
Si es empleador de empleados domésticos, vea la
Publicación 926, Household Employer’s Tax Guide (Guía
tributaria para empleadores de empleados domésticos).
Impuesto Adicional del Medicare. Además de retener el
impuesto del Medicare del 1.45%, un empleador está requerido
a retener un 0.9% del Impuesto Adicional del Medicare en los
salarios o compensación conforme a la Federal Insurance
Contributions Act (Ley de la Contribución Federal al Seguro
Sin embargo, para cualquier año tributario en que el
matrimonio esté en vigor, el miembro de las Fuerzas Armadas y
el cónyuge civil pueden elegir usar la residencia del miembro de
las Fuerzas Armadas, la residencia del cónyuge civil o del
2
Instrucciones para el Formulario W-3C (PR) / Instructions for Form W-3C (PR)
puesto permanente donde prestará servicio el miembro de las
Fuerzas Armadas para propósitos tributarios,
presentación electrónica para su negocio u organización. Para
obtener las especificaciones de formato de archivos para utilizar
esta opción, visite el sitio web de la SSA titulado Employer W-2
Filing Instructions & Information (Instrucciones e información
para empleadores sobre la presentación de Formularios W-2) en
(Publicaciones y formularios), pulse sobre el enlace
independientemente de la fecha en que el matrimonio entre el
cónyuge y el miembro de las Fuerzas Armadas ocurrió.
En el ejemplo proporcionado anteriormente, al cónyuge se le
permitiría elegir usar la misma residencia que el miembro de las
Fuerzas Armadas o el puesto permanente donde prestará
servicio el miembro de las Fuerzas Armadas.
Specifications for Filing Forms W-2 and W-2c Electronically
(EFW2/EFW2C) (Especificaciones para la presentación
electrónica de Formularios W-2 y W-2c) y luego seleccione el
documento correspondiente. Esta información también está
disponible llamando libre de cargos al Centro de Servicio para la
Declaración de Empleadores al 800-772-6270 (800-325-0778, si
es usuario de equipo TTY) o llamando a su Employer Services
Liaison Officer (Oficial de enlace de los servicios para
empleadores o ESLO, por sus siglas en inglés) de la SSA al
212-264-3455.
Informe del resumen de compensación por enfermedad de
tercero pagador. Para obtener información sobre cómo se
informa el resumen de compensación por enfermedad de
tercero pagador, vea el Formulario 8922, Third-Party Sick Pay
Recap (Resumen de compensación por enfermedad de tercero
pagador).
Instrucciones Generales
Propósito del Formulario
Use el Formulario W-3C (PR) para transmitir uno o más
Formularios 499R-2c/W-2cPR, Comprobante de Retención, a la
SSA aun cuando presente el Formulario 499R-2c/W-2cPR
únicamente para corregir el nombre o número de Seguro Social
(SSN, por sus siglas en inglés) de un empleado.
Para más información sobre la presentación electrónica
CONSEJO
de Formularios 499R-2c/W-2cPR y Formularios W-3C
(PR) ante la SSA, visite la página web de la SSA titulada
Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e
información para empleadores sobre la presentación de
Presentación electrónica (e-file). La SSA le recomienda a
todos los empleadores presentar electrónicamente. La
presentación electrónica le puede ahorrar tiempo y esfuerzo y
asegura la precisión en los documentos. Si tiene que presentar
10 o más Formularios 499R-2c/W-2cPR ante la SSA, tiene que
presentarlos electrónicamente. Usted puede incurrir en una
multa si no presenta los formularios electrónicamente cuando se
requiera que lo haga.
la SSA en su página web del BSO es un sistema
!
´
PRECAUCION
independiente del sistema de presentación electrónica
para empleadores y agentes retenedores ofrecido por el
Departamento de Hacienda de Puerto Rico. Para más
información sobre los requisitos de presentación electrónica de
formularios ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico,
Es preferible que presente los formularios ante la SSA
Adónde enviar los formularios en papel. Si usa el Servicio
Postal de los EE. UU., envíe todos los Formularios 499R-2c/
W-2cPR y W-3C (PR) a la siguiente dirección:
CONSEJO
electrónicamente aunque presente menos de 10
Formularios 499R-2c/W-2cPR.
Exención de presentación electrónica. Si a usted se le
requiere presentar por medio del sistema de presentación
electrónica (e-file), puede solicitar una exención de este
requisito por medio de la presentación del Formulario 8508,
Application for a Waiver from Electronic Filing of Information
Returns (Solicitud para la exención de la presentación de
declaraciones informativas por medios electrónicos). Presente el
Formulario 8508 ante el IRS por lo menos 45 días antes de la
fecha de vencimiento para la presentación del Formulario
499R-2/W-2PR o 45 días antes de la presentación de su primer
Formulario 499R-2c/W-2cPR. Vea el Formulario 8508 para
información sobre la presentación de este formulario.
Social Security Administration
Direct Operations Center
P.O. Box 3333
Wilkes-Barre, PA 18767-3333
Si usa una agencia portadora o un servicio de entrega
privado aprobado por el IRS que no sea el Servicio Postal de los
EE. UU., envíe sus Formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3C (PR) a
la siguiente dirección:
Social Security Administration
Direct Operations Center
Attn: W-2c PR Process
Si presenta los formularios por medios
electrónicos, no presente los mismos formularios
1150 E. Mountain Drive
!
´
PRECAUCION
en papel.
Wilkes-Barre, PA 18702-7997
El sitio web de BSO de la SSA hace que la presentación
electrónica sea fácil al proveer dos maneras para presentar el
Formulario 499R-2c/W-2cPR y el Formulario W-3C (PR).
CONSEJO
de entrega privados aprobados por el IRS.
