Form W-3 Instruction (เวอร์ชัน Puerto Rico)
คําสั่งสําหรับ Form W-3 (PR), Transmital of Wage and continuations (เวอร์ชัน)
วิ. 2024
แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง
- Form W-3 (เวอร์ชันปี ค.ศ - Transmitial of With Holding Enternation (เวอร์ชัน)
Department of the Treasury
Internal Revenue Service
2024
Instrucciones para el
Formulario W-3 (PR)
(Instructions for Form W-3
(PR))
Transmisión de Comprobantes de Retención
(Transmittal of Withholding Statements)
Las secciones a las cuales se hace referencia abajo corresponden
al Código Federal de Impuestos Internos a menos que se indique de
otra manera.
ha incluido en la Publicación 15 de 2024. Las Publicaciones 51, 80 y
179 no estarán disponibles después de 2023. La Publicación 15
(sp), Guía Tributaria para Empleadores, es la nueva publicación en
español disponible para empleadores que prefieren español, ya sea
que se encuentren en los Estados Unidos o en cualquiera de los
territorios.
Formulario 941-SS. Comenzando en el primer trimestre de
2024, el Formulario 941-SS, Employer’s QUARTERLY Federal Tax
Return (American Samoa, Guam, the Commonwealth of Northern
Mariana Islands, and the U.S. Virgin Islands) (Declaración del
impuesto federal trimestral del empleador (la Samoa
Acontecimientos Futuros
Para obtener la información más reciente sobre los acontecimientos
relacionados con el Formulario W-3 (PR) y sus instrucciones, como
legislación promulgada después de que dichos documentos se
Formularios, instrucciones y publicaciones en español. Para
descargar, ver o imprimir formularios, instrucciones y publicaciones
Estadounidense, Guam, la Mancomunidad de las Islas Marianas del
Norte y las Islas Vírgenes Estadounidenses)), ya no estará
disponible. Los empleadores en los territorios que presentaban el
Formulario 941-SS tienen que presentar el Formulario 941, el cual
ha sido adaptado para su uso. Cualquier empleador que prefiera el
Formulario 941 y sus instrucciones en español, esté localizado en
los Estados Unidos o en cualquiera de sus territorios, puede
presentar un nuevo Formulario 941 (sp) en español.
Qué Hay de Nuevo
Presentación electrónica de declaración. La Taxpayer First Act
of 2019 (Ley de Contribuyente Primero de 2019), promulgada el 1
de julio de 2019, autorizó al Departamento del Tesoro y al Servicio
de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés), a emitir
reglamentos que disminuyen el límite de declaraciones presentadas
electrónicamente. La Treasury Decision 9972 (Decisión Tributaria
9972), publicada el 23 de febrero de 2023, enmendó los
Cambios en la MSRRA. La sección 18 de la Veterans Auto and
Education Improvement Act of 2022 (P.L. 117-333) (Ley de Mejoras
de Automóviles y Educación para Veteranos de 2022 (Ley Pública
117-333)), promulgada el 5 de enero de 2023, cambió las reglas de
residencia para propósitos tributarios para cónyuges de un miembro
de las Fuerzas Armadas. Los cónyuges (cónyuges civiles) de un
miembro de las Fuerzas Armadas ya no necesitan haber tenido la
misma residencia tributaria que el miembro de las Fuerzas Armadas
antes de trasladarse con el fin de mantener su residencia anterior.
Además, para cualquier año tributario en que el matrimonio esté en
vigor, miembros de las Fuerzas Armadas y sus cónyuges civiles
pueden elegir usar la residencia del miembro de las Fuerzas
Armadas, la residencia del cónyuge civil o del puesto permanente
donde prestará servicio el miembro de las Fuerzas Armadas,
independientemente de la fecha en que el matrimonio entre el
cónyuge y el miembro de las Fuerzas Armadas ocurrió. Acceda a
Residencia para Cónyuges de Militares o MSRRA, por sus siglas en
inglés) para más información.
reglamentos de la sección 301.6011-2 para cambiar las reglas de
presentación electrónica para ciertas declaraciones informativas,
incluyendo los Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR.
Requisitos para los Formularios 499R-2/W-2PR. Los
reglamentos bajaron el límite para presentar electrónicamente
ciertas declaraciones informativas a 10, incluyendo los Formularios
499R-2/W-2PR. Para determinar si usted tiene que presentar sus
declaraciones informativas electrónicamente, sume el número de
declaraciones informativas y el número de Formularios 499R-2/
W-2PR que tiene que presentar en un año natural. Si el total es al
menos 10 declaraciones informativas, usted tiene que presentarlas
todas electrónicamente. El nuevo umbral de presentación se hizo
efectivo para declaraciones informativas que se requieren presentar
en años naturales que comienzan en 2024 (Formularios 499R-2/
W-2PR del año tributario 2023).
Las declaraciones informativas corregidas se tratan por
separado (vea más adelante) y no se incluyen al calcular el número
de declaraciones informativas descritas anteriormente.
Formulario W-3C (PR) se ha actualizado. El Formulario W-3C
(PR) actualizado se publicó el 16 de agosto de 2023. Este
formulario tiene la fecha de revisión (Rev. 8-2023) a mano derecha
del W-3C (PR) en negrilla. Se hicieron actualizaciones editoriales
para alinear el formulario de corrección con el Formulario W-3 (PR)
actual.
Cambios en formularios y publicaciones para 2024. Ciertos
cambios en formularios y publicaciones para 2024 se han
incorporado en estas instrucciones según se explica a continuación.
Publicaciones 51, 80 y 179. Información específica a la
Publicación 51, Agricultural Employer’s Tax Guide (Guía tributaria
para empleadores agropecuarios); la Publicación 80, Federal Tax
Guide for Employers in the U.S. Virgin Islands, Guam, American
Samoa, and the Commonwealth of the Northern Mariana Islands
(Guía tributaria federal para empleadores en las Islas Vírgenes
Estadounidenses, Guam, la Samoa Estadounidense y la
Servicios para empresas por Internet (BSO) se han actualiza-
do. Se requieren niveles adicionales de seguridad para tener
acceso a los servicios para empresas por Internet (BSO, por sus
siglas en inglés). Si no ha actualizado sus credenciales desde el 25
de marzo de 2023, tendrá que actualizar sus credenciales lo antes
posible para evitar cualquier demora en la presentación electrónica
de sus Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR. No podrá
usar los servicios provistos por el BSO sin tener las nuevas
Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte); y la Publicación
179, Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños, se
credenciales y la autenticación para su cuenta. Los nuevos usuarios
Feb 20, 2024
Cat. No. 26400E
y actuales deben permitir por lo menos 2 semanas para completar el
proceso de registro. Para más información, acceda a la página web
de la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en
A menos que se indique de otro modo, las referencias al
impuesto del Medicare incluyen el Impuesto Adicional del Medicare.
