Formulaire 941 Instructions (version espagnole)
Instructions pour le formulaire 941, QUARTIEREMENT Déclaration de revenus fédérale (version espagnole)
Rév. mars 2024
Formulaires associés
- Formulaire 941 (version espagnole) - Déclaration d'impôt fédérale trimestrielle de l'employeur (version espagnole)
Department of the Treasury
Internal Revenue Service
Instrucciones para
el Formulario 941
(Rev. marzo de 2024)
Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador
Las secciones a las cuales se hace referencia abajo corresponden
al Código Federal de Impuestos Internos a menos que se indique de
otra manera.
Los impuestos del Seguro Social y del Medicare se aplican a los
salarios de empleados domésticos a quienes usted les paga $2,700
o más en efectivo u otra forma de compensación equivalente para el
año 2024. Los impuestos del Seguro Social y del Medicare se
aplican a los trabajadores electorales a quienes se les paga $2,300
o más en efectivo u otra forma equivalente de compensación para el
año 2024.
Contenido
Página
El crédito por los salarios de licencia por enfermedad y licen-
cia familiar calificados relacionados con el COVID-19 se limita
a la licencia tomada después del 31 de marzo de 2020 y antes
del 1 de octubre de 2021, y ya no se podrá reclamar en el For-
mulario 941. Generalmente, el crédito por los salarios de licencia
por enfermedad y familiar calificados promulgado conforme a la
Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) (Ley de Familias
Primero en Respuesta al Coronavirus o FFCRA, por sus siglas en
inglés), y enmendado y extendido por la Covid-related Tax Relief Act
of 2020 (Ley de Alivio Tributario relacionado con el COVID de 2020),
por la licencia tomada después del 31 de marzo de 2020 y antes del
1 de abril de 2021, y el crédito por los salarios de licencia por
enfermedad y familiar calificados conforme a las secciones 3131,
3132 y 3133 del Código de Impuestos Internos, según promulgado
conforme a la American Rescue Plan Act of 2021 (Ley del Plan de
Rescate Estadounidense de 2021 o la Ley ARP, por sus siglas en
inglés), por la licencia tomada después del 31 de marzo de 2021 y
antes del 1 de octubre de 2021, han vencido. Sin embargo, los
empleadores que pagan salarios de licencia por enfermedad y
familiar calificados en 2024 por la licencia tomada después del 31
de marzo de 2020 y antes del 1 de octubre de 2021 reúnen los
requisitos para reclamar un crédito por los salarios de licencia por
enfermedad y familiar calificados en 2024. A partir de los períodos
tributarios que comienzan después del 31 de diciembre de 2023, las
líneas utilizadas para reclamar el crédito por los salarios de licencia
por enfermedad y familiar calificados se han eliminado del
¿Quién Tiene que Presentar el Formulario
¿Cuándo Tiene que Presentar la
¿Cómo Deberá Completar el Formulario
¿Qué Hay que Saber acerca de las Multas e
Parte 1: Conteste estas Preguntas para este
Parte 2: Infórmenos sobre Su Itinerario de
Depósitos y Obligación Tributaria para este
Formulario 941 porque sería extremadamente raro que un
Parte 4: ¿Podemos Comunicarnos con Su
empleador pague salarios en 2024 por licencia por enfermedad y
familiar calificados tomada después del 31 de marzo de 2020 y
antes del 1 de octubre de 2021. En cambio, si es elegible para
reclamar el crédito por los salarios de licencia por enfermedad y
familiar calificados porque pagó salarios en 2024 por un período de
licencia aplicable anterior, presente el Formulario 941-X, Ajuste a la
Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador o
Reclamación de Reembolso, después de presentar el Formulario
941 para reclamar el crédito por los salarios de licencia por
enfermedad y familiar calificados pagados en 2024. El presentar un
Formulario 941-X antes de presentar un Formulario 941 para el
trimestre puede resultar en errores o demoras en la tramitación de
su Formulario 941-X.
Cómo Obtener Formularios, Instrucciones y
Acontecimientos Futuros
Para obtener la información más reciente sobre los acontecimientos
relacionados con el Formulario 941 y sus instrucciones, como
legislación promulgada después de que dichos documentos se
Formularios, instrucciones y publicaciones en español. Para
descargar, ver o imprimir formularios, instrucciones y publicaciones
Recordatorios
Use la revisión de marzo de 2024 del Formulario 941 para
Qué Hay de Nuevo
declarar los impuestos para el primer trimestre de 2024; no
!
´
PRECAUCION
use una revisión previa para declarar los impuestos para
Los impuestos del Seguro Social y del Medicare para 2024. La
tasa de impuesto del Seguro Social sobre los salarios sujetos al
impuesto es el 6.2% para cada uno, el empleador y el empleado. La
base salarial para la retención del impuesto del Seguro Social es
$168,600.
2024. En este momento, el IRS espera que la revisión de marzo de
2024 del Formulario 941 y estas instrucciones se usen para el
segundo, el tercer y el cuarto trimestre de 2024. Si cambios en la ley
requieren cambios adicionales al Formulario 941, el formulario y/o
estas instrucciones podrían ser revisadas. Las revisiones anteriores
del Formulario 941-PR están disponibles en IRS.gov/Form941PR
(seleccione el enlace para “Todas las Revisiones del Formulario
941-PR” bajo “Otros Artículos Que Le Podrían Ser Útiles”).
La tasa de impuesto del Medicare es el 1.45% tanto para la parte
del empleado como la parte del empleador, la misma tasa que
correspondió para el año 2023. No hay límite sobre la cantidad de
salarios sujetos al impuesto del Medicare.
Feb 14, 2024
Cat. No. 35286W
A menos que se indique lo contrario, las referencias a lo
largo de estas instrucciones al Formulario W-2 incluyen los
Formularios W-2AS, W-2CM, W-2GU, W-2VI y 499R-2/
en que haya uno disponible, puede ver la Publicación 15 (sp) y
acceder a IRS.gov para determinar si una versión en español está
disponible.
CONSEJO
W-2PR; las referencias al Formulario W-2c incluyen el Formulario
499R-2c/W-2cPR; las referencias al Formulario W-3 incluyen el
Formulario W-3SS y el Formulario W-3 (PR); y las referencias al
Formulario W-3c incluyen el Formulario W-3C (PR).
Crédito tributario sobre la nómina para ciertas organizaciones
exentas de impuestos afectadas por desastres calificados. La
sección 303(d) de la Taxpayer Certainty and Disaster Relief Act of
2020 (Ley de Alivio Tributario en Casos de Desastre y Certeza para
los Contribuyentes de 2020) permite un crédito tributario sobre la
nómina para ciertas organizaciones exentas de impuestos
afectadas por ciertos desastres calificados no relacionados con el
COVID-19. Este crédito se reclama en el Formulario 5884-D,
Employee Retention Credit for Certain Tax-Exempt Organizations
Affected by Qualified Disasters (Crédito de retención de empleados
para ciertas organizaciones exentas de impuestos afectadas por
ciertos desastres calificados) (no en el Formulario 941). El
Formulario 5884-D se presenta después de que se haya presentado
el Formulario 941 para el trimestre para el cual se reclama el crédito.
Para más información sobre este crédito, acceda a IRS.gov/
Crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios cali-
ficados por aumentar las actividades investigativas. Para los
años tributarios que comienzan antes del 1 de enero de 2023, un
pequeño negocio calificado puede elegir reclamar hasta $250,000
de su crédito por aumentar las actividades investigativas como un
crédito tributario sobre la nómina. La Inflation Reduction Act of 2022
(Ley de Reducción de la Inflación o IRA, por sus siglas en inglés)
aumenta la cantidad de la elección a $500,000 para los años
tributarios que comienzan después del 31 de diciembre de 2022. La
elección del crédito tributario sobre la nómina se tiene que hacer en
o antes de la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos
sobre los ingresos originalmente presentada (incluyendo prórrogas).
La parte del crédito utilizada contra los impuestos sobre la nómina
se permite en el primer trimestre natural que comienza después de
la fecha en que el pequeño negocio calificado presentó su
Tablas de retención para 2024. Las tablas de retención del
impuesto federal sobre los ingresos están incluidas en la
Publicación 15-T, Federal Income Tax Withholding Methods
(Métodos de retención del impuesto federal sobre los ingresos).
declaración de impuestos sobre los ingresos. La elección y la
determinación de la cantidad del crédito que se utilizará contra los
impuestos sobre la nómina del empleador se hacen en el Formulario
6765, Credit for Increasing Research Activities (Crédito por
Programa de certificación para las organizaciones de emplea-
dores profesionales (PEO). La Stephen Beck Jr., Achieving a
Better Life Experience Act of 2014 (ABLE) (Ley Stephen Beck Jr.,
Logro de una Mejor Calidad de Vida de 2014, o ABLE, por sus
siglas en inglés) requirió del IRS establecer un programa de
certificación voluntaria para las organizaciones de empleadores
profesionales (PEO, por sus siglas en inglés). Las PEO se encargan
de manejar varias responsabilidades administrativas de nómina y
declaraciones de impuestos de sus clientes de negocios y, por lo
general, se les paga una tarifa basada en los costos de la nómina.
Para certificarse y mantener la certificación conforme al programa
de certificación, las organizaciones de empleadores profesionales
certificados (CPEO, por sus siglas en inglés) tienen que cumplir con
varios requisitos descritos en las secciones 3511 y 7705 y las guías
relacionadas que se han publicado. La certificación como una
CPEO puede afectar las obligaciones de impuestos de nómina tanto
de la CPEO como las de sus clientes. Por lo general, para
propósitos de los impuestos sobre la nómina, una CPEO es tratada
como el empleador de cualquier individuo que realiza servicios para
un cliente de la CPEO y está cubierto por un contrato descrito en la
sección 7705(e)(2) entre la CPEO y el cliente (contrato de la CPEO),
pero sólo para los salarios y otra compensación pagados al
individuo por la CPEO. Para certificarse como una CPEO, la
organización tiene que hacer la solicitud por medio del IRS Online
Registration System (Sistema de registro en línea del IRS). Para
más información o solicitar para certificarse como una CPEO,
aumentar las actividades investigativas). La cantidad de la línea 44
del Formulario 6765 tiene que declararse en el Formulario 8974,
Qualified Small Business Payroll Tax Credit for Increasing Research
Activities (Crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios
calificados por aumentar las actividades investigativas).
A partir del primer trimestre de 2023, el crédito tributario sobre la
nómina se utiliza primero para reducir la parte correspondiente al
empleador del impuesto del Seguro Social hasta $250,000 por
trimestre y cualquier crédito restante reduce la parte
correspondiente al empleador del impuesto del Medicare para el
trimestre. Cualquier crédito restante, después de reducir la parte
correspondiente al empleador del impuesto del Seguro Social y la
parte correspondiente al empleador del impuesto del Medicare,
luego se transfiere al próximo trimestre. El Formulario 8974 se utiliza
para determinar la cantidad del crédito que se puede utilizar en el
trimestre actual. La cantidad de la línea 12 o, si corresponde, de la
línea 17 del Formulario 8974 se declara en la línea 11. Para más
información sobre el crédito tributario sobre la nómina, acceda a
(línea 11), más adelante.
Formulario 941-PR descontinuado después de 2023. El
Formulario 941-PR, Planilla para la Declaración Federal
TRIMESTRAL del Patrono, se descontinuó después del cuarto
trimestre de 2023. En su lugar, los empleadores en los territorios de
los Estados Unidos presentan el Formulario 941 o, si se prefiere el
formulario y sus instrucciones en español, pueden presentar el
nuevo Formulario 941 (sp).
Por lo general, las CPEO tienen que presentar electrónicamente
el Formulario 941 y el Anexo R (Formulario 941), Allocation
Schedule for Aggregate Form 941 Filers (Registro de asignación
para los declarantes de Formularios 941 agregados). Para más
información sobre el requisito de una CPEO de presentar
electrónicamente, vea el Revenue Procedure 2023-18
Publicación 179 descontinuada después de 2023. La
Publicación 179, Guía Contributiva Federal para Empleadores
Puertorriqueños, se descontinuó para los años tributarios que
comienzan después del 31 de diciembre de 2023. En su lugar,
información específica para empleadores agropecuarios y
empleadores en los territorios de los Estados Unidos se incluirá en
la Publicación 15, Guía Tributaria para Empleadores. Para el año
tributario 2024, habrá una nueva Publicación 15 (sp) que es una
versión en español de la Publicación 15.