Si necesita presentar 50 o menos Formularios 499R-2/W-2PR
•
o 25 o menos Formularios 499R-2c/W-2cPR, puede usar el BSO
para crearlos en Internet. El BSO le guía sobre el proceso de
cómo crear Formularios 499R-2/W-2PR o Formularios
499R-2c/W-2cPR, cómo guardarlos e imprimirlos y cómo
enviarlos a la SSA cuando esté listo. Usted no tiene que esperar
hasta que haya transmitido los Formularios 499R-2/W-2PR y
499R-2c/W-2cPR a la SSA antes de imprimir copias para sus
empleados. El BSO genera el Formulario W-3 (PR) o W-3C (PR)
automáticamente en base a los Formularios 499R-2/W-2PR o
499R-2c/W-2cPR que esté transmitiendo.
No envíe el Formulario 499R-2/W-2PR, Comprobante de
Retención, a ninguna de estas direcciones. Vea las
instrucciones del Formulario 499R-2/W-2PR para dicha
CONSEJO
información.
No envíe efectivo, cheques, giros ni otras clases de
pagos con los Formularios 499R-2/W-2PR ni los
!
´
PRECAUCION
Formularios W-3 (PR) que envíe a la SSA. Los
formularios de impuestos sobre la nómina (por ejemplo,
Formularios 941, 943 o 944) y los pagos correspondientes a
estos formularios se tienen que enviar al IRS.
Si necesita presentar más de 50 Formularios 499R-2/W-2PR
•
o más de 25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, la opción Carga de
archivos de salarios del BSO podría ser la mejor opción de
3
Instrucciones para el Formulario W-3C (PR) / Instructions for Form W-3C (PR)
499R-2/W-2PR original. En los encasillados bajo “Información
correcta”, anote ceros.
Cuándo se presenta el formulario. Presente el Formulario
W-3C (PR) lo antes posible después de haber descubierto un
error. Además, provéale a sus empleados copias del Formulario
499R-2c/W-2cPR cuanto antes.
Prepare un segundo Formulario W-3C (PR) junto con un
•
segundo Formulario 499R-2c/W-2cPR para cada empleado
afectado. En el Formulario W-3C (PR), anote el año tributario
correcto en el encasillado a, y/o el EIN correcto en el encasillado
e. Anote ceros en los encasillados bajo “Según se informó
originalmente” y anote las cantidades de dinero correctas en los
encasillados bajo “Información correcta”.
Cómo se presenta el formulario. Si presenta el Formulario
W-3C (PR) en papel, trate de escribir a máquina todos los datos
y asegúrese de que todas las copias sean perfectamente
legibles. Si utiliza la computadora para llenar el formulario,
escriba todos los datos en tinta oscura o negra y en fuente
Courier de tamaño 12, si es posible.
Si alguna partida indica un cambio de dólares y una de las
cantidades en cuestión es cero, anote “-0-”. No deje en blanco el
encasillado. Escriba en paréntesis las cantidades negativas
(disminuciones) en la tercera columna del Formulario W-3C
(PR).
Cómo corregir más de una clase de formulario. Usted tiene
que usar un Formulario W-3C (PR) individual para cada clase de
formulario (Formulario 499R-2/W-2PR, Comprobante de
Retención; Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al
Comprobante de Retención; y Formulario W-3 (PR), Transmisión
de Comprobantes de Retención) que va a corregir. Además,
usted tiene que usar un Formulario W-3C (PR) individual para
cada clase de combinación de pagador/empleador que marque
en el encasillado f. Si está corrigiendo más de una clase de
formulario, agrupe todos los formularios de la misma clase de
combinaciones de pagador/empleador y envíelos en grupos
separados.
Quién puede firmar el Formulario W-3C (PR). Por lo general,
los empleadores tienen que firmar el Formulario W-3C (PR). Sin
embargo, un transmisor o remitente (incluyendo una agencia de
servicios, un agente declarante, un agente pagador o un agente
de desembolsos) puede firmar el Formulario W-3C (PR) (o usar
su número de identificación personal (PIN, por sus siglas en
inglés) en las presentaciones electrónicas) en nombre del
empleador o del pagador sólo si el remitente satisface las dos
siguientes condiciones:
Instrucciones Específicas
Ciertas leyes promulgadas en Puerto Rico que proveen
exenciones para los impuestos estatales
!
Está autorizado a firmar conforme a un acuerdo con la
•
´
PRECAUCION
puertorriqueños sobre los ingresos no corresponden a
agencia (ya sea verbal, por escrito o implícito) que sea válido
conforme a la ley estatal y
los impuestos federales estadounidenses sobre los ingresos,
incluyendo los impuestos sobre la nómina. Estas exenciones no
se pueden tomar en cuenta al completar declaraciones
federales estadounidenses de impuestos personales y de
impuestos sobre la nómina.
Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma (sólo para
•
los Formularios W-3C (PR) que se presentan en papel).
Aunque un remitente autorizado firme por el pagador, el
pagador aún tiene la responsabilidad de asegurarse de
!
Envíe el Formulario W-3C (PR) con los Formularios
499R-2c/W-2cPR. No una estos últimos formularios con grapas
ni con cinta adhesiva al Formulario W-3C (PR) ni el uno con el
otro, ni los doble tampoco. Presente un Formulario W-3C (PR)
por separado por cada año tributario, por cada clase de
formulario y por cada clase de pagador en cuestión. (El
recuadro Comp. por enferm. de 3ro pagador no indica que
hay una clase aparte de pagador o empleador). Asegúrese de
conservar una copia del Formulario W-3C (PR) para sus
archivos.