Servicios para empresas por Internet (BSO).
PRECAUCIÓN: Servicios para empresas por Internet (BSO) se
han actualizado. Se requieren niveles adicionales de seguridad
para tener acceso a los servicios para empresas por Internet (BSO,
por sus siglas en inglés). Si no ha actualizado sus credenciales
desde el 25 de marzo de 2023, tendrá que actualizar sus
credenciales lo antes posible para evitar cualquier demora en la
presentación electrónica de sus Formularios 499R-2/W-2PR y
499R-2c/W-2cPR. No podrá usar los servicios provistos por el BSO
sin tener las nuevas credenciales y la autenticación para su cuenta.
Los usuarios nuevos y actuales deben permitir por lo menos 2
semanas para completar el proceso de registro. Para más
Alivio tributario por desastres. Se le está proveyendo alivio
tributario a personas que han sido afectadas por desastres
recientes. Si desea más información sobre el alivio tributario que
Español.
Recordatorios
Fecha de vencimiento para presentar ante la SSA. La fecha de
vencimiento para presentar los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3
(PR) ante la SSA correspondientes al año tributario 2024, es el 31
de enero de 2025, sin tomar en cuenta si usted presenta su
formulario en papel o electrónicamente.
La SSA ha mejorado su página web del BSO para facilitar la
navegación de la página y el proceso de inscripción. Use los
formularios interactivos en línea de la página web del BSO para
completar, guardar y presentar los Formularios 499R-2/W-2PR y
499R-2c/W-2cPR electrónicamente ante la SSA. El BSO le permite
la presentación de estos formularios con los gobiernos estatales o
locales para distribuir a sus empleados y para guardar en sus
registros. El BSO genera el Formulario W-3 (PR) automáticamente
según la información que tenga en sus Formularios 499R-2/W-2PR.
Además, puede usar el BSO para subir registros de salarios a la
SSA, verificar el estado de informes de salarios que se han
presentado previamente y tomar ventaja de otros servicios
convenientes disponibles a empleadores y negocios. Visite la
página de la SSA, Business Services Online Tutorial (Servicios para
empresas por Internet: Instrucciones e información para
Informes de salarios denegados por la SSA. La SSA denegará
los informes electrónicos y en papel del Formulario 499R-2/W-2PR
bajo las siguientes circunstancias:
El total de salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare
•
es menor que el total de los salarios y propinas sujetos al impuesto
del Seguro Social;
El impuesto del Seguro Social es mayor que cero; pero hay cero
•
salarios y propinas sujetos al impuesto del Seguro Social; y
El impuesto del Medicare es mayor que cero; pero hay un total de
•
cero salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare.
Además, los informes electrónicos y en papel de los Formularios
499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR correspondientes a
empleadores domésticos se denegarán bajo las siguientes
circunstancias:
más información en español sobre cómo usar el BSO para así
ahorrarle tiempo a su organización. Además, aquí encontrará
formularios y publicaciones que se usan para informar los salarios,
información sobre cómo verificar los números de Seguro Social en
línea, cómo comunicarse con un representante de servicios al
empleador de la SSA y más.
El total de salarios y propinas sujetos al impuesto del Seguro
•
Social es menor que las ganancias mínimas anuales sujetas a la
retención de los impuestos del Seguro Social y del Medicare para
un empleado doméstico y
Los salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare son
•
menores que las ganancias mínimas anuales sujetas a la retención
de los impuestos del Seguro Social y del Medicare para un
empleado doméstico.
Puede ver cómo funciona el BSO viendo las guías
Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en un
informe de salarios, un mensaje de error alertará al remitente para
que corrija el informe. Si las condiciones descritas anteriormente se
encuentran en un informe de salarios en papel, la SSA le notificará
por correo electrónico o por correo postal sobre la denegación del
informe a la persona que presentó dicho informe. Se le pedirá al
empleador que corrija el informe y lo envíe nuevamente a la SSA.
CONSEJO
disponibles en Internet. Acceda a SSA.gov/espanol/bso/
Cómo usar..., seleccione la guía que desee ver.
Pagos de indemnización por despido. Los pagos de
indemnización por despido son salarios que están sujetos a los
impuestos del Seguro Social y del Medicare. Tal como se indica en
el apartado 15, Reglas Especiales para Varias Clases de
Servicios y de Pagos, de la Publicación 15, los pagos de
indemnización por despido también están sujetos al impuesto
conforme a la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal de
Contribución para el Desempleo o FUTA, por sus siglas en inglés).
Nota: No escriba “corrected” (corregido) ni “amended”
(enmendado) en ninguno de los informes presentados de nuevo.
Si es empleador de empleados domésticos, vea la Publicación
926, Household Employer’s Tax Guide (Guía tributaria para
empleadores de empleados domésticos).
Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA). Puede ser
que se le requiera informar salarios e impuestos en un formulario
distinto al formulario que normalmente utiliza si el empleado reclama
residencia o domicilio conforme a la MSRRA en una jurisdicción
distinta en uno de los 50 estados, el Distrito de Columbia, la Samoa
Estadounidense, la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte,
Guam, Puerto Rico o las Islas Vírgenes Estadounidenses.
La MSRRA le provee la oportunidad al cónyuge que no es
miembro de las Fuerzas Armadas (cónyuge civil) de un miembro de
las Fuerzas Armadas que presta servicio activo, de conservar su
residencia o domicilio previo para propósitos tributarios (domicilio
tributario) cuando acompaña a su cónyuge militar, el cual se está
trasladando conforme a nuevas órdenes militares, a un nuevo local
donde prestará servicios militares en uno de los 50 estados, el
Distrito de Columbia o un territorio estadounidense.
Impuesto Adicional del Medicare. Además de retener el
impuesto del Medicare del 1.45%, un empleador está requerido a
retener un 0.9% del Impuesto Adicional del Medicare en los salarios
o compensación conforme a la Federal Insurance Contributions Act
(Ley de la Contribución Federal al Seguro Social o FICA, por sus
siglas en inglés) pagados a un empleado en exceso de $200,000 en
un año natural. Se le requiere al empleador comenzar a retener el
Impuesto Adicional del Medicare en el período de paga en el cual le
paga salarios o compensación en exceso de $200,000 a un
empleado y continuar reteniendo dicho impuesto hasta el fin del año
natural. El Impuesto Adicional del Medicare se le impone
únicamente al empleado. No hay porción correspondiente al
empleador del Impuesto Adicional del Medicare. Todo salario o
compensación sujeto al Impuesto del Medicare está sujeto a la
retención del Impuesto Adicional del Medicare si es pagado en
exceso del límite de retención de $200,000.
Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero
reclama propiamente domicilio tributario en uno de los 50 estados
conforme a la MSRRA, sus ingresos por prestar servicios no serían
considerados como ingresos sujetos a impuesto para propósitos de
las tributaciones puertorriqueñas. Los impuestos federales sobre los
Para más información sobre el Impuesto Adicional del Medicare,
2
Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR)
ingresos deben ser retenidos y enviados al IRS. Los impuestos
estatales y locales sobre los ingresos pueden tener que retenerse y
ser enviados a las autoridades estatales y locales pertinentes.
Consulte con las autoridades tributarias estatales, locales o
territoriales estadounidenses en relación con sus obligaciones
retentivas conforme a la MSRRA.
Sin embargo, para cualquier año tributario en que el matrimonio
esté en vigor, el miembro de las Fuerzas Armadas y el cónyuge civil
pueden elegir usar la residencia del miembro de las Fuerzas
Armadas, la residencia del cónyuge civil o del puesto permanente
donde prestará servicio el miembro de las Fuerzas Armadas para
própositos tributarios, independientemente de la fecha en que el
matrimonio entre el cónyuge y el miembro de las Fuerzas Armadas
ocurrió.
Descargar (bajar), ver y pedir formularios, instrucciones y
•
publicaciones tributarias;
Buscar información en línea para sus preguntas sobre impuestos;
Ver respuestas sobre preguntas tributarias que se hacen con
•
•
frecuencia;
Hacer búsquedas de publicaciones por tema o por palabra clave;
•
•
Ver los Internal Revenue Bulletins (Boletines de Impuestos
Internos) que se han publicado en años recientes;
Inscribirse para recibir noticias locales y nacionales sobre
•
impuestos por medio de correo electrónico; y
Ver Temas Tributarios que le proveerán información sobre los
•
impuestos sobre la nómina y otra información tributaria para los
residentes de Puerto Rico. Si desea información sobre estos temas,
de la serie “900”, los cuales proveen información para residentes de
Puerto Rico.
En el ejemplo proporcionado anteriormente, al cónyuge se le
permitiría elegir usar la misma residencia que el miembro de las
Fuerzas Armadas o el puesto permanente donde prestará servicio el
miembro de las Fuerzas Armadas.
No puede presentar Formularios W-3 (PR) que imprima de
IRS.gov ante la SSA. La SSA acepta solamente informes
!
´
PRECAUCION
presentados electrónicamente y las versiones oficiales en
Información sobre las obligaciones tributarias estatales para
empleadores. Si es un empleador de Puerto Rico, comuníquese
con el Departamento de Hacienda de Puerto Rico enviando un
mensaje a través de su cuenta en el Sistema Unificado de Rentas
Internas (SURI) o llamando al 787-622-0123 y marcando la opción
5. Puede enviar correspondencia a:
tinta roja (o versiones sustitutivas aprobadas) del Formulario W-3
(PR). Si desea información sobre la presentación electrónica, vea
En persona. Puede hacer cita para visitar nuestros Centros de
Asistencia al Contribuyente (TAC, por sus siglas en inglés) ubicados
en las siguientes direcciones:
Departamento de Hacienda de Puerto Rico
P.O. Box 9024140
City View Plaza II Bldg.
48 Carr. 165 km. 1.2
San Juan, PR 00902-4140
Guaynabo, PR 00968-8000
Para localizar su Centro de Servicio del Departamento de Hacienda
Contáctenos.
DASE Building
Los Frailes Industrial Park
Ave Esmeralda Calle C #475
Guaynabo, PR 00969
¿Necesita Ayuda?
Ayuda con la presentación electrónica. Si tiene preguntas sobre
cómo inscribirse o usar el BSO, llame al 800-772-6270 (o al
800-325-0778 (para usuarios de equipo TTY)) (libre de cargos) para
hablar con un técnico de información para empleadores en la SSA.
Las horas de operación son de lunes a viernes, de 7:00 a.m. a 5:30
p.m., horario del Este. También puede escribir a
Boulevard Plaza
3 Nicanor Vázquez Suite 220
Humacao, PR 00791
Medical Emporium II 1st Floor Suite A-15
349 Avenida Hostos
employerinfo@ssa.gov para recibir asistencia. Si usted enfrenta
problemas usando cualquiera de los servicios del BSO, llame al
888-772-2970 (libre de cargos) para hablar con un operador de
sistemas en la oficina de apoyo técnico de la SSA. Para hablar con
el Employer Services Liaison Officer (Oficial de enlace de los
servicios para empleadores o ESLO, por sus siglas en inglés) para
Puerto Rico, llame al 212-264-3455 (no es un número libre de
cargos).
Mayagüez, PR 00680
Business Unit
2050 Ponce Bypass #312
Ponce, PR 00716-1921
Para hacer cita en cualquiera de las oficinas, puede llamar al
número 844-545-5640. El horario de las oficinas es de lunes a
viernes de 8:30 a.m. a 4:30 p.m.
Información del impuesto sobre la nómina. Información
detallada del impuesto sobre la nómina se encuentra en los
siguientes productos:
Publicación 15, Guía Tributaria para Empleadores;
•
Instrucciones Generales
Publicación 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide (Guía
•
tributaria suplementaria para empleadores);
Propósito del formulario. Se usa el Formulario W-3 (PR) para
transmitir Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA. Asegúrese de
completar un Formulario W-3 (PR) para el año correcto y de guardar
una copia del Formulario W-3 (PR) en sus registros.
Publicación 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits (Guía
•
tributaria para empleadores sobre las prestaciones suplementarias);
Publicación 926, Household Employer’s Tax Guide (Guía
•
tributaria para empleadores de empleados domésticos); y
El Formulario W-3 (PR) no se usa para cumplir con los requisitos
de presentación ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico.
Para más información sobre los requisitos de presentación ante el
Departamento de Hacienda de Puerto Rico, visite
Anexo H (Formulario 1040), Impuestos sobre el Empleo de
•
Empleados Domésticos (y sus instrucciones).
También puede obtener más información sobre los impuestos
sobre la nómina llamando al 800-829-4933 o accediendo a
No use estos formularios para declarar salarios sujetos a la
retención de impuestos federales sobre los ingresos. Si
!