(Procedimiento Administrativo Tributario 2023-18). Puede ver dicho
procedimiento en la página 605 del Internal Revenue Bulletin
2023-13 (Boletín de Impuestos Internos 2023-13), disponible en
Externalización de las obligaciones de nómina. Por lo general,
como empleador, usted es responsable de asegurarse que las
declaraciones de impuestos se presenten y que los depósitos y los
pagos se efectúen, aun si usted contrata los servicios de un tercero
para hacerlo. Usted sigue siendo el responsable aun si el tercero no
cumple con la acción requerida. Antes de elegir por externalizar
cualquier parte de su nómina y las obligaciones relacionadas con
los impuestos (es decir, retención, declaración y pago de los
impuestos del Seguro Social, del Medicare y del fondo federal de
desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) y de los impuestos
sobre los ingresos) a un tercero pagador, tal como un proveedor de
Formularios en español. Muchos de los formularios e
instrucciones que se discuten en estas instrucciones tienen
versiones en español disponibles para los empleadores y los
empleados. Algunos ejemplos incluyen el Formulario 941 (sp), el
Formulario 944 (sp), el Formulario SS-4 (sp), el Formulario W-4 (sp)
y el Formulario W-9 (sp). Aunque estas instrucciones no hacen
referencia a los formularios e instrucciones en español en cada caso
2
Instrucciones para el Formulario 941 (sp) (Rev. 03-2024)
servicios de nómina o agente declarante, acceda a IRS.gov/
OutsourcingPayrollDuties para información útil sobre este tema. Si
una CPEO paga los salarios y otra compensación de cualquier
individuo que realiza servicios para usted y los servicios están
cubiertos por un contrato de la CPEO, entonces la CPEO es, por lo
general, tratada como el empleador para propósitos de los
impuestos sobre la nómina, pero sólo para salarios y otra
Corrección del Formulario 941 presentado previamente. Si
descubre un error en un Formulario 941 que presentó previamente o
si de otra manera necesita enmendar un Formulario 941
previamente presentado, haga la corrección usando el Formulario
941-X. El Formulario 941-X se presenta por separado del Formulario
941. Para más información, vea las Instrucciones para el Formulario
compensación pagada al individuo por la CPEO. Sin embargo, con
respecto a ciertos empleados cubiertos por un contrato de la CPEO,
usted también puede ser tratado como empleador de los empleados
y, en consecuencia, también puede ser responsable de los
impuestos federales sobre la nómina gravados sobre los salarios y
otra compensación pagada por la CPEO a dichos empleados. Para
más información sobre los diferentes tipos de arreglos de terceros
pagadores, vea el apartado 16 en la Publicación 15.
Los depósitos del impuesto federal tienen que efectuarse por
transferencia electrónica de fondos (EFT). Usted tiene que
utilizar la transferencia electrónica de fondos (EFT, por sus siglas en
inglés) para depositar todo impuesto federal. Por lo general, una
EFT se realiza mediante el Electronic Federal Tax Payment System
(Sistema de pago electrónico de impuestos federales o EFTPS, por
sus siglas en inglés). Si usted no desea utilizar el EFTPS, puede
hacer arreglos para que su profesional de impuestos, institución
financiera, servicio de nóminas u otro tercero de confianza haga los
depósitos electrónicamente de parte de usted. También puede
hacer arreglos para que su institución financiera inicie una
transferencia electrónica realizada el mismo día de pago de parte de
usted. El EFTPS es un servicio gratuito provisto por el
Declarantes de Formularios 941 agregados. Los agentes
aprobados conforme a la sección 3504 y las CPEO tienen que
completar y presentar el Anexo R (Formulario 941) al presentar un
Formulario 941 agregado. Los Formularios 941 agregados son
presentados por agentes aprobados por el IRS conforme a la
sección 3504. Para solicitar la aprobación para actuar como un
agente para un empleador, el agente presenta ante el IRS el
Formulario 2678, Employer/Payer Appointment of Agent
Departamento del Tesoro. Podría verse obligado a pagar un cargo
por los servicios de un profesional de impuestos, institución
financiera, servicio de nómina u otro tercero.
(Designación del agente por parte del empleador/pagador) a menos
que usted sea una agencia del gobierno estatal o local que actúa
como agente conforme a los procedimientos especiales provistos
en el Revenue Procedure 2013-39 (Procedimiento Administrativo
Tributario 2013-39) que se encuentra en la página 830 del Internal
Revenue Bulletin 2013-52 (Boletín de Impuestos Internos 2013-52),
aprobadas por el IRS conforme a la sección 7705 pueden presentar
Formularios 941 agregados. Para ser una CPEO, la organización
tiene que solicitar a través del IRS Online Registration System
Las CPEO presentan el Formulario 8973, Certified Professional
Employer Organization/Customer Reporting Agreement
Para más información sobre cómo hacer depósitos de impuestos
federales, vea el apartado 11 de la Publicación 15. Para obtener
llame a uno de los siguientes números:
800-555-4477.
•
•
•
800-244-4829 (español).
303-967-5916 (llamada con cargos).
Para comunicarse con el EFTPS utilizando los Servicios de
Retransmisión de Telecomunicaciones (TRS, por sus siglas en
inglés) para personas sordas, con dificultades auditivas o con
impedimento del habla, marque el 711 en su teléfono y luego
proporciónele al asistente del TRS el número 800-244-4829
indicado anteriormente o el 800-733-4829. Información adicional
sobre el EFTPS está disponible en la Publicación 966.
(Organización del empleador profesional certificado/Acuerdo de
presentación del cliente) para notificar al IRS que comenzaron o
terminaron un contrato de servicio con un cliente. Por lo general, las
CPEO tienen que presentar el Formulario 941 y el Anexo R
(Formulario 941) electrónicamente. Para más información sobre el
requisito de una CPEO de presentar electrónicamente, vea el
Revenue Procedure 2023-18 (Procedimiento Administrativo
Tributario 2023-18).
Otros terceros pagadores que presentan los Formularios 941
agregados, tales como las PEO no certificadas, tienen que
completar y presentar el Anexo R (Formulario 941) si tienen clientes
que están reclamando el crédito tributario sobre la nómina de
pequeños negocios calificados por aumentar las actividades
investigativas.
Para que un depósito efectuado por medio del EFTPS se
considere hecho a su debido tiempo, tiene que transmitir el
!
´
PRECAUCION
depósito a más tardar a las 8 p.m. horario del Este de los
Estados Unidos el día anterior a la fecha de vencimiento para
efectuar el depósito.
Opción de pago el mismo día por medio de una
transferencia electrónica. Si no transmite una transacción de
depósito en el EFTPS para las 8 p.m. horario del Este de los
Estados Unidos el día anterior a la fecha de vencimiento para
efectuar un depósito, todavía puede efectuar a tiempo su depósito
por medio del Federal Tax Collection Service (Servicio de
Si tanto un empleador como un agente autorizado conforme
recaudación del impuesto federal o FTCS, por sus siglas en inglés)
para efectuar un pago el mismo día por medio de una transferencia
electrónica. Para utilizar el método de pago efectuado el mismo día,
tendrá que hacer los trámites con su institución financiera con
anticipación. Consulte con su institución financiera con respecto a la
disponibilidad, los plazos y el costo. Su institución financiera puede
cobrar un cargo por los pagos efectuados de esta manera. Para
obtener más detalles sobre la información que necesita proveer a su
institución financiera para poder efectuar un pago electrónico el
Puntualidad de los depósitos del impuesto federal. Si se
requiere que un depósito se efectúe en un día que no sea un día
laborable, se considera que dicho depósito se hace a tiempo si se
hace para el cierre de operaciones comerciales del siguiente día
laborable. Un “día laborable” es todo día que no sea sábado,
domingo o día de fiesta oficial. El término “día de fiesta oficial” para
propósitos de efectuar los depósitos incluye sólo los días de fiesta
oficiales en el Distrito de Columbia. Dichos días de fiesta oficiales se
indican en el apartado 11 de la Publicación 15.
CONSEJO
a la sección 3504 (o una CPEO u otro tercero pagador)
pagaron salarios a un empleado durante un trimestre, tanto
el empleador como el agente autorizado conforme a la sección 3504
(o la CPEO u otro tercero pagador, si aplica) deben presentar el
Formulario 941 declarando los salarios que cada entidad pagó al
empleado durante el trimestre aplicable y emitir los Formularios W-2
declarando los salarios que cada entidad pagó al empleado durante
el año.
Crédito tributario por oportunidad de trabajo para organiza-
ciones calificadas exentas de impuestos que contratan a vete-
ranos calificados. Las organizaciones calificadas exentas de
impuestos que contratan veteranos desempleados que reúnen los
requisitos pueden reclamar el crédito tributario por oportunidad de
trabajo contra su impuesto sobre la nómina utilizando el Formulario
5884-C, Work Opportunity Credit for Qualified Tax-Exempt
Organizations Hiring Qualified Veterans (Crédito por oportunidad de
trabajo para organizaciones exentas de impuestos calificados que
contratan a veteranos calificados). Para más información, acceda a
Presentación y pago por medios electrónicos. Los negocios
pueden disfrutar de los beneficios de presentar su declaración de
3
Instrucciones para el Formulario 941 (sp) (Rev. 03-2024)
impuestos y pagar sus impuestos federales por medios
electrónicos. No importa si depende de un preparador profesional o
si usted mismo se ocupa de completar su declaración de impuestos,
el IRS ofrece programas convenientes y seguros para facilitar la
presentación y el pago de los impuestos. Pase menos tiempo
preocupándose de los impuestos y más tiempo dedicándose a la
operación de su negocio. Use la presentación electrónica (e-file) y el
EFTPS, según le convenga:
Fotografías de niños desaparecidos. El IRS se enorgullece de
colaborar con el National Center for Missing & Exploited Children®
(NCMEC) (Centro Nacional para Niños Desaparecidos y Explotados
o NCMEC, por sus siglas en inglés). Fotografías de niños
desaparecidos que han sido seleccionadas por el Centro pueden
aparecer en estas instrucciones en páginas que, de lo contrario,
estarían en blanco. Usted puede ayudar a que estos niños regresen
a sus hogares si, al mirar sus fotografías, los identifica y llama al
1-800-THE-LOST (1-800-843-5678).
•
Español para más información. Se le puede cobrar un cargo por
presentar electrónicamente.
•
Instrucciones Generales:
Propósito del Formulario 941
Estas instrucciones le darán información de trasfondo sobre el
Formulario 941. Podrá saber quién tiene que presentar el Formulario
941, cómo debe completarse (se le darán instrucciones para cada
línea) y dónde y cuándo debe presentarlo.
números proporcionados bajo Los depósitos del impuesto federal
Para la presentación por medios electrónicos del Formulario W-2,
•
Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios y retención de
le requiera presentar el Formulario W-2 por medios electrónicos.
Para más detalles, vea las General Instructions for Forms W-2 and
W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3). Los
Servicios de Empresas por Internet (BSO, por sus siglas en inglés)
de la Administración del Seguro Social es un programa
Si desea obtener información más a fondo sobre los impuestos
sobre la nómina relacionados con el Formulario 941, vea la
Español.
independiente del sistema de presentación electrónica por el
Gobierno de Puerto Rico. Empleadores en Puerto Rico tiene que
Las referencias a la retención del impuesto federal sobre los
ingresos no se aplican a los empleadores de la Samoa
!
´
PRECAUCION
Estadounidense, Guam, la Mancomunidad de las Islas
Nota: Los empleadores en Puerto Rico tendrían que presentar el
Marianas del Norte (CNMI), las Islas Vírgenes de los Estados
Unidos (USVI) y Puerto Rico, a menos que tenga empleados que
estén sujetos a la retención del impuesto sobre la nómina de los EE.
UU. Comuníquese con su departamento de impuestos local para
obtener información sobre la retención de impuestos sobre la
nómina.
Formulario 499R-2/W-2PR.
Si usted presenta su declaración o si paga sus impuestos
federales por medios electrónicos, se requiere tener un
!
´
PRECAUCION
número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas
en inglés) válido en el momento en que se presenta la declaración o
en que se efectúa el pago. Si no provee un EIN válido, ni la
declaración ni el pago serán tramitados. Esta acción puede resultar
adelante, para más información sobre cómo solicitar un EIN.
La ley federal requiere que usted, como empleador, les retenga
ciertos impuestos a los cheques de salario de sus empleados. Cada
vez que paga salarios, tiene que retener —o descontar de los
cheques de salario de sus empleados— ciertas cantidades para el
impuesto federal sobre los ingresos, el impuesto del Seguro Social y
el impuesto del Medicare. También tiene que retener el Impuesto
Adicional del Medicare de los salarios en exceso de $200,000 que
le paga a un empleado en un año natural. De acuerdo con el
sistema de la retención de impuestos, estos mismos que se les
retienen a sus empleados se le acreditarán a sus empleados para el
pago de sus obligaciones tributarias correspondientes.
Retiro electrónico de fondos (EFW). Si presenta el Formulario
941 electrónicamente, puede presentar (e-file) y utilizar el electronic
funds withdrawal (retiro electrónico de fondos o EFW, por sus siglas
en inglés) para pagar el saldo adeudado en un solo paso, usando
programas (software) para la preparación de declaraciones o por
medio de un profesional de impuestos. Sin embargo, no use el EFW
para efectuar los depósitos del impuesto federal. Para más
información sobre el pago de los impuestos por medio del EFW,
La ley federal también requiere que usted pague toda obligación
resultante del impuesto del Seguro Social y el impuesto del
Medicare correspondientes al empleador. No se les retiene esta
parte del impuesto del Seguro Social ni del impuesto del Medicare a
los empleados.
Pagos hechos con tarjetas de crédito o débito. Usted puede
pagar la cantidad adeudada indicada en el Formulario 941 usando
una tarjeta de crédito o débito. Su pago será procesado por un
procesador de pagos quien cobrará un cargo por servicio. No use
ninguna tarjeta de crédito o débito para hacer depósitos de los
impuestos federales. Para más información sobre cómo se pagan
los impuestos con tarjetas de crédito o débito, acceda a IRS.gov/
¿Quién Tiene que Presentar el
Formulario 941?
Por lo general, tiene que presentar una declaración para el primer
trimestre en el cual usted paga salarios sujetos a la retención del
impuesto federal sobre los ingresos o a los impuestos del Seguro
Social y del Medicare, y para cada trimestre de ahí en adelante
hasta que usted presente una declaración final.