´
PRECAUCION
que el Formulario W-3C (PR) y los documentos adjuntos
se presenten correctamente y a tiempo ante la SSA. El pagador
está sujeto a cualquier multa que resulte por no cumplir con
estos requisitos.
¿Necesita Ayuda?
Si desea información sobre cómo obtener formularios y
publicaciones, vea la Publicación 15.
Ayuda con la presentación electrónica. Si tiene preguntas
sobre cómo inscribirse o usar el BSO, llame al 800-772-6270 (o
al 800-325-0778 (para usuarios de equipo TTY)) (libre de
cargos) para hablar con un técnico de información para
empleadores en la SSA. Las horas de operación son de lunes a
viernes, de 7:00 a.m. a 5:30 p.m., horario del Este. También
Si usted enfrenta problemas usando cualquiera de los servicios
del BSO, llame al 888-772-2970 (libre de cargos) para hablar
con un operador de sistemas en la oficina de apoyo técnico de
la SSA. Para hablar con el ESLO para Puerto Rico, llame al
212-264-3455 (no es un número libre de cargos).
En la sección titulada Cambios del Formulario W-3C (PR),
sume las cantidades de cada encasillado y columna de los
Formularios 499R-2c/W-2cPR que usted envía.
Encasillado a: Año tributario a corregirse. Anote todos los
cuatro dígitos del año tributario del (de los) Formulario(s)
499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR o W-3 (PR) que desea
corregir. Por ejemplo, anotar “2022”, quiere decir que corrige los
Formularios 499R-2/W-2PR de 2022. Si anotó “-0-” en el
encasillado c (vea más adelante), la SSA supone que corrige
únicamente el Formulario W-3 (PR).
Encasillado b: Nombre, dirección y código postal (ZIP) del
empleador. Debe ser anotado igual como aparece en el
Formulario 941, Formulario 943, Formulario 944 o en el Anexo H
(Formulario 1040). Incluya el número de oficina, habitación u
otro tipo de numeración después de la dirección física. Si el
servicio postal no entrega correspondencia a tal dirección y usa
un apartado postal, incluya el número del mismo en lugar de la
dirección física.
Situaciones Especiales
Cómo corregir un año incorrecto y/o EIN incorrectamente
declarado en el Formulario 499R-2/W-2PR o Formulario
W-3 (PR). Para corregir un año tributario incorrecto y/o un
número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en
inglés) en un Formulario 499R-2/W-2PR o Formulario W-3 (PR)
presentado anteriormente, tiene que preparar dos juegos de
Formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3C (PR).
El IRS no usará el Formulario W-3C (PR) para actualizar
CONSEJO
su dirección. Para cambiar su dirección, complete el
Prepare un Formulario W-3C (PR) junto con el Formulario
•
Formulario 8822, Change of Address (Cambio de
499R-2c/W-2cPR para cada empleado afectado. En el
Formulario W-3C (PR), anote el año tributario incorrecto en el
encasillado a y el EIN informado originalmente en el encasillado
h. Anote en los encasillados bajo “Según se informó
dirección), o el Formulario 8822-B, Change of Address or
Responsible Party — Business (Cambio de dirección o de
persona responsable —Negocios).
originalmente” las sumas de dinero informadas en el Formulario
4
Instrucciones para el Formulario W-3C (PR) / Instructions for Form W-3C (PR)
explicados anteriormente bajo Encasillado g: Para uso
interno solamente y bajo Sección 218.
Encasillado c: Total de Formularios 499R-2c/W-2cPR adjun-
tos. Anote el número de Formularios 499R-2c/W-2cPR
individuales que presenta con este Formulario W-3C (PR), o
anote “-0-” si corrige únicamente un solo Formulario W-3 (PR)
presentado anteriormente.
Encasillados 1 a 7: Cambios. Anote los totales de estos
encasillados con las mismas partidas de los Formularios
499R-2c/W-2cPR corregidas correspondientes. Los números
de los encasillados de este formulario no coinciden con
los del Formulario 499R-2c/W-2cPR. Complete solamente
aquellas partidas que está corrigiendo. Deje los demás
encasillados en blanco. La información se anota “Según se
informó originalmente” y como “Información correcta”, tal como
se anotó en los Formularios 499R-2c/W-2cPR. Si en alguna
línea hay un cambio en las cantidades y una de ellas es cero,
anote “-0-”. No deje la línea en blanco. No tiene que incluir
información en el encasillado 3b. Éste se ha reservado para su
uso en el futuro.
Encasillado d: Número del establecimiento. Usted puede
usar este encasillado para identificar individualmente los
establecimientos que tiene en su negocio. Puede presentar un
Formulario W-3C (PR) por separado con el Formulario
499R-2c/W-2cPR para cada establecimiento en cuestión o
puede usar un solo Formulario W-3C (PR) para todos los
Formularios 499R-2c/W-2cPR. No tiene que llenar este
encasillado; es opcional.
Encasillado e: Número de identificación del empleador
(EIN). Anote el número correcto que le asignó el IRS en el
formato siguiente: 00-0000000. Un EIN no puede estar truncado
(reemplazar los primeros 5 dígitos del número de 9 dígitos con
asterisco (*) o X). Vea la sección 31.6051-1(a)(1)(i)(A) y
301.6109-4(b)(2)(iv) del Reglamento. Si va a corregir su EIN,
anote el EIN federal declarado originalmente en el encasillado h.
Encasillado 8: Explique aquí toda reducción. Anote las
razones por todas las reducciones que aparecen en la tercera
columna. También informe aquí toda anotación previa
incorrecta del encasillado f, Clase de empleador. Incluya
(pero no adjunte al Formulario W-3C (PR)) hojas adicionales
para explicar las reducciones, si corresponde. Anote su nombre
y número de identificación del empleador (EIN) en toda hoja que
incluya.