´
Cómo Obtener Formularios y
Publicaciones
PRECAUCION
declara dicha clase de salarios, use el Formulario W-2 y el
Formulario W-3 para declarar la retención de impuestos federales
sobre los ingresos, además de cualquier otro impuesto sobre la
nómina correspondiente. Vea las General Instructions for Forms W-2
and W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3)
Internet. Puede acceder al sitio web del IRS los 7 días de la
semana, las 24 horas al día, para:
3
Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR)
para más información sobre cómo declarar ingresos sujetos a
impuestos federales sobre los ingresos.
Si envía su Formulario W-3 (PR) a
través de...
Entonces envíelo a la siguiente
dirección:
Quién tiene que presentar el Formulario W-3 (PR). Los
empleadores y otros pagadores tienen que presentar el Formulario
W-3 (PR) para transmitir Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA.
Empleador de empleados domésticos. Tiene que presentar
un Formulario W-3 (PR) aun si presenta un Formulario 499R-2/
W-2PR para un solo empleado doméstico. Marque el recuadro
“Doméstico” en el encasillado a del Formulario W-3 (PR). Para más
información, vea el Anexo H (Formulario 1040) y las instrucciones
por separado. Tiene que tener un número de identificación del
Correo regular
Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001
Correo certificado
Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0002
Un servicio de entrega privado
aprobado por el IRS
Social Security Administration
Direct Operations Center
Attn: W-2 Process
1150 E. Mountain Dr.
Wilkes-Barre, PA 18702-7997
Quién puede firmar el Formulario W-3 (PR). Un transmisor o
remitente (incluyendo una agencia de servicios, un agente
declarante, un agente pagador o un agente de desembolsos) puede
firmar el Formulario W-3 (PR) (o usar su número de identificación
personal (PIN, por sus siglas en inglés) en las presentaciones
electrónicas) en nombre del empleador o del pagador sólo si el
remitente satisface los dos siguientes puntos:
CONSEJO
entrega privados aprobados por el IRS.
No envíe efectivo, cheques, giros ni otras clases de
pagos con los Formularios 499R-2/W-2PR ni los
Formularios W-3 (PR) que envíe a la SSA. Los
!
Está autorizado a firmar conforme a un acuerdo de agencia (ya
•
´
PRECAUCION
sea verbal, por escrito o implícito) válido conforme a la ley estatal y
formularios de impuestos sobre la nómina (por ejemplo, Formularios
941, 943 o 944) y los pagos correspondientes a estos formularios se
tienen que enviar al IRS.
Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma (sólo para los
•
Formularios W-3 (PR) que se presentan en papel).
El usar un agente declarante u otro tercero proveedor de
Si tiene que presentar 10 o más Formularios 499R-2/W-2PR
servicio de nómina no exime al empleador de su
!
´
ante la SSA, tiene que presentarlos usando medios
PRECAUCION
responsabilidad de asegurar que los Formularios
!
´
PRECAUCION
499R-2/W-2PR sean distribuidos a los empleados y que los
Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR) sean presentados ante la
SSA correctamente y a tiempo.
adelante.
Cómo enviar formularios. Prepare y presente los Formularios
499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del empleado o
en orden numérico por el número de Seguro Social del empleado.
No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3 (PR) al (a los)
Formulario(s) 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera los formularios
499R-2/W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios.
Envíelos a la SSA en un sobre estándar. Si presenta más de una
clase de formulario para los impuestos sobre la nómina, presente
todos los Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase junto con
un Formulario W-3 (PR) por separado para cada clase de formulario
en cuestión y envíelos cada uno en grupos por separado. No
imprima los Formularios 499R-2/W-2PR con la configuración para
imprimir en ambas caras del papel.
Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es
responsable de presentar ante la SSA para la fecha de vencimiento
un Formulario W-3 (PR) correcto y completo con los Formularios
499R-2/W-2PR correspondientes y está sujeto a toda multa que
resulte por no haber cumplido con dichos requisitos. Asegúrese de
que el nombre y el EIN sean los mismos que aparecen en el
Formulario 941, Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del
Empleador; el Formulario 943, Declaración del Impuesto Federal
Anual del Empleador de Empleados Agropecuarios; el Formulario
944, Declaración del Impuesto Federal ANUAL del Empleador; o el
Anexo H (Formulario 1040), Impuestos sobre el Empleo de
Empleados Domésticos, presentados por el empleador o en nombre
del empleador.
Presentación electrónica (e-file). La SSA le recomienda a todos
los empleadores presentar electrónicamente. La presentación
electrónica le puede ahorrar tiempo y esfuerzo y asegura la
precisión en los documentos. Si tiene que presentar 10 o más
Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA, tiene que presentarlos
usando medios electrónicos. Usted puede incurrir en una multa si
no presenta los formularios por medios electrónicos cuando se
requiera que lo haga.
Cuándo se tiene que presentar el formulario. Si presenta por
medio de papel o electrónicamente, tiene que presentar el
Formulario 499R-2/W-2PR con el Formulario W-3 (PR) a más tardar
el 31 de enero de 2025 ante la SSA. Quizás tenga que pagar una
multa por cada Formulario 499R-2/W-2PR que presente fuera de
plazo.
Nota: Consulte con el Departamento de Hacienda para obtener las
fechas de presentación de las declaraciones informativas
puertorriqueñas.
La Taxpayer First Act of 2019 (Ley de Contribuyente Primero
de 2019), promulgada el 1 de julio de 2019, autorizó al
!
´
PRECAUCION
Departamento del Tesoro y al IRS a emitir reglamentos que
Adónde enviar formularios en papel. Envíe el (los) Formulario(s)
disminuyen el límite de declaraciones presentadas
499R-2/W-2PR con la página entera del Formulario W-3 (PR) a:
electrónicamente. La Treasury Decision 9972 (Decisión Tributaria
9972) publicada el 23 de febrero de 2023, enmendó los reglamentos
de la sección 301.6011-2 para cambiar las reglas de presentación
electrónica para el Formulario W-3 (PR).
La página web del BSO de la SSA hace que la presentación
electrónica sea fácil al proveer dos maneras para presentar el
Formulario 499R-2/W-2PR y el Formulario W-3 (PR).