Plan de pago en línea. Usted puede que tenga derecho a solicitar
un plan de pagos a plazos por Internet si no puede pagar la cantidad
total del impuesto adeudado al presentar su declaración. Para más
información, vea ¿Qué pasa si usted no puede pagar en su
totalidad?, más adelante.
Preparadores remunerados. Si utiliza un preparador remunerado
para completar el Formulario 941, el preparador remunerado tiene
que completar y firmar la sección del preparador remunerado en el
formulario.
Use el Formulario 941 para declarar las siguientes cantidades:
Salarios que ha pagado sujetos a los impuestos del Seguro
•
Social y del Medicare.
Propinas que sus empleados han recibido sujetas a los
•
¿Dónde puede obtener ayuda por teléfono? Llame al
800-829-4933 o al 800-829-4059 (si es usuario del equipo TTY/TDD
para personas que son sordas, que tienen dificultades auditivas o
que tienen impedimentos del habla), de lunes a viernes, de 7:00
a.m. a 7:00 p.m., horario local (los contribuyentes que estén en
Alaska y Hawaii seguirán el horario del Pacífico), para recibir
respuestas a sus preguntas sobre cómo completar el Formulario
941 y las reglas para el depósito de los impuestos.
impuestos del Seguro Social y del Medicare.
Impuestos federales sobre los ingresos que usted retuvo.
Las partes correspondientes del empleador y del empleado de
•
•
los impuestos del Seguro Social y del Medicare.
Impuesto Adicional del Medicare retenido de los empleados.
•
•
Ajustes hechos en el trimestre actual a los impuestos del Seguro
Social y del Medicare por fracciones de centavos, pagos por
enfermedad, propinas y seguro de vida colectivo a término.
4
Instrucciones para el Formulario 941 (sp) (Rev. 03-2024)
Crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios
usted tiene que presentar el Formulario 944 para el año natural
2024.
•
calificados por aumentar las actividades investigativas.
No use el Formulario 941 para declarar la retención adicional de
impuestos o la retención de impuestos sobre los ingresos sobre
pagos no relacionados con la nómina, tales como pensiones,
anualidades y ganancias de juegos de azar. Declare este tipo de
retención en el Formulario 945, Annual Return of Withheld Federal
Income Tax (Registro anual del impuesto federal sobre los ingresos).
Además, no use el Formulario 941 para declarar los impuestos de
desempleo. Declare los impuestos de desempleo en el Formulario
940, Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador del
Impuesto Federal para el Desempleo (FUTA).
Solicitud para presentar el Formulario 944 en lugar de los For-
mularios 941. Si tiene que presentar los Formularios 941 pero cree
que sus impuestos sobre la nómina para el año natural 2024 serán
de $1,000 o menos, puede hacer una solicitud para poder presentar
el Formulario 944 en lugar de los Formularios 941. Puede solicitar
por teléfono llamando al IRS al 800-829-4933 entre el 1 de enero de
2024 y el 1 de abril de 2024 o enviando su solicitud por escrito con
fecha de matasellos del correo entre el 1 de enero de 2024 y el 15
de marzo de 2024. Después de comunicarse con el IRS, el IRS le
enviará una notificación por escrito de que su requisito de
presentación ha cambiado al Formulario 944. Usted tiene que recibir
una notificación por escrito del IRS antes de presentar el Formulario
944 en lugar de los Formularios 941. Si no recibe dicha notificación,
usted tiene que presentar los Formularios 941 para el año natural
2024.
Después de que presente su primer Formulario 941, tiene que
presentar una declaración para cada trimestre aunque no tenga
impuestos que declarar, a no ser que presente una declaración final
o le corresponda una de las Excepciones a continuación.
¿Adónde enviar sus solicitudes por escrito? Las solicitudes por
Excepciones
escrito tienen que ser enviadas a:
Reglas especiales le corresponden a ciertos empleadores.
Si recibió una notificación para presentar el Formulario 944,
•
Department of the
Treasury
Department of the
Treasury
Declaración del Impuesto Federal ANUAL del Empleador, tiene que
presentar el Formulario 944 anualmente; no presente el Formulario
941 trimestralmente.
Internal Revenue Service
Ogden, UT 84201-0038
o
Internal Revenue Service
Cincinnati, OH
45999-0038
Los empleadores estacionales no tienen que presentar el
•
Formulario 941 para los trimestres durante los cuales no han tenido
una obligación tributaria debido a que no han pagado salarios. Para
notificarle al IRS que no va a presentar una declaración por uno o
más trimestres del año, marque el recuadro que aparece en la línea
18 del Formulario 941 cada trimestre que presente dicho formulario.
Por lo general, el IRS no le preguntará sobre declaraciones que no
han sido presentadas si por lo menos una declaración en la cual se
indica una obligación tributaria es presentada cada año. No
obstante, tiene que marcar el recuadro en la línea 18 en cada
declaración trimestral que presente. De otra manera, el IRS
anticipará que presentará una declaración para cada trimestre. Vea
la sección 12 de la Publicación 15 para más detalles.
Si enviara por correo su declaración presentada sin un pago a
Ogden, como se indica bajo ¿Adónde Deberá Enviar la
Declaración?, más adelante, envíe su solicitud a la dirección de
Ogden que se indica anteriormente. Si enviara por correo su
declaración sin pago a Kansas City, envíe su solicitud a la dirección
de Cincinnati que se indica anteriormente. Para más información
acerca de estos procedimientos, vea el Revenue Procedure
2009-51 (Procedimiento Administrativo Tributario 2009-51) que se
encuentra en la página 625 del Internal Revenue Bulletin 2009-45
(Boletín de Impuestos Internos 2009-45), disponible en IRS.gov/irb/
Los empleadores de empleados domésticos normalmente no
•
presentan el Formulario 941. Vea la Publicación 926, el Anexo H
(Formulario 1040), Impuestos sobre el Empleo de Empleados
Domésticos, y sus instrucciones por separado.
¿Qué Pasará si Reorganiza o Cierra Su
Negocio?
Si Vende o Transfiere Su Negocio...
Los empleadores de empleados agropecuarios no presentan
•
el Formulario 941 por los salarios pagados por trabajo agropecuario.
Vea el Formulario 943, Declaración del Impuesto Federal Anual del
Empleador de Empleados Agropecuarios, y la Publicación 15.
Si vende o transfiere su negocio durante el trimestre, tanto usted
como el nuevo dueño tienen, cada uno, que presentar un Formulario
941 para el trimestre en el cual se efectuó la transferencia. Declare
únicamente los salarios que usted mismo pagó.
Si ninguna de estas excepciones le aplica y no ha
CONSEJO
presentado una declaración final, usted tiene que presentar
el Formulario 941 cada trimestre aunque no haya pagado
salarios durante el trimestre. Si es posible, use la presentación
electrónica (e-file) del IRS.
Cuando se consolidan dos empresas, la empresa que continúa
en vigor tiene que presentar un Formulario 941 para el trimestre en
el cual ocurrió la fusión y la otra empresa tiene que presentar una
declaración final.
Solicitud para Presentar los Formularios 941 en
Lugar del Formulario 944 o Solicitud para
Presentar el Formulario 944 en Lugar de los
Formularios 941
Cuando la clasificación de un negocio cambia a otra —tal como
un dueño único de un negocio que se convierte en una sociedad
colectiva (partnership) o en una sociedad anónima— se considera
este tipo de cambio una transferencia. Si ocurre una transferencia,
quizás tenga que obtener un número de identificación del
Solicitud para presentar los Formularios 941 en lugar del For-
mulario 944. Los empleadores a quienes normalmente se les
requiere presentar el Formulario 944 que deseen presentar el
Formulario 941 en su lugar, pueden contactar al IRS para solicitar
presentar los Formularios 941 trimestrales en lugar de presentar el
Formulario 944 anualmente. Para solicitar la presentación de los
Formularios 941 trimestrales para declarar sus impuestos del
Seguro Social y del Medicare para el año natural 2024, tiene que
llamar al IRS al 800-829-4933 entre el 1 de enero de 2024 y el 1 de
abril de 2024 o enviar una solicitud por escrito con fecha de
matasellos del correo entre el 1 de enero de 2024 y el 15 de marzo
de 2024. Después de comunicarse con el IRS, el IRS le enviará una
notificación por escrito de que su requisito de presentación ha
cambiado a los Formularios 941. Usted tiene que recibir una
notificación por escrito del IRS antes de presentar los Formularios
941 en lugar del Formulario 944. Si no recibe dicha notificación,
empleador (EIN, por sus siglas en inglés) nuevo. Vea la Publicación
1635 y el apartado 1 de la Publicación 15 para más detalles.
Asegúrese de adjuntar una declaración que incluya lo siguiente:
El nombre del nuevo dueño (o el nombre nuevo de la empresa);
Si la empresa actualmente es un negocio propio, sociedad
•
•
colectiva (partnership) o sociedad anónima;
La clase de cambio que se efectuó (venta o transferencia);
La fecha en la cual se efectuó el cambio; y
•
•
•
El nombre del individuo que lleva los archivos de la nómina y la
dirección donde se guardarán tales archivos.
5
Instrucciones para el Formulario 941 (sp) (Rev. 03-2024)
tiene suficiente franqueo y el matasellos del Servicio Postal de los
EE. UU. está fechado a más tardar en la fecha de vencimiento o, si
se envió por medio de un servicio de entrega privado (PDS, por sus
siglas en inglés) aprobado por el IRS, a más tardar en la fecha de
vencimiento. Si no sigue estas pautas, generalmente consideramos
que el Formulario 941 fue presentado en la fecha en que de hecho
Deberá Enviar la Declaración?, más adelante.
Si se Cierra Su Negocio...
Si cierra su negocio permanentemente o deja de pagar salarios a
sus empleados, tiene que presentar una declaración final. Para
notificarle al IRS que el Formulario 941 para un trimestre en
particular va a ser su declaración final, marque el recuadro en la
línea 17 y anote la última fecha en la cual pagó salarios. Además,
adjunte un comprobante a su declaración final que indique el
nombre del individuo que conservará los archivos de la nómina y la
dirección del lugar en donde se guardarán dichos archivos.
Si la fecha de vencimiento para presentar una declaración es un
sábado, domingo o día de fiesta oficial, podrá presentar su
declaración el próximo día laborable.
Vea Terminating a business (Terminación de un negocio) en las
Instrucciones Generales para los Formularios W-2 y W-3 para
información sobre las fechas anteriores para la entrega y
presentación expeditada de los Formularios W-2 cuando se
presenta un Formulario 941 final.
¿Cómo Deberá Completar el
Formulario 941?
Escriba a mano, a máquina o por medio de su computadora su EIN,
nombre y dirección en los espacios provistos. También anote su
nombre y su EIN en la parte superior de la página 2. No use su
número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) ni su
número de identificación personal del contribuyente del IRS (ITIN,
por sus siglas en inglés). Por lo general, anotará el nombre legal de
su negocio que usó al solicitar su EIN. Por ejemplo, si es dueño
único de su negocio, anotará “Roberto Herrera” en la línea que dice
“Nombre (el nombre legal del negocio, no el nombre comercial)” y
“Bicicletas Roberto” donde dice “Nombre comercial”. Deje en blanco
la línea “Nombre comercial” si este nombre es igual al “Nombre legal
del negocio”.
Si participó en una fusión estatutaria o consolidación, o califica
para la clasificación de predecesor-sucesor debido a una
adquisición, deberá por lo general, presentar el Anexo D (Formulario
941), Report of Discrepancies Caused by Acquisitions, Statutory
Mergers, or Consolidations (Informe de diferencias causadas por
adquisiciones, fusiones estatutarias o consolidaciones). Vea las
Instrucciones para el Anexo D (Formulario 941) a fin de determinar
si debe presentar el Anexo D (Formulario 941) y cuándo debe
presentarlo.
¿Cuándo Tiene que Presentar la
Declaración?
Presente su Formulario 941 inicial para el trimestre en el cual usted
pagó por primera vez salarios sujetos a los impuestos del Seguro
Social y del Medicare o sujetos a la retención del impuesto federal
sobre los ingresos. Vea la tabla titulada Cuándo Tiene que Presentar
el Formulario 941, más adelante.
Si utiliza a un preparador de declaraciones de impuestos para
completar el Formulario 941, asegúrese de que el preparador utilice
el nombre legal del negocio tal como se escribió cuando solicitó su
EIN.
Número de identificación del empleador (EIN). Para asegurar
que los negocios cumplan con las leyes federales del impuesto, el
IRS se ocupa de controlar los pagos de impuesto mediante el uso
de un sistema de números para identificar a los contribuyentes. El
número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en
inglés) es un número especial y singular que consta de nueve
dígitos que el IRS les expide a todas las sociedades anónimas y
sociedades colectivas (partnerships), así como a algunos negocios
de un sólo dueño. Todo negocio que tenga que obtener un EIN tiene
que solicitar este número y anotarlo en toda declaración, pago o
informe de impuesto mientras esté en operación.
Su negocio debe tener solamente un EIN. Si tiene más de un
número y no está seguro del número que debe usar, escriba a la
oficina del IRS donde suele presentar sus declaraciones de
impuestos (la dirección que usa cuando envía las declaraciones “Sin
más adelante), o llame al IRS al 800-829-4933.