Encasillado f: Clase de empleador. Marque el recuadro
correspondiente. Marque sólo un recuadro. Si su Formulario
W-3 (PR) anterior estaba marcado incorrectamente, informe su
clase de empleador incorrecto en el espacio para anotaciones
en el encasillado 8, Explique aquí toda reducción.
Comp. por enferm. de 3ro pagador. Marque este recuadro
si es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o
un empleador que informa pagos de compensación por
enfermedad hechos por un tercero) y corrige los Formularios
499R-2/W-2PR. Presente un Formulario W-3C (PR) por
separado por cada informe de un pagador/empleador
combinado de compensación por enfermedad de tercero
pagador en el Formulario 499R-2c/W-2cPR.
941. Marque este recuadro si presenta el Formulario 941.
Doméstico. Marque este recuadro si es empleador de
empleados domésticos y va a corregir Formularios 499R-2/
W-2PR que pertenecen a empleados domésticos y usted
presenta el Anexo H (Formulario 1040). Si también tiene que
corregir Formularios 499R-2c/W-2cPR de empleados no
domésticos, complete otro Formulario W-3C (PR).
943 Agropecuario. Marque este recuadro si presenta el
Formulario 943 y los comprobantes corregidos pertenecen a
empleados agropecuarios. Para corregir Formularios
499R-2c/W-2cPR de empleados no agropecuarios, envíe otro
Formulario W-3C (PR) por separado marcando con una “X” el
recuadro para el Formulario 941 (en la mayoría de los casos).
944. Marque este recuadro si presenta el Formulario 944.
Empleados del gobierno Medicare. Marque este recuadro
si usted es una agencia gubernamental de los EE. UU. o Puerto
Rico que tiene empleados que están sujetos únicamente al
impuesto para el seguro Medicare.
Sección 218. Marque este recuadro si es un empleador
gubernamental de Puerto Rico o local y va a corregir
Formularios 499R-2/W-2PR de 1986 o antes de empleados
amparados por la sección 218 de la Social Security Act (Ley del
Seguro Social). El número de identificación del empleador y
PRU (anteriormente anotado en el encasillado g) ya no se tienen
que anotar. El empleo conforme a la sección 218 de la Ley del
Seguro Social ahora se informa usando el EIN federal.
Firma. Firme y feche este formulario e incluya también su
cargo. Escriba el número de teléfono y el nombre de la persona
de contacto del empleador, con quien nos podemos comunicar,
en los encasillados que piden la información de la persona de
contacto. También incluya el número de teléfono del empleador,
el número de fax del empleador y la dirección de email del
empleador para recibir correo electrónico (si la tiene). Si no es el
empleador, vea Quién puede firmar el Formulario W-3C
(PR), anteriormente.
Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de
Información y la Ley de Reducción de Trámites
Solicitamos la información requerida en el Formulario W-3C
(PR) para cumplir con las leyes que regulan la recaudación de
los impuestos internos de los Estados Unidos. La necesitamos
para calcular y cobrar la cantidad correcta de impuesto. La
sección 6051 y su reglamentación correspondiente requieren
que usted provea copias del formulario de retención a sus
empleados, a la Administración del Seguro Social y al Servicio
de Impuestos Internos. La sección 6109 requiere que usted
incluya su número de identificación del empleador (EIN). Si no
nos provee esta información de manera oportuna o si nos
provee información errónea o fraudulenta, podría estar sujeto a
multas.
Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en
un formulario sujeto a la Paperwork Reduction Act (Ley de
Reducción de Trámites), a menos que el mismo muestre un
número de control válido de la Office of Management and
Budget (Oficina de Administración y Presupuesto u OMB, por
sus siglas en inglés). Los libros o registros relacionados con un
formulario o sus instrucciones tienen que ser conservados
mientras su contenido pueda ser utilizado en la administración
de toda ley tributaria federal.
Por regla general, las declaraciones de impuestos y toda
información pertinente son confidenciales, como lo requiere la
sección 6103. No obstante, la sección 6103 permite o requiere
que el IRS divulgue o provea tal información a otros, tal como se
describe en el Código. Por ejemplo, la información facilitada en
este formulario puede ser compartida con el Departamento de
Justicia en casos de litigio civil y penal, con las ciudades,
estados, el Distrito de Columbia, los estados libres asociados
con los Estados Unidos y los territorios estadounidenses, a fin
de ayudarlos en la aplicación de sus leyes tributarias
Encasillado g: Para uso interno solamente. Este encasillado
ha sido reservado solamente para uso interno.
Encasillados “h” e “i”. Haga anotaciones en estos
encasillados solamente si el número que anotó en el formulario
original no es el correcto. Los números correctos deben
aparecer en los encasillados d y e. El encasillado j ha sido
reservado solamente para uso interno debido a los cambios
respectivas. Podemos también divulgar la información contenida
5
Instrucciones para el Formulario W-3C (PR) / Instructions for Form W-3C (PR)
en este formulario a otros países conforme a un tratado
tributario, a las agencias del gobierno federal y estatal para
hacer cumplir las leyes penales federales no tributarias o a
agencias federales encargadas de la aplicación de la ley y a
agencias federales de inteligencia para combatir el terrorismo.
instructions in Spanish, whether they are located in the United
States or any of its territories, can file new Spanish-language
Form 941 (sp).