Si necesita presentar 50 o menos Formularios 499R-2/W-2PR o
•
25 o menos Formularios 499R-2c/W-2cPR, puede usar el BSO para
crearlos en Internet. El BSO le guía sobre el proceso de cómo crear
Formularios 499R-2/W-2PR o Formularios 499R-2c/W-2cPR, cómo
guardarlos e imprimirlos y cómo enviarlos a la SSA cuando esté
listo. Usted no tiene que esperar hasta que haya transmitido los
Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR a la SSA antes de
imprimir copias para sus empleados. El BSO genera el Formulario
4
Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR)
W-3 (PR) o W-3C (PR) automáticamente según los Formularios
499R-2/W-2PR o 499R-2c/W-2cPR que esté transmitiendo.
Las cantidades declaradas en formularios relacionados con
los impuestos sobre la nómina (tales como los Formularios
499R-2/W-2PR, 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario
CONSEJO
Si necesita presentar más de 50 Formularios 499R-2/W-2PR o
•
más de 25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, la opción Carga de
archivos de salarios del BSO podría ser la mejor opción de
presentación electrónica para su negocio u organización. Para
obtener las especificaciones de formato de archivos para utilizar
esta opción, visite el sitio web de la SSA titulado Employer W-2
Filing Instructions & Information (Instrucciones e información para
empleadores sobre la presentación de Formularios W-2), en
y formularios); pulse sobre el enlace Specifications for Filing Forms
W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) (Especificaciones
para la presentación electrónica de Formularios W-2 y W-2c), y
luego seleccione el documento correspondiente. Esta información
también está disponible llamando libre de cargos al Centro de
Servicio para la Declaración de Empleadores al 800-772-6270
(800-325-0778, si es usuario de equipo TTY).
1040)) deben coincidir con las cantidades declaradas en los
encasillados pertinentes del Formulario W-3 (PR). Si hay
diferencias, el IRS y la SSA podrían comunicarse con usted.
Conserve su información de conciliación para futura referencia. Vea
943, 944 y el Anexo H (Formulario 1040), más adelante.
Encasillado a: Clase de pagador. Marque el recuadro que le
corresponda. Marque sólo un recuadro (vea Comp. por enferm. de
tercero pagador, más adelante, para una excepción). Si le
corresponden dos o más recuadros (a menos que sea
“compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”),
envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario
W-3 (PR) por separado.
941. Marque este recuadro si presenta el Formulario 941 y no le
corresponde ninguna otra categoría (a menos que sea
“compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”).
Una iglesia o una organización con fines religiosos deberá marcar
este recuadro aunque no esté obligada a presentar el Formulario
941 o el Formulario 944. También marcaría este recuadro si en 2024
notifica oportunamente al IRS que va a presentar por primera vez el
Formulario 941 en vez del Formulario 944. Para más información
sobre esto, consulte las Instrucciones para el Formulario 941 o las
Instrucciones para el Formulario 944.
943. Marque este recuadro si usted es empleador agropecuario y
presenta el Formulario 943 y envía el (los) Formulario(s) 499R-2/
W-2PR para empleados agropecuarios. Para empleados no
agropecuarios, envíe los Formularios 499R-2/W-2PR de éstos con
otro Formulario W-3 (PR), marcando el recuadro correspondiente.
944. Marque este recuadro si usted presenta el Formulario 944 y
no corresponde otra categoría (a menos que sea “compensación
por enfermedad pagada por un tercero pagador”).
Doméstico. Marque este recuadro si usted es un empleador de
empleados domésticos que envía el Formulario 499R-2/W-2PR para
empleados domésticos y no incluyó los impuestos de empleados
domésticos en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el
Formulario 944.
Comp. por enferm. de tercero pagador. Marque este recuadro
si usted es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o
declara pagos de compensación por enfermedad hechos por un
tercero pagador) que presenta el Formulario 499R-2/W-2PR con
compensación declarada en el encasillado 7 (“Sueldos”). No
marque este recuadro si el tercero pagador presenta el Formulario
499R-2/W-2PR y usted solamente presenta un formulario de
resumen (en el Formulario 8922; vea la Publicación 15-A para más
detalles). Si le corresponde más de un recuadro (por ejemplo, éste y
el que es para el Formulario 941), marque ambos recuadros y
presente un solo Formulario W-3 (PR) tanto para el Formulario
499R-2/W-2PR regular como para el Formulario 499R-2/W-2PR
correspondiente a un tercero pagador de compensación por
enfermedad.
Si presenta los formularios por medios electrónicos,
no presente las mismas declaraciones informativas en
!
´
PRECAUCION
papel.
Para más información sobre la presentación electrónica de
Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios W-3 (PR) ante la SSA,
visite la página de la SSA titulada Employer W-2 Filing Instructions &
Information (Instrucciones e información para empleadores sobre la
SSA en su página web del BSO es un sistema
!
´
PRECAUCION
independiente del sistema de presentación electrónica para
empleadores y agentes retenedores ofrecido por el Departamento
de Hacienda de Puerto Rico. Para información sobre los requisitos
de presentación electrónica de formularios ante el Departamento de
Exención de presentación electrónica. Si usted tiene el
requisito de presentar electrónicamente, puede solicitar una
exención de presentar declaraciones informativas por medios
electrónicos completando el Formulario 8508, Application for a
Waiver from Electronic Filing of Information Returns (Solicitud para
la exención de la presentación de declaraciones informativas por
medios electrónicos). Presente el Formulario 8508 ante el IRS por lo
menos 45 días antes de la fecha de vencimiento para la
presentación del Formulario 499R-2/W-2PR. Vea el Formulario 8508
para información sobre la presentación de este formulario.
Cómo hacer correcciones. Use el Formulario W-3C (PR),
Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos, para
enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante
de Retención, o para hacer correcciones a un Formulario W-3 (PR)
presentado anteriormente ante la SSA. Para más detalles sobre
cómo corregir un Formulario W-3 (PR) utilizando el Formulario W-3C
(PR), vea las Instrucciones para el Formulario W-3C (PR).
Vea las instrucciones para el Formulario 499R-2c/W-2cPR para
información sobre cómo cumplir con los requisitos de presentación
ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico.
Sólo empleados Medicare. Marque este recuadro si se trata de
una agencia gubernamental con empleados sujetos solamente al
impuesto del Medicare.
Encasillado b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos.
Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales
completados que envía con este Formulario W-3 (PR). No incluya
los Formularios 499R-2/W-2PR nulos.
Instrucciones Específicas
Ciertas leyes promulgadas en Puerto Rico que proveen
exenciones para los impuestos estatales puertorriqueños
!
´
PRECAUCION
sobre los ingresos no corresponden a los impuestos
Encasillado c: Número de identificación del empleador (EIN).
Anote el número de nueve dígitos asignado a usted por el IRS.