Luego, tiene que presentar para cada trimestre
subsiguiente —cada 3 meses— aun si no tiene impuestos que
declarar, a menos que usted sea un empleador estacional o si
presenta su declaración final. Vea la explicación sobre empleadores
anteriormente.
Presente el Formulario 941 sólo una vez por cada trimestre. Si
presenta por medios electrónicos, no presente un Formulario 941 en
papel. Para más información sobre la presentación del Formulario
941 por medios electrónicos, vea Presentación y pago por medios
electrónicos, anteriormente.
Cuándo Tiene que Presentar el Formulario 941
Si usted no tiene un EIN, puede solicitar uno en línea accediendo
enviando el Formulario SS-4, Solicitud de Número de Identificación
del Empleador (EIN), al IRS por fax o por correo. Si el negocio
principal se creó u organizó fuera de los Estados Unidos o de los
territorios de los EE. UU., también puede solicitar un EIN llamando
al 267-941-1099 (llamada con cargos). Si usted no ha recibido su
EIN antes de la fecha de vencimiento del Formulario 941, pesente la
declaración en papel y anote “Applied For” (Solicitado) y la fecha en
que solicitó el EIN en el espacio correspondiente al EIN.
El plazo para presentar su Formulario 941 vence el último día del mes que le
sigue al final del trimestre.
El trimestre
termina el...
El Formulario
941 vence el...
El trimestre incluye los meses de...
1. enero, febrero, marzo
2. abril, mayo, junio
31 de marzo
30 de junio
30 de abril
31 de julio
3. julio, agosto, septiembre
4. octubre, noviembre, diciembre
30 de septiembre 31 de octubre
31 de diciembre 31 de enero
Si usted presenta su declaración de impuestos
electrónicamente, un EIN válido se requiere en el momento
Por ejemplo, normalmente tiene que declarar los salarios que
paga durante el 1er trimestre —que abarca los meses de enero
hasta marzo— a más tardar para el 30 de abril. Si hace depósitos a
su debido tiempo y paga los impuestos trimestrales en su totalidad,
puede presentar para el 10o día del 2o mes siguiente al final del
trimestre. Por ejemplo, si usted hizo depósitos a su debido tiempo
en su totalidad durante el 1er trimestre, puede presentar el
Formulario 941 el 10 de mayo.
!
´
PRECAUCION
de presentar su declaración. Si no provee un EIN válido, la
declaración no será aceptada. Esto puede resultar en multas.
Asegúrese siempre que el EIN que aparezca en el
CONSEJO
formulario que presenta sea exactamente igual al EIN que el
IRS le asignó a su negocio. No use su SSN ni su ITIN en
ningún formulario que pida un EIN. Si usó un EIN (incluyendo un EIN
de un dueño anterior) en el Formulario 941 que es diferente del EIN
declarado en el Formulario W-3, vea Box h—Other EIN used this
year (Casilla h —Otro EIN usado este año) en las Instrucciones
generales para los Formularios W-2 y W-3. En el Formulario W-3
Si recibimos el Formulario 941 después de la fecha de
vencimiento, lo trataremos como si fuera presentado a tiempo si el
sobre que contiene el Formulario 941 está debidamente rotulado,
6
Instrucciones para el Formulario 941 (sp) (Rev. 03-2024)
(PR), Otro EIN usado este año se declara en el recuadro F. La
presentación de un Formulario 941 con un EIN incorrecto o el uso
de un EIN que pertenece a otro negocio puede resultar en multas y
demoras en la tramitación de su declaración.
debido al crédito por ingreso de trabajo o EIC, por sus siglas en
inglés).
Su declaración escrita con la misma redacción que el Aviso 797.
•
Para más información, vea el apartado 10 de la Publicación 15,
Si cambia el nombre legal de su negocio, la dirección de su
negocio o la parte responsable... Notifíquele al IRS
inmediatamente si cambia el nombre legal de su negocio, la
dirección de su negocio o la parte responsable.
Conciliación de los Formularios 941 con el
Formulario W-3
Escriba a la oficina del IRS donde usted presenta sus
•
Las referencias al Formulario W-2 también aplican al
declaraciones (utilizando la dirección “Sin un pago”, que se
adelante) para notificarle al IRS sobre todo cambio en el nombre
legal de su negocio. Vea la Publicación 1635 para saber si necesita
solicitar un EIN nuevo.
CONSEJO
Formulario 499R-2/W-2PR y las referencias al Formulario
W-3 también aplican al Formulario W-3 (PR), a menos que
se especifique lo contrario.
El IRS concilia las cantidades declaradas en sus cuatro
Formularios 941 trimestrales con las cantidades declaradas en los
Formularios W-2 totalizadas en su Formulario W-3, Transmittal of
Wage and Tax Statements (Transmisión de comprobantes de
salarios y retención de impuestos). Si las cantidades no
concuerdan, es posible que el IRS o la Administración del Seguro
Social (SSA, por sus siglas en inglés) se comunique con usted. Las
cantidades que se concilian son las siguientes:
Complete y envíe por correo el Formulario 8822-B para notificarle
•
al IRS sobre un cambio en la dirección de su negocio o en la parte
responsable. No envíe el Formulario 8822-B junto con su Formulario
941. Si desea ver la definición de “parte responsable”, vea las
Instrucciones para el Formulario SS-4.
Marque el Recuadro para el Trimestre
Impuestos federales sobre los ingresos retenidos.
Salarios sujetos al impuesto del Seguro Social.
Propinas sujetas al impuesto del Seguro Social.
Salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare.
•
•
•
•
Debajo de Informe para este trimestre de 2024 en la parte
superior del Formulario 941, marque el recuadro apropiado del
trimestre para el cual presenta esta declaración. Asegúrese de que
el trimestre en cuestión sea el mismo que aparece en todo Anexo B
(Formulario 941), Registro de la Obligación Tributaria para los
Depositantes de Itinerario Bisemanal, que usted adjunte y, si
corresponde, en el Anexo R (Formulario 941).
Para más información, vea el apartado 12 de la Publicación 15 y
las Instrucciones para el Anexo D (Formulario 941).
¿Adónde Deberá Enviar la
Declaración?
Cómo Completar y Presentar el Formulario 941
Anote las partidas en el Formulario 941 tal como se indica a
continuación para permitir escaneo y tramitación:
Le exhortamos a presentar el Formulario 941 electrónicamente.
información sobre cómo presentar por medios electrónicos. Si usted
presenta una declaración en papel, la dirección a la cual enviará su
declaración depende de si se incluye o no un pago al presentar su
Formulario 941. Envíe por correo su declaración a la dirección que
aparece para su localización en la tabla a continuación.
Use letra de imprenta de fuente Courier de 10 puntos (si es
•
posible) para cada anotación que escriba a maquina o con
computadora para completar su formulario. Los formularios en
formato de documento portátil (PDF, por sus siglas en inglés) en
IRS.gov tienen campos editables con especificaciones de fuentes
aceptables.
Omita el signo de dólares y puntos decimales. El uso de comas
•
es opcional. Anote las cantidades en dólares de la línea vertical
divisoria a la izquierda y los centavos a la derecha de la línea
vertical. No redondee las cantidades a números enteros. Siempre
anote la cantidad para los centavos, aun cuando éstos sean ceros.
Los PDS no pueden entregar correspondencia a los apartados
postales. Tiene que usar el Servicio Postal de los EE. UU. si envía
correspondencia a una dirección que contiene un apartado postal.
la dirección postal a utilizar si está usando un PDS, acceda a
IRS.gov/PDSstreetAddresses. Seleccione la dirección postal listada
en la página web que se encuentre en el mismo estado que la
dirección a la que usted enviaría por correo sus declaraciones
presentadas sin un pago, como se muestra a continuación.
Deje en blanco (menos las líneas 1, 2 y 12) todo espacio para
•
anotar datos que tengan un valor de cero.
Use el signo de menos al anotar cantidades negativas (si es
•
posible). De otra manera, use paréntesis.
Anote su nombre y su EIN en todas las páginas.
•
•
Anote su nombre, EIN, “Formulario 941” y el período tributario y el
trimestre en todos los documentos.
Direcciones Postales para el Formulario 941
Engrape todas las hojas en la parte superior izquierda de la
•
declaración al presentarla.
Si su ubicación es en...
Sin un pago...
Con un pago...
Complete ambas páginas. Tiene que completar ambas páginas
del Formulario 941 y firmar la segunda página. Si no lo hace, podrá
causar demoras en la tramitación de su declaración.
Connecticut, Delaware, District of
Columbia, Georgia, Illinois, Indiana,
Kentucky, Maine, Maryland,
Massachusetts, Michigan, New
Hampshire, New Jersey, New York,
North Carolina, Ohio, Pennsylvania,
Rhode Island, South Carolina,
Tennessee, Vermont, Virginia, West
Virginia, Wisconsin
Department of the Internal Revenue
Treasury
Service
Internal Revenue
Service
Kansas City, MO
64999-0005
P.O. Box 806532
Cincinnati, OH
45280-6532
Aviso Requerido a los Empleados sobre el
Crédito por Ingreso de Trabajo (EIC)
Para notificar a los empleados sobre el crédito por ingreso de
trabajo (EIC, por sus siglas en inglés), tiene que proveer a los
empleados, excepto a los empleados en la Samoa Estadounidense,
Guam, Puerto Rico, la CNMI y las USVI, uno de los siguientes
documentos:
Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas,
California, Colorado, Florida, Hawaii,
Idaho, Iowa, Kansas, Louisiana,
Minnesota, Mississippi, Missouri,
Montana, Nebraska, Nevada, New
Mexico, North Dakota, Oklahoma,
Oregon, South Dakota, Texas, Utah,
Washington, Wyoming
Department of the Internal Revenue
Treasury
Service
Internal Revenue
Service
P.O. Box 932100
Louisville, KY
40293-2100
Un Formulario W-2 que tenga la información requerida sobre el
•
EIC en el reverso de la Copia B.
Ogden, UT
84201-0005
Un Formulario W-2 sustitutivo con la misma información del EIC
•
en el reverso de la copia del empleado, es decir, en la Copia B del
Formulario W-2 del IRS.
El Aviso 797, Possible Federal Tax Refund Due to the Earned
•
Income Credit (EIC) (Posible reembolso de impuestos federales
7
Instrucciones para el Formulario 941 (sp) (Rev. 03-2024)
durante el período retroactivo de los 4 trimestres anteriores (del 1 de
julio del segundo año natural anterior (penúltimo año) al 30 de junio
del año natural pasado). Vea el apartado 11 de la Publicación 15
para más detalles. Si presentó el Formulario 944 en 2022 o 2023, su
período retroactivo es el año natural 2022.
Si la ubicación legal de su residencia o Internal Revenue
Internal Revenue
Service
lugar principal de negocio no es en
ningún estado, incluyendo a los
empleadores de la Samoa
Estadounidense, Guam, la CNMI, las
USVI y Puerto Rico
Service
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409 Louisville, KY
40293-2100
P.O. Box 932100
Antes del comienzo de cada año natural, tiene que determinar
cuál de los itinerarios de depósitos tiene que usar.
Dirección especial para presentar
por parte de organizaciones exentas;
entidades gubernamentales federales,
estatales y locales; y entidades
gubernamentales de tribus indígenas
estadounidenses, sin tener en cuenta
su ubicación...
Department of the Internal Revenue
Si declaró $50,000 o menos por concepto de impuestos durante
Treasury
Service
•
Internal Revenue
Service
Ogden, UT
84201-0005
P.O. Box 932100
Louisville, KY
40293-2100
el período retroactivo, usted es depositante de itinerario
mensual.
Si declaró más de $50,000 por concepto de impuestos durante el
•
período retroactivo, usted es depositante de itinerario bisemanal.
Si usted es depositante de itinerario mensual y acumula
Su dirección para presentar la declaración puede haber
cambiado de la que utilizó para declarar el impuesto sobre
la nómina en años anteriores. No envíe el Formulario 941 ni
$100,000 o más por concepto de impuestos en cualquier
!
´
PRECAUCION
día durante el período de depósito, entonces se convierte
!
´
PRECAUCION
en depositante de itinerario bisemanal en el próximo día y al menos
por el resto del año natural y el año natural siguiente. Vea $100,000
Next Day Deposit Rule (Regla de depositar $100,000 el próximo día)
en el apartado 11 de la Publicación 15 para más información. El
límite superior de la obligación tributaria de $100,000 que requiere
un depósito al día siguiente se determina antes de considerar
cualquier reducción de su obligación por créditos no reembolsables.
ningún pago a la SSA.
Cómo Hacer los Depósitos de Sus
Impuestos
Usted tiene que depositar todo impuesto electrónicamente
por transferencia electrónica de fondos (EFT). Para obtener
!
¿Qué Hay que Saber acerca de las
Multas e Intereses?
´
PRECAUCION
más información, vea Los depósitos del impuesto federal
bajo Recordatorios, anteriormente.
Cómo Evitar el Pago de Multas e Intereses
¿Tiene que Depositar Sus Impuestos?
Puede evitar el pago de multas e intereses si hace todo lo indicado
a continuación:
Puede que tenga que depositar los impuestos federales sobre los
ingresos que retuvo, y los impuestos del Seguro Social y los
impuestos del Medicare correspondientes tanto al empleador como
al empleado.
Deposita o paga los impuestos cuando se debe hacer.
•
Presenta a su debido tiempo su Formulario 941 debidamente
•
completado.
Si el total de sus impuestos después de considerar los
•
Declara correctamente su obligación tributaria.