MSRRA changes. The Veterans Auto and Education
Improvement Act of 2022, P.L. 117-333, section 18, enacted on
January 5, 2023, changed the residency rules for tax purposes
for civilian spouses of servicemembers. Civilian spouses no
longer need to have had the same tax residence as the
servicemember before relocating in order to keep their prior
residence. In addition, for any tax year of their marriage,
servicemembers and their civilian spouses may elect to use the
residence of the servicemember, the residence of the spouse, or
the permanent duty station of the servicemember, regardless of
the date on which the marriage of the spouse and the
servicemember occurred. Go to Military Spouses Residency
Relief Act (MSRRA) for more information.
El tiempo que se necesita para completar y presentar este
formulario varía, dependiendo de las circunstancias individuales.
El promedio de tiempo que se estima para completar este
formulario es de 31 minutos. Si desea hacer algún comentario
acerca de la exactitud de este estimado de tiempo o si tiene
alguna sugerencia que ayude a que este formulario sea más
sencillo, comuníquese con nosotros. Puede enviar sus
comentarios y sugerencias accediendo a IRS.gov/
Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave.
NW, IR-6526, Washington, DC 20224. No envíe este formulario
a esta dirección. En su lugar, vea Adónde enviar los formularios
en papel, anteriormente.
Form W-3C (PR) has been updated. Updated Form W-3C
(PR) was released on August 16, 2023. The form has a revision
date (Rev. 8-2023) to the right of the bold W-3C (PR). Editorial
updates were made to align the correction form with the current
Form W-3 (PR).
Future Developments
For the latest information about developments related to Form
W-3C (PR) and its instructions, such as legislation enacted after
Business Services Online (BSO) has been updated.
Additional levels of security are now required to access BSO
employer services. If you haven’t updated your credentials since
March 25, 2023, you will need to update your credentials as
soon as possible, in order to prevent any delays in e-filing Forms
499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR. You won’t be able to use
the services provided by BSO without having the new
credentials and authentications for your account. New and
current users should allow at least 2 weeks to complete the
registration process. For more information, go to the SSA’s
Forms, instructions, and publications in Spanish. To
download, see, or print forms, instructions, and publications
What’s New?
Electronic filing of returns. The Taxpayer First Act of 2019,
enacted July 1, 2019, authorized the Department of the Treasury
and the Internal Revenue Service (IRS) to issue regulations that
reduce the threshold for mandatory electronic filing. Treasury
Decision 9972, published February 23, 2023, amended
Regulations section 301.6011-2 to change the electronic filing
rules for certain information returns, including Forms 499R-2/
W-2PR and 499R-2c/W-2cPR.
Disaster tax relief. Disaster tax relief is available for those
affected by recent disasters. For more information about disaster
Reminders
Due date for filing with SSA. The due date for filing 2024
Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) with the Social Security
Administration (SSA) is January 31, 2025, whether you file using
paper forms or electronically.
Rejected wage reports from the SSA. The SSA will reject
Form 499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports under
the following conditions.
Requirements for Forms W-2c. The regulations revise the
requirements for electronic filing of Form W-2c, including
electronic filing of Form 499R-2c/W-2cPR, to correct originally
filed Forms 499R-2/W-2PR. These revised rules are different
from the rules for electronically filing the original forms. If you
were required to electronically file the original Form 499R-2/
W-2PR, you must electronically file any Form 499R-2c/W-2cPR
correcting that form. If the original Form 499R-2/W-2PR was
permitted to be filed on paper and you filed on paper, then you
must file on paper any Form 499R-2c/W-2cPR correcting that
form.
Medicare wages and tips are less than the sum of social
•
security wages and social security tips;
Social security tax is greater than zero; social security wages
•
and social security tips are equal to zero; and
Form and publication changes for 2024. Certain changes in
forms and publications for 2024 have been incorporated in these
instructions as discussed next.
Medicare tax is greater than zero; Medicare wages and tips
•
are equal to zero.
Additionally, Form 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR
electronic and paper wage reports for household employers will
be rejected under the following conditions.
Publications 51, 80, and 179. Information specific to Pub.
51 (Circular A), Agricultural Employer’s Tax Guide; Pub. 80
(Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in the U.S. Virgin
Islands, Guam, American Samoa, and the Commonwealth of the
Northern Mariana Islands; and Pub. 179 (Circular PR), Guía
Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños (Federal Tax
Guide for Employers in Puerto Rico), has been included in the
2024 Pub. 15. Pub. 51, 80, and 179 are no longer available after
2023. A new Spanish-language Pub. 15 (sp), Guía Tributaria
para Empleadores (Employer’s Tax Guide), is available for any
employer who prefers Spanish, whether they are located in the
United States or any of its territories.
The sum of social security wages and social security tips is
•
less than the minimum yearly earnings subject to social security
and Medicare tax withholding for a household employee, and
The Medicare wages and tips are less than the minimum
•
yearly earnings subject to social security and Medicare tax
withholding for a household employee.
If the above conditions occur in a wage report, an error
message will alert the submitter to correct the report. If the above
conditions occur in a paper wage report, the SSA will notify the
employer by email or postal mail to correct the report and
resubmit it to the SSA.
Form 941-SS. Beginning with the first quarter of 2024, Form
941-SS is no longer available. Employers in the territories who
had filed Form 941-SS must file Form 941, which has been
adapted for their use. Any employer who prefers Form 941 and
6
Instrucciones para el Formulario W-3C (PR) / Instructions for Form W-3C (PR)
Note. Do not write “corrected” or “amended” on any resubmitted
General Instructions
Purpose of Form
Use Form W-3C (PR) to transmit one or more Form 499R-2c/
W-2cPR, Corrected Withholding Statement, to the Social
Security Administration (SSA) even if you are only filing Form
499R-2c/W-2cPR to correct an employee’s name or social
security number (SSN).