Tiene que escribirlo de esta manera: 00-0000000. El EIN que anote
tiene que ser el mismo que aparece en su Formulario 941, 943, 944
o el Anexo H (Formulario 1040). Vea las secciones 31.6051-1(a)(1)
(i)(A) y 301.6109-4(b)(2)(iv) del Reglamento. No use el EIN de un
propietario anterior. Un EIN no puede estar truncado (con cada uno
de los cinco primeros dígitos del número de nueve dígitos sustituido
con un asterisco (*) o con una X).
federales estadounidenses sobre los ingresos, incluyendo los
impuestos sobre la nómina. Estas exenciones no se pueden tomar
en cuenta al completar declaraciones federales estadounidenses de
impuestos personales y de impuestos sobre la nómina.
El Formulario W-3 (PR) es leído por máquinas; por lo tanto,
escriba a máquina, si es posible, o escriba con letra de imprenta
bien oscura. Envíe la página entera del Formulario W-3 (PR) junto
con el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR. Para anotar las cifras en
dólares, omita el signo de dólar ($) y la coma, pero no omita el punto
decimal (00000.00).
5
Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR)
Si usted no tiene un EIN al presentar su Formulario W-3 (PR),
escriba “Applied For” (Solicitado) en el encasillado c; no escriba su
número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés). Puede
sobre Español) o enviando el Formulario SS-4, Solicitud de Número
de Identificación del Empleador (EIN), por correo o por fax al IRS.
impuesto del Seguro Social (encasillados 10, 12a y 14). El
Formulario W-3 (PR) debe incluir los ajustes que se declararon en
los Formularios 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040) sólo
del año actual. Si los ajustes declarados en los Formularios 941,
943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040) incluyen cantidades
correspondientes a un año anterior, no declare esos ajustes
correspondientes a un año anterior en los Formularios 499R-2/
W-2PR y W-3 (PR) del año actual.
2. Los impuestos del Seguro Social y del Medicare
(encasillados 11 y 13). Las cantidades indicadas en los Formularios
941 trimestrales (o los Formularios 943, 944 o el Anexo H
(Formulario 1040) anuales), que incluyen los ajustes del año actual,
deben ser aproximadamente el doble de las cantidades indicadas
en el Formulario W-3 (PR).
Encasillados d y e: Nombre y dirección del empleador. Anote
el nombre del empleador (el mismo nombre que figura en sus
Formularios 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040)), número
y calle, ciudad, estado y código postal (ZIP, por sus siglas en
inglés).
Encasillado f: Otro número de identificación del empleador
usado este año. Si ha usado un EIN (incluyendo el número de un
dueño anterior) en el Formulario 941, 943 o 944 presentado para el
año 2024, el cual es distinto al EIN anotado en el encasillado c del
Formulario W-3 (PR), anote aquí el otro EIN que usó. Normalmente,
los agentes del empleador anotan el EIN del empleador en el
encasillado f. Si un agente declara en nombre de más de un
empleador, deje el encasillado f en blanco.
Las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR,
W-3 (PR), 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040) a veces no
concuerdan por razones válidas. Si no concuerdan, usted deberá
verificar que las razones sean válidas. Conserve su conciliación en
caso de que el IRS o la SSA tenga dudas relativas a dichos
formularios.
Persona de contacto, número de teléfono, número de fax y di-
rección de email del empleador. Facilite esta información para
que la pueda usar la SSA si surge cualquier duda durante la
tramitación del formulario. Necesita proveer el nombre de la persona
con quien nos podamos comunicar si hubiera alguna pregunta con
respecto al formulario al momento de tramitarse. El número de
teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico (email)
que se solicitan son del empleador. La SSA notificará al empleador
por correo electrónico o postal para que corrija y vuelva a presentar
los informes a partir de la información facilitada en el Formulario W-3
(PR).
Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de
Información y la Ley de Reducción de Trámites
Solicitamos la información requerida en el Formulario W-3 (PR) para
cumplir con las leyes que regulan la recaudación de los impuestos
internos de los Estados Unidos. La necesitamos para calcular y
cobrar la cantidad correcta de impuesto. La sección 6051 y su
reglamentación correspondiente requieren que usted provea copias
del formulario de retención a sus empleados, a la Administración del
Seguro Social y al Servicio de Impuestos Internos. La sección 6109
requiere que usted incluya su número de identificación del
empleador (EIN). Si no nos provee esta información de manera
oportuna o si nos provee información errónea o fraudulenta, podría
estar sujeto a multas.
Los proveedores de servicios de nómina deben anotar la
información de su cliente en esos espacios.
!
´
PRECAUCION
Encasillados 1 a 4 y 6 a 16. Anote las cantidades de los totales
correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR que envíe con
este Formulario W-3 (PR).
Encasillado 13. Además de incluir la retención del impuesto del
Medicare, también incluya en este encasillado la cantidad total de la
retención del Impuesto Adicional del Medicare, si la hay. Si desea
más información sobre el Impuesto Adicional del Medicare, vea
Questions and Answers for the Additional Medicare Tax (Preguntas
y respuestas sobre el Impuesto Adicional del Medicare), disponible
Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en un
formulario sujeto a la Ley de Reducción de Trámites, a menos que el
mismo muestre un número de control válido de la Office of
Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto
u OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o registros relacionados
con un formulario o sus instrucciones tienen que ser conservados
mientras su contenido pueda ser utilizado en la administración de
toda ley tributaria federal.
Por regla general, las declaraciones de impuestos y toda
información pertinente son confidenciales, como lo requiere la
sección 6103. No obstante, la sección 6103 permite o requiere que
el IRS divulgue o provea tal información a otros, tal como se
describe en el Código. Por ejemplo, la información facilitada en este
formulario puede ser compartida con el Departamento de Justicia
en casos de litigio civil y penal, con las ciudades, estados, el Distrito
de Columbia, los estados libres asociados con los Estados Unidos y
los territorios estadounidenses, a fin de ayudarlos en la aplicación
de las leyes tributarias respectivas. Podemos también divulgar la
información contenida en este formulario a otros países conforme a
un tratado tributario, a las agencias del gobierno federal y estatal
para hacer cumplir leyes penales federales no tributarias o a
agencias federales encargadas de la aplicación de la ley y a
agencias federales de inteligencia para combatir el terrorismo.
Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR,
W-3 (PR), 941, 943, 944 y el Anexo H (Formulario
1040)
Concilie las cantidades indicadas en los encasillados 10, 12a y 14
de todo Formulario W-3 (PR) para el año 2024 con las cantidades
correspondientes totales para el año indicadas en los Formularios
941 trimestrales o los Formularios 943, 944 y el Anexo H (Formulario
1040) anuales. Cuando surgen diferencias entre las cantidades
declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR)
presentados ante la SSA y los Formularios 941, 943, 944 y el Anexo
H (Formulario 1040) presentados ante el IRS, tenemos que
comunicarnos con usted para resolver tales diferencias.