•
•
•
•
ajustes y créditos no reembolsables (línea 12) es menos de
$2,500 para el trimestre actual o el trimestre anterior y usted
no tuvo una obligación de depositar $100,000 el próximo día
durante el trimestre actual. No tiene que hacer un depósito. Para
evitar una multa, tiene que pagar cualquier cantidad adeudada en
su totalidad con una declaración presentada a su debido tiempo o
tiene que depositar cualquier cantidad que adeude para la fecha de
vencimiento de la declaración. Para más información sobre cómo
pagar junto con una declaración presentada a tiempo, vea las
obligación tributaria para el trimestre actual será menos de $2,500
(y su obligación para el trimestre anterior no fue menos de $2,500),
haga los depósitos según las reglas del itinerario mensual o
bisemanal para evitar multas por no depositar (FTD, por sus siglas
en inglés).
Entrega cheques válidos para el pago de los impuestos.
Entrega los Formularios W-2 correctos a sus empleados.
Presenta el Formulario W-3 y la Copia A del Formulario W-2 ante
la SSA a su debido tiempo y sin errores.
Se cobran multas e intereses sobre los impuestos pagados fuera
de plazo y sobre las declaraciones presentadas fuera de plazo a
una tasa fijada conforme a la ley. Vea los apartados 11 y 12 de la
Publicación 15 para más detalles.
Use el Formulario 843 para solicitar una reducción en los
intereses o multas que le han sido gravados. No solicite la reducción
de multas o intereses en el Formulario 941 o 941-X.
Si recibe una notificación de multas después de que haya
presentado esta declaración, responda a la notificación con una
explicación y determinaremos si cumple el criterio de lo que se
considera ser causas razonables. No adjunte dicha explicación
cuando presente su declaración.
Si el total de sus impuestos después de considerar los
•
ajustes y créditos no reembolsables (línea 12) es $2,500 o
más para el trimestre actual y el trimestre anterior. Tiene que
hacer depósitos conforme a su itinerario de depósitos. Vea el
apartado 11 de la Publicación 15 para la información sobre los
pagos efectuados de acuerdo con la regla de la exactitud de los
depósitos y las reglas sobre los depósitos del impuesto federal.
Si los impuestos federales sobre los ingresos y los
impuestos del Seguro Social y del Medicare que se tienen
!
´
PRECAUCION
que retener (es decir, los impuestos del fondo fiduciario) no
se retienen o no se depositan o no se pagan al United States
Treasury (Tesoro de los Estados Unidos), se le podría imponer una
multa por recuperación del fondo fiduciario. La multa es del 100%
del impuesto al fondo fiduciario adeudado. Si estos impuestos no
pagados no se le pueden cobrar inmediatamente al empleador o al
negocio, la multa por recuperación del fondo fiduciario puede ser
impuesta a todas las personas que el IRS determine que son
responsables del cobro, de la contabilidad o del pago por estos
impuestos y que intencionalmente no lo hacen. Vea el apartado 11
de la Publicación 15 para más información. La multa por
¿Cuándo Tiene que Depositar Sus Impuestos?
Determine si Es Depositante de Itinerario Mensual
o Bisemanal para el Trimestre
El IRS usa dos clases de reglas de depósito para determinar
cuándo los negocios tienen que depositar sus impuestos del Seguro
Social, del Medicare y federales sobre los ingresos retenidos. Esos
itinerarios le informarán cuándo debe hacer un depósito después de
un día de pago.
recuperación del fondo fiduciario no aplicará a ninguna cantidad de
los impuestos al fondo fiduciario que un empleador retenga en
anticipación de cualquiera de los créditos al que tenga derecho.
Su itinerario de depósitos no se determina por la frecuencia en
que le paga a sus empleados. Su itinerario de depósitos depende
del total de la obligación tributaria que declaró en el Formulario 941
8
Instrucciones para el Formulario 941 (sp) (Rev. 03-2024)
impuesto sobre el ingreso retenido por un tercero pagador de
compensación por enfermedad, aun si lo declaró en los Formularios
W-2. Usted conciliará la cantidad de esta diferencia en el Formulario
W-3. También incluya aquí cualquier impuesto sobre artículos de
uso y consumo que se le exigió que retuviera de beneficios para
miembros de la alta gerencia de contingencia por la pérdida de
empleo (sección 4999). Para obtener información sobre el
tratamiento del impuesto sobre la nómina de las prestaciones
suplementarias, vea la Publicación 15-B, Employer’s Tax Guide to
Fringe Benefits (Guía tributaria para empleadores sobre las
prestaciones suplementarias). Para obtener información sobre los
beneficios de compensación por desempleo suplementario y pagos
por acuerdo de beneficios para miembros de la alta gerencia de
contingencia por la pérdida de empleo, vea el apartado 5 de la
Publicación 15-A.
Ajuste al Impuesto sobre las Propinas
Si, para el día 10 del mes siguiente al mes en que recibió la
declaración de propinas del empleado, no tiene suficientes fondos
del empleado para retener la parte correspondiente al empleado de
los impuestos del Seguro Social y del Medicare, entonces ya no
tendrá que recaudarlos. Declare la cantidad de las propinas en su
totalidad en la línea 5b (Propinas sujetas al impuesto del Seguro
Social), en la línea 5c (Salarios y propinas sujetos al impuesto
del Medicare) y, si cumple con la cantidad del límite superior, en la
línea 5d (Salarios y propinas sujetos a la retención del
ajuste negativo, el total de la parte no recaudada correspondiente al
empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare.
Si es un tercero pagador de compensación por enfermedad,
anote el impuesto federal sobre los ingresos que retuvo (o se le
requiera retener) en los pagos de compensación por enfermedad de
terceros aquí.
Instrucciones Específicas:
Parte 1: Conteste estas Preguntas
para este Trimestre
4. Si No Hay Salarios, Propinas ni Otras
Remuneraciones Sujetos a los Impuestos del
Seguro Social y del Medicare...
1. Número de Empleados que Recibieron
Salarios, Propinas u Otras Remuneraciones
Si no hay salarios, propinas ni otras remuneraciones en la línea 2
sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare, marque el
recuadro en la línea 4. Si esta pregunta no le corresponde, deje en
blanco el recuadro. Para más información sobre los salarios exentos
del impuesto, vea el apartado 15 de la Publicación 15. Para
Anote el número de empleados en su nómina durante el período de
pago que incluya el 12 de marzo, el 12 de junio, el 12 de septiembre
o el 12 de diciembre del trimestre indicado en la parte superior del
Formulario 941. No incluya:
Empleados domésticos,
•
excepciones religiosas, vea el apartado 4 de la Publicación 15-A.
Empleados que no reciben salarios durante el período de
•
Si es empleador gubernamental, los salarios que paga no
nómina,
están exentos automáticamente de los impuestos del
Empleados agropecuarios,
•
•
•
!
´
PRECAUCION
Seguro Social y del Medicare. Sus empleados podrían estar
Personas jubiladas o
amparados por la ley o por un acuerdo voluntario con la SSA
conforme a la sección 218. Para más información, vea la
Publicación 963, Federal-State Reference Guide (Guía de consulta
federal y estatal).
Miembros activos de las Fuerzas Armadas de los Estados
Unidos.
Empleadores en Samoa Estadounidense, Guam, la CNMI,
las USVI y Puerto Rico pueden omitir las líneas 2 y 3, a
menos que tengan empleados que estén sujetos a la
CONSEJO
5a a 5e. Salarios y Propinas Sujetos a los
retención del impuesto sobre la nómina de los Estados Unidos.
Impuestos del Seguro Social y del Medicare...
2. Salarios, Propinas y Otras Remuneraciones
5a. Salarios sujetos al impuesto del Seguro Social. Anote el
total de los salarios, compensación por enfermedad y prestaciones
suplementarias sujetos al impuesto del Seguro Social que le pagó a
sus empleados durante el trimestre. Para este propósito, la
compensación por enfermedad incluye los pagos hechos a sus
empleados por una compañía de seguros y por los cuales usted fue
notificado oportunamente por dicha compañía de seguros. Vea el
apartado 6 de la Publicación 15-A para más información sobre la
declaración de compensación por enfermedad. Vea las
Anote en la línea 2 las cantidades que también se incluyen en la
casilla 1 de los Formularios W-2 de sus empleados. Vea Box
1—Wages, tips, other compensation (Casilla 1 —Salarios, propinas
y otras remuneraciones) en las Instrucciones Generales para los
Formularios W-2 y W-3 para más detalles. Incluya toda
compensación por enfermedad pagada por su agente. También
incluya toda compensación por enfermedad pagada por un tercero
pagador que no sea su agente (por ejemplo, una compañía de
seguros) si se le notificó a tiempo sobre los pagos y el tercero
pagador le transfirió la obligación de los impuestos
es posible que necesite hacer en el Formulario 941 para la
compensación por enfermedad.
correspondientes al empleador a usted.
Anote la cantidad antes de descontar las deducciones de
nómina. No incluya propinas en esta línea. Para más información
sobre los tipos de salarios sujetos a los impuestos del Seguro
Social, vea el apartado 5 de la Publicación 15.
Para 2024, la tasa del impuesto del Seguro Social sobre los
salarios sujetos al impuesto es el 6.2% (0.062) correspondiente
tanto al empleador como al empleado. Deje de pagar el impuesto
del Seguro Social sobre los salarios de un empleado y deje de
declarar los salarios del empleado en la línea 5a cuando los salarios
sujetos al impuesto y las propinas del empleado alcancen $168,600
para el año. Sin embargo, siga reteniéndole el impuesto del
Medicare para todo el año sobre todos los salarios y propinas aun
cuando se haya alcanzado la base salarial para el impuesto del
Seguro Social de $168,600.
Si usted es un tercero pagador de compensación por
enfermedad y no es un agente del empleador, no incluya aquí el
pago por enfermedad que le pagó a los empleados de tenedores de
pólizas (policyholders) si le notificó a tiempo a los tenedores de la
póliza de los pagos. Vea el apartado 6 de la Publicación 15-A,
Employer’s Supplemental Tax Guide (Guía tributaria suplementaria
para empleadores) para más información sobre la declaración de la
compensación por enfermedad y los procedimientos para transferir
la obligación correspondiente al empleador.
3. Impuesto Federal sobre los Ingresos
Retenido de Salarios, Propinas y Otras
Remuneraciones
Anote el impuesto federal sobre los ingresos de salarios que retuvo
(o que estuvo obligado a retener) a sus empleados sobre los
salarios, las propinas, las prestaciones suplementarias sujetas a
impuesto y los beneficios suplementarios de la compensación por
desempleo correspondiente a este trimestre. No incluya ningún
9
Instrucciones para el Formulario 941 (sp) (Rev. 03-2024)
5d. Salarios y propinas sujetos a la retención del Impuesto
Adicional del Medicare. Anote el total de los salarios, propinas,
pagos por enfermedad y prestaciones suplementarias tributarias
que están sujetos a la retención del Impuesto Adicional del
Medicare. Se le requiere comenzar la retención del Impuesto
Adicional del Medicare en el período de pago en el que le paga a un
empleado un salario de más de $200,000 y después continuar la
retención en cada período de pago hasta el final del año natural. El
Impuesto Adicional del Medicare sólo se le grava al empleado. No
hay parte del Impuesto Adicional del Medicare que le corresponda
al empleador. Todos los salarios que están sujetos al impuesto del
Medicare están sujetos a la retención del Impuesto Adicional del
Medicare si éstos se pagan en exceso del límite de $200,000.
Para más información sobre qué salarios están sujetos al
impuesto del Medicare, vea el apartado 15 de la Publicación 15.
Para más información sobre el Impuesto Adicional del Medicare,
para información sobre un ajuste que es posible que necesite hacer
en el Formulario 941 para la compensación por enfermedad.
línea 5a (columna 1)
xꢀꢀꢀꢀ0.124
línea 5a (columna 2)
5b. Propinas sujetas al impuesto del Seguro Social. Anote el
total de las propinas que sus empleados le hayan declarado durante
el trimestre hasta que el total de las propinas y los salarios sujetos al
impuesto, incluyendo los salarios declarados en la línea 5a para un
empleado alcance los $168,600 para el año. Incluya todas las
propinas que su empleado le haya declarado aun cuando no haya
podido retenerle el impuesto correspondiente al empleado del 6.2%.
Reducirá su total de impuestos por la cantidad de cualquier parte
correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y
del Medicare no retenidos sobre las propinas más adelante en la
término del trimestre actual, más adelante. No incluya cargos por
servicios en la línea 5b. Para más detalles sobre la diferencia entre
propinas y cargos por servicio, vea el Revenue Ruling 2012-18
(Resolución Administrativa Tributaria 2012-18) que aparece en la
página 1032 del Internal Revenue Bulletin 2012-26 (Boletín de
Impuestos Internos 2016-26), disponible en IRS.gov/irb/
Cuando los salarios y propinas exceden el límite superior de la
retención de $200,000, tiene que incluir todas las propinas que sus
empleados le hayan declarado durante el trimestre, aun cuando no
haya podido retenerles la parte del impuesto correspondiente a los
empleados del 0.9% (0.009).
Su empleado tiene que declararle las propinas en efectivo para
el día 10 del mes siguiente al mes en que recibió dichas propinas.