Electronic filing (e-file). The SSA encourages all employers to
e-file. E-filing can save you time and effort and helps ensure
accuracy. If you’re required to file 10 or more Forms 499R-2c/
W-2cPR with the SSA, you must file them electronically. You may
be charged a penalty if you fail to file electronically when
required.
reports.
Household employers, see Pub. 926, Household Employer’s
Tax Guide.
Additional Medicare Tax. In addition to withholding Medicare
tax at 1.45%, an employer is required to withhold the 0.9%
Additional Medicare Tax on any Federal Insurance Contributions
Act (FICA) wages or compensation it pays to an employee in
excess of $200,000 in a calendar year. An employer is required
to begin withholding Additional Medicare Tax in the pay period in
which it pays wages or compensation in excess of $200,000 to
an employee and continue to withhold it until the end of the
calendar year. Additional Medicare Tax is only imposed on the
employee. There is no employer share of Additional Medicare
Tax. All wages and compensation that are subject to Medicare
tax are subject to Additional Medicare Tax withholding if paid in
excess of the $200,000 withholding threshold.
You are encouraged to file electronically with the SSA
even though you file fewer than 10 Forms 499R-2c/
W-2cPR.
TIP
For more information on Additional Medicare Tax, go to
Waiver from e-filing. If you’re required to e-file, you can
request a waiver from this requirement by filing Form 8508,
Application for a Waiver from Electronic Filing of Information
Returns. Submit Form 8508 to the IRS at least 45 days before
the due date of Form 499R-2/W-2PR, or 45 days before you file
your first Form 499R-2c/W-2cPR. See Form 8508 for information
about filing this form.
Unless otherwise noted, references to Medicare tax include
Additional Medicare Tax.
Severance payments. Severance payments are wages subject
to social security and Medicare taxes. As noted in section 15 of
Pub. 15, Special Rules for Various Types of Services and
Payments, severance payments are also subject to Federal
Unemployment Tax Act (FUTA) tax.
If you file electronically, don’t file the same returns
on paper.
!
Contact information. Provide the employer’s (or employer’s
contact person’s) name, phone number, fax number, and email
address. The SSA will notify the employer by email or postal mail
to correct and resubmit reports from the information provided on
Form W-3C (PR).
CAUTION
The SSA’s BSO website makes e-filing easy by providing two
ways to submit your Forms 499R-2c/W-2cPR and Forms W-3C
(PR).
If you need to file 50 or fewer Forms 499R-2/W-2PR or 25 or
•
Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA). You may
be required to report wages and taxes on a form different from
the form you generally use if an employee claims residence or
domicile under MSRRA in a different jurisdiction in one of the 50
states, the District of Columbia, American Samoa, the
Commonwealth of the Northern Mariana Islands, Guam, Puerto
Rico, or the U.S. Virgin Islands.
Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember
(civilian spouse) may keep their prior residence or domicile for
tax purposes (tax residence) when accompanying the
servicemember spouse, who’s relocating under military orders,
to a new military duty station in one of the 50 states, the District
of Columbia, or a U.S. territory.
For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but
properly claims tax residence in one of the 50 states under
MSRRA, their income from services wouldn’t be taxable income
for Puerto Rico tax purposes. Federal income taxes should be
withheld and remitted to the IRS. State and local income taxes
may need to be withheld and remitted to state and local tax
authorities. You should consult with state, local, or U.S. territory
tax authorities regarding your withholding obligations under
MSRRA.
However, for any tax year of the marriage, the servicemember
and the civilian spouse may elect to use the residence of the
servicemember, the residence of the spouse, or the permanent
duty station of the servicemember for purposes of taxation,
regardless of the date on which the marriage of the spouse and
the servicemember occurred.
fewer Forms 499R-2c/W-2cPR at a time, you can use BSO to
create them online. BSO guides you through the process of
creating Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR, saving and
printing them, and submitting them to the SSA when you’re
ready. You don’t have to wait until you have submitted Forms
499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR to the SSA before printing
copies for your employees. BSO generates Form W-3 (PR) or
W-3C (PR) automatically based on your Forms 499R-2/W-2PR
or 499R-2c/W-2cPR.
If you need to file more than 50 Forms 499R-2/W-2PR or more
•
than 25 Forms 499R-2c/W-2cPR, BSO’s “file upload” feature
might be the best e-filing method for your business or
organization. To obtain file format specifications, visit the SSA’s
Employer W-2 Filing Instructions & Information website at
Specifications for Filing Forms W-2 and W-2c Electronically
(EFW2/EFW2C) and select the appropriate document. This
information is also available by calling the SSA’s Business
Services Branch at 800-772-6270 (toll free) or by contacting the
SSA’s Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico
at 212-264-3455.
For more information on electronic filing of Forms
499R-2c/W-2cPR and Forms W-3C (PR) with the SSA,
TIP
visit the SSA’s Employer W-2 Filing Instructions &
The SSA’s BSO e-filing system is an independent
system from the electronic filing program offered by the
!
CAUTION
Puerto Rico Department of the Treasury for employers
In the previous example, the spouse would be allowed to
elect to use the same residence as, or the permanent duty
station of, the servicemember.
and withholding agents. For more information on the filing
requirements for using the Puerto Rico Department of the
Third-party sick pay recap reporting. See Form 8922,
Third-Party Sick Pay Recap, for third-party sick pay recap
reporting.
Where to file paper forms. If you use the U.S. Postal Service,
send all Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3C (PR) to:
7
Instrucciones para el Formulario W-3C (PR) / Instructions for Form W-3C (PR)
Social Security Administration
Direct Operations Center
P.O. Box 3333
technical support at the SSA. To speak with the SSA’s ESLO for
Puerto Rico, call 212-264-3455 (not a toll-free number).