Para reducir las diferencias entre las cantidades
declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3 (PR) y los
Formularios 941, 943, 944 y el Anexo H (Formulario 1040):
El tiempo que se necesita para completar y presentar este
formulario varía, dependiendo de las circunstancias individuales. El
tiempo promedio que se estima para completar este formulario es
27 minutos. Si desea hacer algún comentario acerca de la exactitud
de este estimado de tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude
a que este formulario sea más sencillo, por favor envíenoslo. Puede
puede escribir al Internal Revenue Service, Tax Forms and
Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526,
Washington, DC 20224. No envíe el Formulario 499R-2/W-2PR ni el
Formulario W-3 (PR) a esta dirección. En vez de eso, vea Adónde
Asegúrese de que las cantidades declaradas en el Formulario
•
W-3 (PR) para el año 2024 sean los totales correspondientes de los
Formularios 499R-2/W-2PR.
Se deben conciliar, por medio de comparación, las cantidades
•
declaradas en el Formulario W-3 (PR) con las cantidades
declaradas en las líneas correspondientes de los Formularios 941
trimestrales (o los Formularios 943, 944 y el Anexo H (Formulario
1040) anuales) en las siguientes partidas:
1. Los salarios sujetos al impuesto del Seguro Social, salarios y
propinas sujetos al impuesto del Medicare y las propinas sujetas al
6
Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR)
Business Services Online (BSO) has been updated. Additional
levels of security are now required to access BSO employer
services. If you haven’t updated your credentials since March 25,
2023, you will need to update your credentials as soon as possible,
in order to prevent any delays in e-filing Forms 499R-2/W-2PR and
499R-2c/W-2cPR. You won’t be able to use the services provided by
BSO without having the new credentials and authentications for your
account. New and current users should allow at least 2 weeks to
complete the registration process. For more information, go to the
Future Developments
For the latest information about developments related to Form W-3
(PR) and its instructions, such as legislation enacted after they were
Forms, instructions, and publications in Spanish. To download,
see, or print forms, instructions, and publications available in
What’s New
Disaster tax relief. Disaster tax relief is available for those affected
by recent disasters. For more information about disaster relief, go to
Electronic filing of returns. The Taxpayer First Act of 2019,
enacted July 1, 2019, authorized the Department of the Treasury
and the IRS to issue regulations that reduce the threshold for
mandatory electronic filing. Treasury Decision 9972, published
February 23, 2023, amended Regulations section 301.6011-2 to
change the electronic filing rules for certain information returns,
including Forms 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR.
Reminders
Due date for filing with the Social Security Administration
(SSA). The due date for filing 2024 Forms 499R-2/W-2PR and W-3
(PR) with the Social Security Administration (SSA) is January 31,
2025, whether you file using paper forms or electronically.
Requirements for Forms W-2. The regulations lowered to 10 the
threshold at which you must file certain information returns
electronically, including Forms 499R-2/W-2PR. To determine
whether you must file information returns electronically, add together
the number of information returns and the number of Forms
499R-2/W-2PR you must file in a calendar year. If the total is at least
10 returns, you must file them all electronically. The new threshold
became effective for information returns required to be filed in
calendar years beginning with 2024 (tax year 2023 Forms
499R-2/W-2PR).
Rejected wage reports from the SSA. The SSA will reject Form
499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports under the
following conditions.
Medicare wages and tips are less than the sum of social security
•
wages and social security tips;
Social security tax is greater than zero; social security wages and
•
social security tips are equal to zero; and
Medicare tax is greater than zero; Medicare wages and tips are
•
equal to zero.
Corrected information returns are treated separately and aren’t
included in calculating the number of information returns described
above.
Additionally, Form 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR
electronic and paper wage reports for household employers will be
rejected under the following conditions.
Form and publication changes for 2024. Certain changes in
forms and publications for 2024 have been incorporated in these
instructions as discussed next.
The sum of social security wages and social security tips is less
•
than the minimum yearly earnings subject to social security and
Medicare tax withholding for a household employee, and
Publications 51, 80, and 179. Information specific to Pub. 51
(Circular A), Agricultural Employer’s Tax Guide; Pub. 80 (Circular
SS), Federal Tax Guide for Employers in the U.S. Virgin Islands,
Guam, American Samoa, and the Commonwealth of the Northern
Mariana Islands; and Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva
Federal para Patronos Puertorriqueños (Federal tax guide for
employers in Puerto Rico), has been included in the 2024 Pub. 15.
Pub. 51, Pub. 80, and Pub. 179 are no longer available after 2023. A
new Spanish-language Pub. 15 (sp) is available for any employer
who prefers Spanish, whether they are located in the United States
or any of its territories.
Form 941-SS. Beginning with the first quarter of 2024, Form
941-SS is no longer available. Employers in the territories who had
filed Form 941-SS must file Form 941, which has been adapted for
their use. Any employer who prefers Form 941 and its instructions in
Spanish, whether they are located in the United States or any of its
territories, can file new Spanish-language Form 941 (sp).
The Medicare wages and tips are less than the minimum yearly
•
earnings subject to social security and Medicare tax withholding for
a household employee.
If the above conditions occur in a wage report, an error message
will alert the submitter to correct the report. If the above conditions
occur in a paper wage report, the SSA will notify the employer by
email or postal mail to correct the report and resubmit it to the SSA.
Note. Don’t write “corrected” or “amended” on any resubmitted
reports.
Household employers, see Pub. 926, Household Employer’s Tax
Guide.
Additional Medicare Tax. In addition to withholding Medicare tax
at 1.45%, an employer is required to withhold the 0.9% Additional
Medicare Tax on any Federal Insurance Contributions Act (FICA)
wages or compensation it pays to an employee in excess of
$200,000 in a calendar year. An employer is required to begin
withholding Additional Medicare Tax in the pay period in which it
pays wages or compensation in excess of $200,000 to an employee
and continue to withhold it until the end of the calendar year.
Additional Medicare Tax is only imposed on the employee. There is
no employer share of Additional Medicare Tax. All wages and
compensation that are subject to Medicare tax are subject to
Additional Medicare Tax withholding if paid in excess of the
$200,000 withholding threshold.