Las propinas en efectivo incluyen propinas pagadas en efectivo,
cheque, tarjeta de débito y tarjeta de crédito. El informe debe incluir
propinas cargadas (por ejemplo, cargos de las tarjetas de crédito y
débito) que usted le pagó a los empleados por pagos provenientes
de tarjetas de crédito de los clientes, propinas que el empleado
recibió directamente de los clientes y propinas que recibió de otros
empleados bajo cualquier acuerdo de propinas compartidas. Los
empleados que reciben propinas directamente e indirectamente
tienen que declararle las propinas a usted. No se requiere ningún
informe para meses en que las propinas sumen menos de $20. Los
empleados pueden usar una declaración por escrito o informe
electrónico de propinas recibidas.
línea 5d (columna 1)
xꢀꢀꢀꢀ0.009
línea 5d (columna 2)
5e. Total del impuesto del Seguro Social y del Medicare. Sume
las cantidades de la columna 2 de las líneas 5a a 5d. Anote el
resultado en la línea 5e.
5f. Notificación y Solicitud de Pago Conforme a
la Sección 3121(q): Impuesto Adeudado por
Propinas no Declaradas
No incluya las propinas asignadas (descritas en el apartado 6 de
la Publicación 15) en esta línea. En vez de incluirlas aquí, declárelas
en el Formulario 8027. Las propinas asignadas no se declaran en el
Formulario 941 y no están sujetas a la retención del impuesto
federal sobre los ingresos, del Seguro Social ni del Medicare.
Anote el saldo del impuesto adeudado que aparece en su Section
3121(q) Notice and Demand (Notificación y solicitud de pago
conforme a la sección 3121(q)) en la línea 5f. El IRS emite esta
notificación para informarle a un empleador de la cantidad de
propinas recibidas por empleados que no fueron declaradas o que
fueron declaradas de menos al empleador. El empleador no es
responsable de pagar la parte correspondiente al empleador de los
impuestos del Seguro Social y del Medicare por las propinas no
declaradas hasta que el IRS le emita una notificación y solicitud de
pago conforme a la sección 3121(q) a dicho empleador. El impuesto
adeudado pudo haber sido determinado a partir de las propinas
declaradas al IRS en el Formulario 4137, Social Security and
Medicare Tax on Unreported Tip Income (Impuestos del Seguro
Social y del Medicare sobre el ingreso de propinas no declaradas)
del empleado, u otras propinas que el IRS determinó que no fueron
declaradas al empleador después de una revisión. Para información
línea 5b (columna 1)
xꢀꢀꢀꢀ0.124
línea 5b (columna 2)
5c. Salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare.
Anote todos los salarios, propinas, compensación por enfermedad y
prestaciones suplementarias tributarias sujetas al impuesto del
Medicare. A diferencia de los salarios sujetos al Seguro Social, no
hay límite sobre la cantidad de salarios sujetos al impuesto del
Medicare.
La tasa del impuesto del Medicare es el 1.45% (0.0145) tanto
para la parte del empleador como para la parte del empleado.
Incluya todas las propinas que sus empleados le hayan declarado
durante el trimestre, aun cuando no haya podido retenerles la parte
del impuesto correspondiente a los empleados del 1.45%.
Administrativa Tributaria 2012-18).
Deposite el impuesto dentro del período de tiempo requerido que
le corresponde a su itinerario de depósitos para evitar cualquier
multa. El impuesto es tratado como acumulado por el empleador en
la parte titulada Date of Notice and Demand (Fecha de notificación y
solicitud), la cual está impresa en la notificación y solicitud de pago
conforme a la sección 3121(q). El empleador tiene que incluir esta
cantidad en la línea apropiada del formulario que corresponde a la
obligación tributaria federal (la Parte 2 del Formulario 941 para un
depositante de itinerario mensual o en el Anexo B del Formulario
941 para un depositante de itinerario bisemanal).
línea 5c (columna 1)
xꢀꢀꢀꢀ0.029
línea 5c (columna 2)
Para más información sobre las propinas, vea el apartado 6 de la
información sobre un ajuste que es posible que necesite hacer en el
Formulario 941 para la compensación por enfermedad.
6. Total de Impuestos antes de los Ajustes
Sume el total del impuesto federal sobre los ingresos de salarios,
propinas y otras remuneraciones (línea 3); el total de los impuestos
del Seguro Social y del Medicare antes de cualquier ajuste (línea
10
Instrucciones para el Formulario 941 (sp) (Rev. 03-2024)
5e); y todo impuesto adeudado de la notificación y solicitud de pago
conforme a la sección 3121(q) (línea 5f). Anote el resultado en la
línea 6.
Ajustes de trimestres anteriores. Si necesita corregir un ajuste
declarado en un Formulario 941 presentado previamente, complete
y presente el Formulario 941-X. El Formulario 941-X se utiliza para
hacer ajustes o reclamar reembolsos y se presenta por separado
del Formulario 941. Vea el apartado 13 de la Publicación 15.
7 a 9. Ajustes al Impuesto
Anote en las líneas 7 a 9 las cantidades del impuesto que resultaron
por un ajuste del trimestre actual. Use un signo de menos (si es
posible) para indicar un ajuste que reduzca el total de los impuestos
anotados en la línea 6 en vez de usar paréntesis. Esto mejora la
veracidad de los programas de computadoras (software) para
escanear que utiliza el IRS. Por ejemplo, anote “-10.59” en vez de
“(10.59)”. Sin embargo, si su programa de computadora sólo
permite el uso de los paréntesis para declarar cantidades negativas,
puede usarlos.
10. Total de Impuestos después de los Ajustes
Combine las cantidades que aparecen en las líneas 6 a 9 y anote el
resultado en la línea 10.
11. Crédito Tributario sobre la Nómina de
Pequeños Negocios Calificados por Aumentar
las Actividades Investigativas
Anote la cantidad del crédito de la línea 12 del Formulario 8974 o, si
corresponde, de la línea 17.
Ajustes del trimestre actual. En ciertos casos, tendrá que ajustar
las cantidades declaradas como impuestos del Seguro Social y del
Medicare en la columna 2 de las líneas 5a a 5d para calcular su
obligación tributaria correcta en el Formulario 941 para este
trimestre. Vea el apartado 13 de la Publicación 15.
7. Ajustes por fracciones de centavos del trimestre actual.
Anote los ajustes por fracciones de centavos (debido al redondeo
de las cifras) que tienen que ver con la parte correspondiente al
empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare
retenidos. La parte correspondiente al empleado de las cantidades
indicadas en la columna 2 de las líneas 5a a 5d puede diferir un
poco de las cantidades realmente retenidas de los pagos de sus
empleados debido al redondeo de los impuestos del Seguro Social
y del Medicare que ocurrió al aplicar las tasas estatutarias. Este
ajuste puede ser un ajuste positivo o negativo.
Si anota una cantidad en la línea 11, tiene que adjuntar el
Formulario 8974. La revisión de diciembre de 2023 del
!
´
PRECAUCION
Formulario 8974 indica que anote la cantidad de la línea 12
o, si corresponde, de la línea 17, en la línea 11a del Formulario 941.
En vez de eso, la cantidad de la línea 12 del Formulario 8974, o si
corresponde, la línea 17, debe ser anotada en la línea 11 del
Formulario 941.
12. Total de Impuestos después de Considerar
los Ajustes y Créditos No Reembolsables
Reste la línea 11 de la línea 10 y anote el resultado en la línea 12.
La cantidad anotada en la línea 12 no puede ser menos de cero.
8. Ajustes por compensación por enfermedad del trimestre
actual. Si su tercero pagador de compensación por enfermedad
pagada que no es su agente (por ejemplo, una compañía de
seguros) le transfiere a usted la obligación por la parte
Si la cantidad de la línea 12 es menos de $2,500 y la línea
•
12 de la declaración trimestral anterior fue menos de $2,500 y
no incurrió en una obligación de depositar $100,000 el
próximo día durante el trimestre actual. Puede pagar la cantidad
junto con el Formulario 941 o puede depositarla. Para evitar una
multa, tiene que pagar cualquier cantidad que adeuda en su
totalidad con una declaración presentada oportunamente o tiene
que depositar cualquier cantidad que adeuda antes de la fecha de
vencimiento de la declaración. Para más información sobre cómo
pagar junto con una declaración presentada a tiempo, vea las
correspondiente al empleador de los impuestos del Seguro Social y
los impuestos del Medicare, anote un ajuste negativo en la línea 8
para la parte correspondiente al empleado de los impuestos del
Seguro Social y del Medicare que fueron retenidos y depositados
por su tercero pagador de compensación por enfermedad sobre
esta compensación. Si usted es el tercero pagador de
compensación por enfermedad y transfirió la obligación por la parte
correspondiente al empleador de los impuestos del Seguro Social y
los impuestos del Medicare al empleador, anote un ajuste negativo
en la línea 8 para cualquier parte correspondiente al empleador de
estos impuestos que requieren ser pagados por el empleador. La
compensación por enfermedad tiene que incluirse en la línea 5a y la
línea 5c y, si cumple el límite superior de la retención, en la línea 5d.
Si la cantidad de la línea 12 es $2,500 o más y la línea 12 de
•
la declaración trimestral anterior fue de $2,500 o más, o si
incurrió en una obligación de depositar $100,000 el próximo
día durante el trimestre actual. Tiene que hacer los depósitos
requeridos conforme a su itinerario de depósitos. La cantidad que
aparece en la línea 12 tiene que ser igual a la “Obligación total para
el trimestre” que aparece en la línea 16 del Formulario 941 o a la
“Obligación total para el trimestre” que aparece en el Anexo B
(Formulario 941). Para más información, vea las instrucciones para
No se declara ningún ajuste en la línea 8 por compensación por
enfermedad que se paga a través de un tercero como agente del
empleador. El agente del empleador no asume ningún riesgo de
seguro y se le reembolsa en base al costo más los honorarios por el
pago de la compensación por enfermedad y cantidades similares. Si
un empleador utiliza un agente para pagar por la compensación por
enfermedad, el empleador declara los salarios en la línea 5a y la
línea 5c y, si se cumple el límite superior de la retención, en la línea
5d, a menos que el empleador tenga un acuerdo de agencia con el
tercero pagador que requiera que el tercero pagador haga el cobro,
la declaración y/o el pago o el depósito de los impuestos sobre la
nómina por compensación por enfermedad. Vea el apartado 6 de la
Publicación 15-A para más información sobre la declaración por
compensación por enfermedad.
Para más información y reglas sobre los depósitos del impuesto
anteriormente, y el apartado 11 de la Publicación 15.
Si es depositante de itinerario bisemanal, tiene que
completar el Anexo B (Formulario 941). Si no completa o
!
´
PRECAUCION
envía el Anexo B (Formulario 941), el IRS le puede imponer
multas basadas en toda la información que esté disponible.
13. Total de Depósitos para este Trimestre
9. Ajustes por propinas y por seguro de vida colectivo a
término del trimestre actual. Anote un ajuste negativo por:
Anote sus depósitos para este trimestre, incluyendo toda cantidad
pagada en exceso de un trimestre anterior que usted aplicó a esta
declaración. Incluya también en esta cantidad toda cantidad pagada
en exceso que usted aplicó proveniente de la presentación del
Formulario 941-X, Formulario 941-X (PR) o Formulario 944-X en el
trimestre actual.
La parte correspondiente al empleado de los impuestos del
•
Seguro Social y del Medicare no retenidos sobre las propinas y
La parte correspondiente al empleado de los impuestos del
•
Seguro Social y del Medicare no retenidos sobre las primas del
seguro de vida colectivo a término pagadas para sus exempleados.
Vea las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3
para más información sobre cómo declarar la parte correspondiente
al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare no
recaudados en el Formulario W-2.
14. Saldo Adeudado
Si la cantidad de la línea 12 es mayor que la cantidad de la línea 13,
anote la diferencia en la línea 14. De lo contrario, vea las
11
Instrucciones para el Formulario 941 (sp) (Rev. 03-2024)
Nunca anote una cantidad en ambas líneas 14 y 15.
si marca ambos recuadros, generalmente se le aplicará la cantidad
pagada en exceso a su próxima declaración. Independientemente
de los recuadros que usted marque o no marque en la línea 15,
podemos aplicar dicha cantidad pagada en exceso a cualquier
cuenta tributaria vencida (en mora) que aparezca en nuestros
registros bajo su EIN.
No tiene que pagar si la cantidad de la línea 14 es menos de $1.
Por lo general, tendrá un saldo adeudado únicamente si el total de
sus impuestos después de ajustes y créditos no reembolsables
(línea 12) para el trimestre actual o el trimestre anterior es menos de
$2,500 y usted no incurrió en una obligación de depositar $100,000
el próximo día durante el trimestre actual. Sin embargo, vea el
apartado 11 de la Publicación 15 para información sobre los pagos
efectuados de acuerdo a la regla de la exactitud de los depósitos.
Si la cantidad de la línea 15 es menos de $1, le enviaremos un
reembolso o se la aplicaremos a su próxima declaración de
impuestos únicamente si lo solicita por escrito.