Special Situations
Wilkes-Barre, PA 18767-3333
Correcting an incorrect tax year and/or EIN incorrectly re-
ported on Form 499R-2/W-2PR or Form W-3 (PR). To correct
an incorrect tax year and/or EIN on a previously submitted Form
499R-2/W-2PR or Form W-3 (PR), you must prepare two sets of
Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3C (PR).
If you use a carrier or an IRS-approved private delivery
service other than the U.S. Postal Service, send Forms
499R-2c/W-2cPR and W-3C (PR) to:
Social Security Administration
Direct Operations Center
Attn: W-2c PR Process
Prepare one Form W-3C (PR) along with a Form 499R-2c/
•
W-2cPR for each affected employee. On the Form W-3C (PR),
enter the incorrect tax year in box a, and the incorrect EIN
originally reported in box h. Enter in the “Previously reported”
boxes, the money amounts that were on the original Form
499R-2/W-2PR. In the “Correct information” boxes, enter zeros.
1150 E. Mountain Drive
Wilkes-Barre, PA 18702-7997
Prepare a second Form W-3C (PR) along with a second Form
•
delivery services.
TIP
499R-2c/W-2cPR for each affected employee. On the Form
W-3C (PR), enter the correct tax year in box a and/or the correct
EIN in box e. Enter zeros in the “Previously reported” boxes, and
enter the correct money amounts in the “Correct information”
boxes.
Don’t send Form 499R-2/W-2PR, Comprobante de
Retención (Withholding statement), to either of these
addresses. Instead, see the instructions for Form
TIP
499R-2/W-2PR.
Correcting more than one kind of form. You must use a
separate Form W-3C (PR) for each type of form (Form
499R-2/W-2PR, Form 499R-2c/W-2cPR, or Form W-3 (PR))
being corrected. You must also use a separate Form W-3C (PR)
for each kind of payer/employer combination in box f. If you’re
correcting more than one kind of form, please group forms of the
same kind of payer/employer combination, and send them in
separate groups.
Don’t send cash, checks, money orders, or other
forms of payment with Forms 499R-2c/W-2cPR and
!
CAUTION
W-3C (PR) that you submit to the SSA. Employment
tax forms (for example, Form 941, 943, or 944) and remittances
must be sent to the IRS.
When to file. File Form W-3C (PR) as soon as possible after
you discover an error. Also, provide copies of Form 499R-2c/
W-2cPR to your employees as soon as possible.
Specific Instructions
Certain Acts enacted in Puerto Rico that provide
How to file. If you file Form W-3C (PR) on paper, type all entries
using dark or black ink in 12-point Courier font, if possible, and
make sure all copies are legible.
If any item shows a dollar change and one of the amounts is
zero, enter -0-. Don’t leave the box blank. Show negative
amounts (decreases) in the third column of Form W-3C (PR) in
parentheses.
exemptions from Puerto Rico state income taxes don’t
!
CAUTION
apply for purposes of U.S. federal income tax as well as
U.S. federal employment taxes. These exemptions can’t be
considered when completing U.S. federal individual and
employment tax returns.
Send Form W-3C (PR) with Form(s) 499R-2c/W-2cPR.
Please don’t staple or tape Forms 499R-2c/W-2cPR to Form
W-3C (PR) or to each other, nor fold Form W-3C (PR). File a
separate Form W-3C (PR) for each tax year, for each type of
form, and for each kind of payer. (The “3rd-party sick pay”
indicator box doesn’t designate a separate kind of payer or
employer.) Make a copy of Form W-3C (PR) for your records.
Who may sign Form W-3C (PR). Employers generally must
sign Form W-3C (PR). However, a transmitter or sender
(including a service bureau, reporting agent, paying agent, or
disbursing agent) may sign Form W-3C (PR) (or use its personal
identification number (PIN) on electronic filings) for the employer
or payer only if the sender satisfies both of the following.
In the Changes section of Form W-3C (PR), total the amounts
from each box and column on the Forms 499R-2c/W-2cPR that
you are sending.
Is authorized to sign by an agency agreement (whether oral,
•
written, or implied) that’s valid under state law, and
Writes “For (name of payer)” next to the signature (Form(s)
•
W-3C (PR) that’s filed on paper only).
Box a: Tax year being corrected. Enter all four digits of the
tax year of Form(s) 499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR, or W-3
(PR) that you’re correcting. For example, entering “2022”
indicates that you’re correcting 2022 Forms 499R-2/W-2PR. If
you entered -0- in box c (see below), the SSA assumes that
you’re only correcting Form W-3 (PR).
Even though an authorized sender signs for the payer,
the payer still has the responsibility for making sure Form
!
CAUTION
W-3C (PR) and any attachments are filed correctly and
timely with the SSA. The payer is subject to any penalties that
result from not complying with these requirements.
Box b: Employer’s name, address, and ZIP code. This entry
should be the same as shown on your Form 941, Form 943,
Form 944, or Schedule H (Form 1040). Include the suite, room,
or other unit number after the street address. If the post office
doesn’t deliver mail to the street address and you use a P.O. box,
show the P.O. box instead of the street address.
Need Help?
If you need information about how to get forms and publications,
see Pub. 15.
Help with e-filing. If you have questions about how to register
or use BSO, call 800-772-6270 (or 800-325-0778) (TTY)) (toll
free) to speak with an employer-reporting technician at the SSA.
The hours of operation are Monday through Friday from 7:00
a.m. to 5:30 p.m., Eastern time. You may also write to
The IRS won’t use Form W-3C (PR) to update your
address of record. If you wish to change your address,
file Form 8822, Change of Address; or Form 8822-B,
TIP
Change of Address or Responsible Party — Business.
employerinfo@ssa.gov for assistance. If you experience
problems using any of the services within BSO, call
Box c: Total number of attached Forms 499R-2c/W-2cPR.