Si se le requiere efectuar depósitos del impuesto federal, pague
la cantidad indicada en la línea 14 mediante EFT. Si no se le requirió
efectuar depósitos del impuesto federal (vea ¿Tiene que Depositar
Sus Impuestos?, anteriormente) o si usted es un depositante de
itinerario mensual que efectúa un pago de acuerdo a la regla de la
exactitud de los depósitos, puede pagar la cantidad indicada en la
línea 14 mediante EFT, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, cheque,
giro o EFW. Para más información sobre las opciones de pago por
Parte 2: Infórmenos sobre Su
Itinerario de Depósitos y Obligación
Tributaria para este Trimestre
16. Obligación Tributaria para el Trimestre
Marque uno de los recuadros en la línea 16. Siga las instrucciones
de cada recuadro para determinar si necesita anotar su obligación
tributaria mensual en el Formulario 941 o su obligación tributaria
diaria en el Anexo B (Formulario 941).
Si paga mediante EFT, tarjeta de crédito o tarjeta de débito,
presente su declaración del impuesto a la dirección en la cual se
presentan las declaraciones enviadas “Sin un pago”, indicada bajo
¿Adónde Deberá Enviar la Declaración?, anteriormente, y no
presente el Formulario 941-V, Comprobante de Pago.
Excepción de minimis (mínima). Si la cantidad de la línea 12 es
menos de $2,500 o la línea 12 de la declaración trimestral anterior
fue menos de $2,500 y usted no incurrió en una obligación de
depositar $100,000 el próximo día durante el trimestre actual,
marque el primer recuadro en la línea 16 y pase a la Parte 3.
Si paga mediante cheque o giro, hágalo a la orden de “United
States Treasury” (Tesoro de los Estados Unidos). Anote su EIN,
“Formulario 941” y el período tributario (“1er trimestre de 2024”, “2do
trimestre de 2024”, “3er trimestre de 2024” o “4to trimestre de 2024”)
en su cheque o giro. Complete el Formulario 941-V y adjúntelo al
Formulario 941.
Si la excepción de minimis (mínima) le aplica basado en el
trimestre anterior y la línea 12 del trimestre actual es
!
´
PRECAUCION
$100,000 o más, tiene que proporcionar un registro de su
responsabilidad sobre los impuestos federales. Si usted es un
depositante de itinerario mensual, complete el itinerario de
depósitos que se encuentra en la línea 16 del Formulario 941. Si
usted es un depositante de itinerario bisemanal, adjunte el Anexo B
(Formulario 941).
Si la línea 12 es $2,500 o más tanto en el Formulario 941 del
trimestre anterior como en el Formulario 941 del trimestre actual, y
ha depositado todas los impuestos cuando éstos se vencieron, el
saldo adeudado en la línea 14 debe ser cero.
Si a usted se le requiere hacer los depósitos y, en su lugar,
Depositante de itinerario mensual. Si declaró $50,000 o menos
por concepto de impuestos durante el período retroactivo, usted es
depositante de itinerario mensual a menos que le corresponda la
Regla de depositar $100,000 el próximo día que se explica en el
apartado 11 de la Publicación 15. Marque el segundo recuadro en la
línea 16 y anote su obligación tributaria para cada mes del trimestre.
Anote su obligación tributaria en el mes correspondiente en las
fechas en que pagó salarios a sus empleados, no la fecha en que la
obligación de nómina se acumuló o los depósitos se efectuaron.
Sume las cantidades para cada mes. Anote el resultado en el
recuadro Obligación total para el trimestre.
Tenga presente que su obligación tributaria total para el trimestre
tiene que ser igual al total de los impuestos indicados en la línea 12.
Si no es así, se podría considerar que sus depósitos y pagos no
fueron hechos oportunamente. No cambie su obligación tributaria
en la línea 16 por ajustes declarados en cualquier Formulario 941-X.
Usted es depositante de itinerario mensual para el año natural si
la cantidad de sus impuestos del Formulario 941 declarados para el
período retroactivo es $50,000 o menos. El período retroactivo
consta de los 4 trimestres consecutivos que terminan el 30 de junio
del año anterior. Para 2024, el período retroactivo comienza el 1 de
julio de 2022 y termina el 30 de junio de 2023. Vea el apartado 11
de la Publicación 15 para más detalles sobre las reglas de depósito.
Si presentó el Formulario 944 en 2022 o en 2023, su período
retroactivo es el año natural 2022.
paga los impuestos con el Formulario 941, puede estar
!
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PRECAUCION
anteriormente.
¿Qué pasa si usted no puede pagar en su totalidad? Si no
puede pagar la cantidad completa del impuesto que adeuda, puede
solicitar un plan de pagos a plazos por Internet. Puede solicitar un
plan de pagos a plazos por Internet si:
No puede pagar la cantidad total que aparece en la línea 14,
La cantidad total que adeuda es $25,000 o menos y
•
•
•
Usted puede pagar la obligación en su totalidad dentro de 24
meses.
Para solicitar un acuerdo de pago usando la Solicitud en Línea
Español.
Conforme a un plan de pagos a plazos, usted puede pagar la
cantidad que adeuda en plazos mensuales. Hay ciertas condiciones
que usted tiene que cumplir para establecer y mantener un plan de
pagos a plazos, tales como pagar la obligación dentro de 24 meses,
efectuar todos los depósitos requeridos y presentar oportunamente
las declaraciones de impuestos durante el acuerdo.
Si su plan de pagos a plazos se acepta, se le cobrará un cargo
administrativo y estará sujeto a multas e intereses sobre la cantidad
del impuesto que no ha sido pagado para la fecha de vencimiento
de la declaración.
Las cantidades anotadas en la línea 16 son un resumen de
15. Impuesto Pagado en Exceso
su obligación tributaria mensual y no es un resumen o
!
´
PRECAUCION
registro de los depósitos que efectuó. Si no declara
Si la cantidad de la línea 13 es mayor que la cantidad de la línea 12,
anote la diferencia en la línea 15.
correctamente sus obligaciones cuando se le requiere hacerlo o si
es depositante de itinerario bisemanal y anota sus obligaciones en
la línea 16 en lugar del Anexo B (Formulario 941), se le podría
imponer una multa “promediada” FTD. Vea Multas relacionadas
con los depósitos en el apartado 11 de la Publicación 15 para más
información.
Nunca anote una cantidad en ambas líneas 14 y 15.
Si depositó más de la cantidad correcta para el trimestre, puede
optar por que el IRS le reembolse la cantidad pagada en exceso o
que ésta se le acredite a su próxima declaración. Marque solamente
un recuadro en la línea 15. Si no marca ninguno de los recuadros, o
12
Instrucciones para el Formulario 941 (sp) (Rev. 03-2024)
Cómo declarar ajustes de las líneas 7 a 9 en la línea 16. Si
su ajuste neto para algún mes es negativo y el mismo excede su
obligación tributaria total para el mes, no anote una cantidad
negativa para el mes. En vez de hacer eso, anote “-0-” para el mes y
lleve la porción no usada del ajuste al mes siguiente.
tributario sobre la nómina de pequeños negocios calificados por
aumentar las actividades investigativas. El tercer trimestre de 2024
es el primer trimestre que comienza después de que la Compañía
Rosa presentó la declaración de impuestos sobre los ingresos
haciendo la elección del crédito tributario sobre la nómina. Por lo
tanto, el crédito tributario sobre la nómina se aplica contra la parte
de la Compañía Rosa del impuesto del Seguro Social (hasta
$250,000) y del impuesto del Medicare sobre los salarios pagados a
los empleados en el tercer trimestre de 2024. La Compañía Rosa es
un depositante de itinerario bisemanal. La Compañía Rosa
completa el Anexo B (Formulario 941) reduciendo la cantidad de la
obligación tributaria anotada para el primer pago de nómina en el
tercer trimestre de 2024 que incluye los salarios sujetos al impuesto
del Seguro Social por el menor de (1) su parte del impuesto del
Seguro Social (hasta $250,000) sobre los salarios o (2) el crédito
tributario sobre la nómina disponible. Si el crédito tributario sobre la
nómina elegido es más que la parte de la Compañía Rosa del
impuesto del Seguro Social en el primer pago de nómina del
trimestre, el crédito tributario sobre la nómina en exceso se
trasladaría a los pagos de nómina en el tercer trimestre hasta que
sea utilizado contra los $250,000 de la parte de la Compañía Rosa
del impuesto del Seguro Social para el trimestre. Si la cantidad del
crédito tributario sobre la nómina excede la parte correspondiente
de la Compañía Rosa del impuesto del Seguro Social (hasta
$250,000) sobre los salarios pagados a sus empleados en el tercer
trimestre, cualquier crédito restante se usa contra la parte
Depositante de itinerario bisemanal. Si declaró más de $50,000
por concepto de impuestos para el período retroactivo, usted es
depositante de itinerario bisemanal. Marque el tercer recuadro en la
línea 16.
Tiene que completar el Anexo B (Formulario 941) y adjuntarlo al
presentar el Formulario 941. No presente el Anexo B (Formulario
941) con su Formulario 941 si es depositante de itinerario mensual.
No cambie su obligación tributaria en el Anexo B (Formulario
941) por ajustes declarados en cualquier Formulario 941-X.
Ajuste de la obligación tributaria para el crédito tributario so-
bre la nómina de pequeños negocios calificados por aumentar
las actividades investigativas (línea 11). Los depositantes de
itinerario mensual y los depositantes de itinerario bisemanal tienen
que tomar en cuenta el crédito tributario sobre la nómina de
pequeños negocios calificados por aumentar las actividades
investigativas (línea 11) cuando declaren su obligación tributaria en
la línea 16 o en el Anexo B (Formulario 941). La obligación tributaria
total para el trimestre tiene que ser igual a la cantidad declarada en
la línea 12. Si no toma en cuenta el crédito tributario sobre la nómina
de pequeños negocios calificados por aumentar las actividades
investigativas en la línea 16 o en el Anexo B (Formulario 941), podrá
causar que la línea 16 o el Anexo B (Formulario 941) se declare más
que el total de la obligación tributaria declarada en la línea 12. No
reduzca su obligación tributaria mensual declarada en la línea 16 ni
su obligación tributaria diaria declarada en el Anexo B (Formulario
941) a una cantidad menor que cero.
correspondiente de la Compañía Rosa del impuesto del Medicare
para el primer pago de nómina del trimestre y luego el exceso del
crédito tributario sobre la nómina se trasladaría a los pagos sobre la
nómina sucesivos en el tercer trimestre hasta que se utilice contra la
parte correspondiente de la Compañía Rosa del impuesto del
Medicare para el trimestre. Si la Compañía Rosa todavía tiene un
crédito restante después de haber reducido su parte
correspondiente del impuesto del Seguro Social (hasta $250,000) y
del impuesto del Medicare para el tercer trimestre, la cantidad
restante se tratará como un crédito tributario sobre la nómina contra
la parte correspondiente del impuesto del Seguro Social ($250,000)
y del impuesto del Medicare por los salarios pagados en el cuarto
trimestre. Si la cantidad restante del crédito tributario sobre la
nómina excedió la parte correspondiente a la Compañía Rosa del
impuesto del Seguro Social (hasta $250,000) y del impuesto del
Medicare sobre los salarios pagados en el cuarto trimestre, ésta
podría ser trasladada y ser tratada como un crédito tributario sobre
la nómina para el primer trimestre de 2025.
A partir del primer trimestre de 2023, el crédito tributario sobre la
nómina de pequeños negocios calificados por aumentar las
actividades investigativas se usa primero para reducir la parte
correspondiente del empleador del impuesto del Seguro Social
(hasta $250,000) para el trimestre y cualquier crédito restante se
usa entonces para reducir la parte correspondiente del empleador
del impuesto del Medicare para el trimestre hasta que alcance cero.
Para completar la línea 16 o el Anexo B (Formulario 941), tome en
cuenta el crédito tributario sobre la nómina contra los impuestos del
Seguro Social correspondiente al empleador comenzando con el
primer pago de nómina para el trimestre que incluye los pagos de
salarios a sus empleados sujetos a los impuestos del Seguro Social
hasta utilizar el máximo de $250,000 del crédito contra la parte
correspondiente al empleador del impuesto del Seguro Social y,
luego, tome en cuenta la cantidad restante de cualquier crédito
tributario sobre la nómina contra la obligación de la parte
Parte 3: Infórmenos sobre Su
Negocio
En la Parte 3, conteste sólo aquellas preguntas que le correspondan
a su negocio. Si alguna pregunta no le corresponde, déjela en
blanco y pase a la Parte 4.
correspondiente al empleador del impuesto del Medicare
comenzando con el primer pago de nómina para el trimestre que
incluye los pagos de salarios sujetos a los impuestos del Medicare a
sus empleados. De acuerdo con las entradas en la línea 16 o en el
Anexo B (Formulario 941), el crédito tributario sobre la nómina se
debe tener en cuenta al hacer los depósitos de los impuestos sobre
la nómina. Si permanece algún crédito tributario sobre la nómina al
final del trimestre que no se ha utilizado completamente porque
excede de $250,000 de la parte correspondiente al empleador del
impuesto del Seguro Social y la parte correspondiente al empleador
del impuesto del Medicare para el trimestre, el crédito en exceso
puede ser transferido al siguiente trimestre y permitido como un
crédito tributario sobre la nómina para el siguiente trimestre. El
crédito tributario sobre la nómina no se puede utilizar como un
crédito contra la retención del impuesto sobre los ingresos, la parte
correspondiente al empleado del impuesto del Seguro Social o la
parte correspondiente al empleado del impuesto del Medicare.
Además, el crédito tributario sobre la nómina restante no puede
aplicarse a años anteriores ni tomarse como un crédito contra
salarios pagados de trimestres anteriores.
17. Si se Ha Cerrado Su Negocio...
Si cierra su negocio permanentemente o si ha dejado de pagar
salarios, tiene que presentar una declaración final. Para informarle al
IRS que un Formulario 941 es su declaración final, marque el
recuadro de la línea 17 y anote la última fecha en la que pagó
salarios en el espacio provisto. Para requisitos adicionales de la
presentación, incluyendo información sobre cómo adjuntar una
declaración escrita a su declaración final, vea Si se Cierra Su
Negocio, anteriormente.
18. Si Es Empleador Estacional...
Si contrata a empleados estacionales —por ejemplo, sólo para el
verano o el invierno— marque el recuadro de la línea 18. El marcar
el recuadro le indica al IRS que no debe esperar recibir cuatro
Formularios 941 de usted durante el año porque no ha pagado
salarios con regularidad.
Ejemplo. La Compañía Rosa es un empleador con un año
natural tributario que presentó oportunamente su declaración de
impuestos sobre los ingresos de 2023 el 15 de abril de 2024. La
Compañía Rosa eligió tomar en el Formulario 6765 el crédito
Por lo general, no le solicitaremos información sobre
declaraciones no presentadas si al menos una declaración sujeta a
impuestos se presenta cada año. Sin embargo, tiene que marcar el
13
Instrucciones para el Formulario 941 (sp) (Rev. 03-2024)
recuadro de la línea 18 en cada Formulario 941 que presente. De lo
contrario, el IRS esperará que se presente una declaración para
cada trimestre.
funcionario responsable y debidamente autorizado que tenga
conocimiento de todas las operaciones y asuntos de la entidad.
• Compañía de responsabilidad limitada (LLC) de un solo so-
cio que se trata como una entidad no considerada como sepa-
rada de su dueño (disregarded entity) para propósitos de los
impuestos federales sobre los ingresos: El dueño de la
compañía de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en
inglés) u otro funcionario principal que esté debidamente autorizado
a firmar en nombre de dicha entidad.
Además, al completar el Formulario 941, asegúrese de marcar el
recuadro de la parte superior de la declaración que corresponde al
trimestre en que declara salarios.
Parte 4: ¿Podemos Comunicarnos
con Su Tercero Autorizado?
Si desea autorizar a algún empleado suyo, a un preparador de
impuestos remunerado o a otro individuo para que éste hable con el
IRS sobre su Formulario 941, marque el recuadro “Sí” en la Parte 4.
Anote el nombre, el número de teléfono y los cinco dígitos del
número de identificación personal (PIN, por sus siglas en inglés) del
individuo específico con quien podamos hablar —no el nombre de la
empresa que preparó su declaración de impuestos. La persona
designada puede escoger cualesquier cinco dígitos para su PIN.
• Fideicomiso o caudal hereditario: El fiduciario.
El Formulario 941 puede ser firmado por un agente debidamente
autorizado para representar al contribuyente si se ha presentado un
poder legal válido ante el IRS.
Método alternativo de firma. Los ejecutivos de la sociedad
anónima o agentes debidamente autorizados pueden firmar el
Formulario 941 por medio de un sello de goma, aparato mecánico o
programa de computadora (software). Para más detalles y la
documentación requerida, vea el Revenue Procedure 2005-39
(Procedimiento Administrativo Tributario 2005-39) que se encuentra
en la página 82 del Internal Revenue Bulletin 2005-28 (Boletín de
Impuestos Internos 2005-28), disponible en IRS.gov/irb/
Al marcar el recuadro “Sí”, usted autoriza al IRS para que hable
con el tercero designado a fin de hacerle preguntas que surjan al
tramitar su declaración de impuestos. Además, le permite a la
persona designada que haga todo lo siguiente:
Facilitarnos toda información no incluida en su declaración.
Llamarnos para obtener información relacionada con la
•
Para Uso Exclusivo del Preparador Remunerado
•
tramitación de su declaración.
•
Un preparador remunerado tiene que firmar el Formulario 941 y
proveer la información solicitada en la sección titulada Para Uso
Exclusivo del Preparador Remunerado en la Parte 5 si le pagó al
preparador por haber preparado el Formulario 941 y dicho
preparador no es empleado de la entidad que presenta la
declaración. Los preparadores remunerados tienen que firmar las
declaraciones de papel de su puño y letra. El preparador tiene que
entregarle una copia adicional de la declaración además de la
declaración que en sí será presentada ante el IRS.
Responder a ciertas notificaciones del IRS que usted haya
compartido con su tercero designado relacionadas con errores
matemáticos y con la preparación de su declaración. El IRS no le
enviará notificaciones a su tercero designado.
Usted no le autoriza a su tercero designado a obligarle a ningún
compromiso (por ejemplo, a pagar una obligación tributaria
adicional), ni de otra manera representarlo a usted ante el IRS. Si
desea ampliar la autorización de su tercero designado, vea la
Publicación 947, Cómo Ejercer ante el Servicio de Impuestos
Internos (IRS) y el Poder Legal.
Si usted es preparador remunerado, anote su número de
identificación tributaria del preparador remunerado (PTIN, por sus
siglas en inglés) en el espacio provisto. Incluya su dirección
completa. Si trabaja para una firma o una empresa, anote el nombre
y el EIN de la empresa. Puede solicitar un PTIN por Internet o
presentando el Formulario W-12. Para obtener más información
No puede usar su PTIN en lugar del EIN de la empresa que prepara
la declaración.
La autorización para un tercero designado vencerá
automáticamente en 1 año a partir de la fecha de vencimiento (sin
tener en cuenta las prórrogas) para presentar su Formulario 941. Si
usted o su tercero designado desea dar por finalizada la
autorización, escriba a la oficina del IRS que provee servicio al área
en donde usted está ubicado usando la dirección donde se envían
las declaraciones “Sin un pago”, indicada bajo ¿Adónde Deberá
Enviar la Declaración?, anteriormente.
Por lo general, no complete esta sección si está preparando la
declaración en su calidad de agente declarante y tiene un
Formulario 8655 vigente y archivado con el IRS. Sin embargo, un
agente declarante tiene que completar esta sección si dicho agente
ofreció asesoría legal; por ejemplo, aconsejarle al cliente sobre
cómo determinar si los trabajadores son empleados o contratistas
independientes para propósitos de los impuestos federales.
Parte 5: Firme Aquí
(Funciones Aprobadas)
Complete toda la información y firme el Formulario 941. Las
siguientes personas están autorizadas a firmar la declaración,
según cada clase de entidad comercial.
Cómo Obtener Formularios,
Instrucciones y Publicaciones del IRS
Puede ver, descargar o imprimir la mayoría de los
formularios, instrucciones y publicaciones que pueda
recibir los formularios por correo. El IRS tramitará su orden para
formularios y publicaciones lo más pronto posible. No vuelva a
enviar solicitudes que ya nos haya enviado. Puede obtener
formularios y publicaciones más rápido en línea.
• Empresa de un sólo dueño: El individuo que posee el negocio
(el propietario o dueño).
• Sociedad anónima (incluyendo una compañía de responsa-
bilidad limitada (LLC) que se trata como una sociedad anóni-
ma): El presidente, vicepresidente u otro funcionario principal que
esté debidamente autorizado para firmar en nombre de dicha
sociedad anónima.
• Sociedad colectiva (incluyendo una compañía de responsa-
bilidad limitada (LLC) que se trata como una sociedad colecti-
va) u otra empresa no incorporada: Un socio, un miembro u otro
14
Instrucciones para el Formulario 941 (sp) (Rev. 03-2024)
El Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Información y la Ley de
Reducción de Trámites
mayoría de los empleadores experimentan una carga inferior a la
carga de tiempo promedio, con una carga que varía
Solicitamos la información requerida en estos formularios para
cumplir con las leyes que regulan la recaudación de los impuestos
de los Estados Unidos. A usted se le requiere a facilitar la
información solicitada. La necesitamos para asegurarnos de que
está cumpliendo con estas leyes y para permitirnos calcular y
recaudar la cantidad correcta de impuestos. La sección 6011
requiere que usted proporcione la información solicitada si le
corresponde el impuesto. La sección 6109 requiere que usted
provea su número de identificación. Usted no está obligado a
facilitar la información solicitada en un formulario de impuesto sujeto
a la Paperwork Reduction Act (Ley de Reducción de Trámites), a
menos que el mismo muestre un número de control válido de la
Office of Management and Budget (Oficina de Administración y
Presupuesto u OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o registros
relacionados con un formulario o sus instrucciones tendrán que ser
conservados mientras su contenido pueda ser utilizado en la
aplicación de toda ley de impuestos internos. Por lo general, las
declaraciones de impuestos y toda información pertinente son
confidenciales, tal como lo requiere la sección 6103. Sin embargo,
la sección 6103 permite, o requiere, que el IRS divulgue o provea la
información contenida en su declaración de impuestos a ciertas
personas, tal como se estipula en el Código. Por ejemplo, podemos
divulgar su información tributaria al Departamento de Justicia para
casos de litigio civil y penal y a las ciudades, estados, el Distrito de
Columbia y a los estados libres asociados con los Estados Unidos o
territorios estadounidenses a fin de ayudarlos a aplicar sus leyes
tributarias respectivas. Podemos también divulgar dicha información
a otros países conforme a lo estipulado en un tratado tributario, a
agencias del gobierno federal y estatal para hacer cumplir las leyes
penales federales no tributarias o a agencias federales encargadas
de hacer cumplir la ley y a agencias de inteligencia para combatir el
terrorismo.
considerablemente por el número de Formularios W-2 que presenta
el empleador. Por ejemplo, la carga de tiempo promedio estimada
para un empleador que emite cuatro Formularios W-2 es de 63
horas (15.8 horas x 4) y $2,304 ($576 x 4). La carga promedia
estimada para un empleador grande que emite 2,000 Formularios
W-2 es 800 horas (2,000 x 0.4) y $28,000 (2,000 x $14).
Estimado Promedio de Carga de Tiempo Anual
Tiempo Mantener Tiempo
Todo el Gastos
Total de
Carga de
Tiempo
Monetiza-
da*
Total
los
Invertido
en
Resto
del
de
(horas) Registros
Bolsillo
(horas) Actividad Tiempo
es de
W-2
(horas)
(horas)
Declarantes
con el
65
57
24
19
16
4
4
6
3
42
35
18
$2,710
$935
$4,799
$1,955
$619
Formulario 941
Declarantes
con el
Formulario 943
Declarantes
con el
Formulario 944
$368
* Total de carga de tiempo monetizada = Horas monetizadas + Gastos de bolsillo.
Carga de Tiempo Promedio Anual por Empleado
por el Número de Empleados (Recuento de
Formularios
W-2)
Número de Empleados
Tiempo Total
(horas)
Gastos de Bolsillo Total de Carga
de Tiempo
Monetizada*
Todos
1 a 5
6 a 10
11 a 25
26 a 50
51 a 100
101 a 250
251 a 500
501 a 1,000
Más de 1,000
10.7
15.8
5.9
4.4
3.5
2.7
1.8
1.3
0.8
$404
$576
$264
$190
$126
$97
$90
$70
$48
$14
$700
$998
$444
$327
$237
$185
$159
$119
$79
Estimados de carga del contribuyente. Estos estimados
incluyen a los formularios en la serie del Formulario 941, incluyendo
los anexos; Formularios CT-1, CT-2, SS-8, W-2, W-3, 940, 945,
2032, 2678, 8027, 8027-T, 8453-EMP, 8850, 8879-EMP, 8922, 8952
y 8974, y sus anexos; y todos los formularios que los empleadores
adjuntan a las declaraciones de impuestos relacionadas con el
empleo y los comprobantes de salarios para los empleados
correspondientes.
La siguiente tabla muestra estimados de carga basados en los
requisitos legales vigentes a partir del 15 de abril de 2023 para los
empleadores que presentan formularios de declaración de
impuestos sobre la nómina y formularios de declaración de salarios.
El tiempo invertido y los gastos de bolsillo se presentan por
separado. La carga de tiempo es el tiempo dedicado a cumplir con
las responsabilidades de presentación de declaraciones de
informes del empleador que incluyen mantenimiento de registros,
preparación y presentación de formularios y preparación y
suministro de comprobantes de salarios a empleados. Los gastos
de bolsillo (“dinero”) incluyen todo costo incurrido para cumplir con
las responsabilidades de la declaración de informes del empleador.
La cantidad de los impuestos pagados no se incluye en la carga de
declaración.
0.4
$28
Declarantes con el
Formulario 941
10.5
$408
$705
Declarantes con el
Formulario 943
Declarantes con el
Formulario 944
19.2
12
$269
$198
$562
$334
* Total de carga de tiempo monetizada = Horas monetizadas + Gastos de bolsillo.
Comentarios. Si tiene comentarios acerca de la exactitud de
estos estimados de tiempo o sugerencias que ayuden a que este
formulario sea más sencillo, comuníquese con nosotros. Nos puede
puede enviar sus comentarios al Internal Revenue Service, Tax
Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave, NW,
IR-6526, Washington, DC 20224. No envié el Formulario 941 a esta
dirección. En vez de eso, vea ¿Adónde Deberá Enviar la
Declaración?, anteriormente.
La carga de tiempo y dinero que se informa a continuación
incluye todos los formularios y anexos asociados, en todos los
métodos de preparación para las declaraciones de impuestos e
informes del empleador. Son promedios nacionales y no reflejan
necesariamente una carga de información del empleador “típica”. La
15
Instrucciones para el Formulario 941 (sp) (Rev. 03-2024)