888-772-2970 (toll free) to speak with a systems operator in
Enter the number of individual Forms 499R-2c/W-2cPR filed with
8
Instrucciones para el Formulario W-3C (PR) / Instructions for Form W-3C (PR)
this Form W-3C (PR); enter -0- if you’re correcting only a
previously filed Form W-3 (PR).
following the entries on Form 499R-2c/W-2cPR. On any line that
shows a dollar change, if one of the amounts is zero, enter -0-.
Don’t leave it blank. You don’t need to include information on
box 3b. This box has been grayed out and reserved for future
use.
Box d: Establishment number. You may use this box to
identify separate establishments in your business. You may file a
separate Form W-3C (PR) with Forms 499R-2c/W-2cPR for
each establishment, or you may use a single Form W-3C (PR)
for all Forms 499R-2c/W-2cPR. You don’t have to complete this
item; it’s optional.
Box 8: Explain decreases here. Give all reasons for any
decreases that appear in the third column. Also report here any
previous incorrect entry in box f, “Kind of payer.” Enclose (but
don’t attach) additional sheets explaining your decreases, if
necessary. Include your name and EIN on all additional sheets.
Box e: Employer identification number (EIN). Enter the
correct number assigned to you by the IRS in the following
format: 00-0000000. Do not truncate your EIN. See Regulations
section 31.6051-1(a)(1)(i)(A) and 301.6109-4(b)(2)(iv). If you’re
correcting your EIN, enter the originally reported federal EIN you
used in box h.
Signature. Sign and date the form and enter your title. In the
boxes for the contact person information, enter the name of the
employer’s contact person and the employer’s telephone
number, employer’s fax number, and employer’s email address
(if any). If you’re not the employer, see Who may sign Form
W-3C (PR), earlier.
Box f: Kind of payer. Check the box that applies to you. Check
only one box. If your previous Form W-3 (PR) was checked
incorrectly, report your prior incorrect payer type in the entry
space in box 8, “Explain decreases here.”
3rd-party sick pay. Check this box if you’re a third-party sick
pay payer (or an employer reporting sick pay payments made by
a third party) and are correcting Forms 499R-2/W-2PR. File a
separate Form W-3C (PR) for each payer/employer combination
reporting third-party sick pay on Form 499R-2c/W-2cPR.
941. Check this box if you file Form 941.
Household. Check this box if you’re a household employer
correcting Forms 499R-2/W-2PR for household employees and
you filed a Schedule H (Form 1040). If you also have to correct
forms of employees who aren’t household employees, complete
a separate Form W-3C (PR).
Privacy Act and Paperwork Reduction Act
Notice
We ask for the information on Form W-3C (PR) to carry out the
Internal Revenue laws of the United States. We need it to figure
and collect the right amount of tax. Section 6051 of the Internal
Revenue Code and its regulations require you to furnish wage
and tax statements to employees, the Social Security
Administration, and the Internal Revenue Service. Section 6109
requires you to provide your employer identification number
(EIN). Failure to provide this information in a timely manner, or
providing false or fraudulent information, may subject you to
penalties.
943 Agriculture. Check this box if you file Form 943 and
you’re correcting forms for agricultural employees. For
nonagricultural employees, send Forms 499R-2c/W-2cPR with a
separate Form W-3C (PR).
You’re not required to provide the information requested on a
form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the
form displays a valid OMB control number. Books or records
relating to a form or its instructions must be retained as long as
their contents may become material in the administration of any
Internal Revenue law.
944. Check this box if you file Form 944.
Medicare Govt. Employees. Check this box if you’re a
government employer in the U.S. or Puerto Rico with employees
subject only to Medicare taxes.
Section 218. Check this box if you’re an employer from the
government of Puerto Rico or a local government correcting
1986 or earlier Forms 499R-2/W-2PR for employees covered
under section 218 of the Social Security Act. The employer’s
SSA number and PRU (previously entered in box g) no longer
have to be entered. Section 218 employment is now reported
under the federal EIN.
Generally, tax returns and return information are confidential,
as required by section 6103. However, section 6103 allows or
requires the Internal Revenue Service to disclose or give the
information shown on your tax return to others as described in
the Code. For example, we may disclose your tax information to
the Department of Justice for civil and criminal litigation and to
cities, states, the District of Columbia, and U.S. commonwealths
and territories for use in administering their tax laws. We may
also disclose this information to other countries under a tax
treaty, to federal and state agencies to enforce federal nontax
criminal laws, or to federal law enforcement and intelligence
agencies to combat terrorism.
Box g: For internal use only. This box has been reserved for
internal use only.
Boxes h and i. Make entries here only if the number on the
original form is incorrect. Your correct numbers should appear in
boxes d and e. Box j has been reserved for internal use only due
to the changes explained in Section 218 and Box g: For internal
use only above.
The time needed to complete and file this form will vary
depending on individual circumstances. The estimated average
time is 31 minutes. If you have comments concerning the
accuracy of this time estimate or suggestions for making this
form simpler, we would be happy to hear from you. You can send
the Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications
Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC
20224. Don’t send this form to this address. Instead, see Where
to file paper forms, earlier.
Boxes 1 through 7: Changes. Enter the totals from the
corresponding boxes on the related Forms 499R-2c/W-2cPR.
The box numbers on this form don’t match Form
499R-2c/W-2cPR. Complete only the boxes that you’re
correcting; leave the remaining boxes blank. The information is
entered as “Previously reported” and as “Correct information,”
9
Instrucciones para el Formulario W-3C (PR) / Instructions for Form W-3C (PR)