MSRRA changes. The Veterans Auto and Education Improvement
Act of 2022, P.L. 117-333, section 18, enacted January 5, 2023,
changed the residency rules for tax purposes for civililan spouses of
servicemembers. Civilian spouses no longer need to have had the
same tax residence as the servicemember before relocating in order
to keep their prior residence. In addition, for any tax year of their
marriage, servicemembers and their civilian spouses may elect to
use the residence of the servicemember, the residence of the
spouse, or the permanent duty station of the servicemember,
regardless of the date on which the marriage of the spouse and the
servicemember occurred. Go to Military Spouses Residency Relief
Act (MSRRA) for more information.
Unless otherwise noted, references to Medicare tax include
Additional Medicare Tax.
Form W-3C (PR) has been updated. Updated Form W-3C (PR)
was released on August 16, 2023. The form has a revision date
(Rev. 8-2023) to the right of the bold W-3C (PR). Editorial updates
were made to align the correction form with the current Form W-3
(PR).
Business Services Online (BSO).
CAUTION: Business Services Online (BSO) has been updated.
Additional levels of security are now required to access BSO
employer services. If you haven’t updated your credentials since
March 25, 2023, you’ll need to update your credentials as soon as
possible, in order to prevent any delays in e-filing Forms 499R-2/
7
Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR)
W-2PR and 499R-2c/W-2cPR. You won’t be able to use the services
provided by BSO without having the new credentials and
authentications for your account. New and current users should
allow at least 2 weeks to complete the registration process. For more
Puerto Rico Department of the Treasury
P.O. Box 9024140
San Juan, PR 00902-4140
To locate your local Centros de Servicio al Contribuyente de
Hacienda (Hacienda Taxpayer Service Center), go to
The SSA has enhanced its secure BSO website to make it easier
to register and navigate. Use BSO’s online fill-in forms to create,
save, and submit Forms 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR to
the SSA electronically. BSO lets you file these forms with state or
local governments, distribute to your employees, and keep for your
records. BSO generates Form W-3 (PR) automatically based on
your Forms 499R-2/W-2PR. You can also use BSO to upload wage
files to the SSA, check on the status of previously submitted wage
reports, and take advantage of other convenient services for
employers and businesses. Visit the SSA’s Employer W-2 Filing
information about using BSO to save time for your organization. Here
you’ll also find forms and publications used for wage reporting,
information about verifying employee social security numbers online,
how to reach an SSA employer services representative, and more.
Need Help?
Help with e-filing. If you have questions about how to register or
use BSO, call 800-772-6270 (or 800-325-0778 (TTY)) (toll free) to
speak with an employer reporting technician at the SSA. The hours
of operation are Monday through Friday from 7:00 a.m. to 5:30 p.m.,
assistance. If you experience problems using any of the services
within BSO, call 888-772-2970 (toll free) to speak with a systems
operator in technical support at the SSA. To speak with the SSA’s
Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico, call
212-264-3455 (not a toll-free number).
Employment tax information. Detailed employment tax
Preview BSO by viewing a brief online tutorial. Go to
information is given in:
TIP
Pub. 15, Employer’s Tax Guide;
•
•
•
•
•
Pub. 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide;
Pub. 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits;
Pub. 926, Household Employer’s Tax Guide; and
Schedule H (Form 1040), Household Employment Taxes, and its
Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA). You may be
required to report wages and taxes on a form different from the form
you generally use if an employee claims residence or domicile under
MSRRA in a different jurisdiction than one of the 50 states, the
District of Columbia, American Samoa, the Commonwealth of the
Northern Mariana Islands, Guam, Puerto Rico, or the U.S. Virgin
Islands.
instructions.
You can also obtain more information on employment taxes by
How To Get Forms and Publications
Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember
(civilian spouse) may keep their prior residence or domicile for tax
purposes (tax residence) when accompanying the servicemember
spouse, who is relocating under military orders, to a new military
duty station in one of the 50 states, the District of Columbia, or a
U.S. territory.
For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but
properly claims tax residence in one of the 50 states under MSRRA,
their income from services wouldn’t be taxable income for Puerto
Rico tax purposes. Federal income taxes should be withheld and
remitted to the IRS. State and local income taxes may need to be
withheld and remitted to state and local tax authorities. You should
consult with state, local, or U.S. territory tax authorities regarding
your withholding obligations under MSRRA.
However, for any taxable year of the marriage, the
servicemember and the civilian spouse may elect to use the
residence of the servicemember, the residence of the spouse, or the
permanent duty station of the servicemember for purposes of
taxation, regardless of the date on which the marriage of the spouse
and the servicemember occurred.
In the previous example, the spouse would be allowed to elect to
use the same residence as, or the permanent duty station of, the
servicemember.
Internet. You can access IRS.gov 24 hours a day, 7 days a week,
to:
Download, view, and order tax forms, instructions, and
•
publications;
Research your tax questions online;
•
•
•
•
•
•
See answers to frequently asked tax questions;
Search publications online by topic or keyword;
View Internal Revenue Bulletins published in the last few years;
Sign up to receive local and national tax news by email; and
View Tax Topics that provide you information on federal and other
tax information for residents of Puerto Rico. If you wish to see these
provide information for residents of Puerto Rico.
Don’t file Forms W-3 (PR) printed from IRS.gov with the
SSA. The SSA accepts only e-filed reports and the official
!
CAUTION
red-ink versions (or approved substitute versions) of Form
W-3 (PR). For information about electronic filing, see Electronic filing
Severance payments. Severance payments are wages subject to
social security and Medicare taxes. As noted in section 15 of Pub.
15, Special Rules for Various Types of Services and Payments,
severance payments are also subject to Federal Unemployment Tax
Act (FUTA) tax.
Walk-in. You can make an appointment to visit our Taxpayer
Assistance Centers (TACs) in the following locations:
City View Plaza II Bldg.
48 Carr. 165 km. 1.2
Guaynabo, PR 00968-8000
Information about state tax requirements for employers. If
you’re an employer in Puerto Rico, contact the Puerto Rico
Department of the Treasury (Departamento de Hacienda de Puerto
Rico) by sending a message through your account in Sistema
Unificado de Rentas Internas (Internal Revenue Unified System
(SURI)) or by calling 787-622-0123 and choosing option 5. Send any
correspondence to:
DASE Building
Los Frailes Industrial Park
Ave Esmeralda Calle C #475
Guaynabo, PR 00969
Boulevard Plaza
3 Nicanor Vázquez Suite 220
Humacao, PR 00791
8
Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR)
Medical Emporium II 1st Floor Suite A-15
349 Avenida Hostos
Where to file paper forms. Send Form(s) 499R-2/W-2PR with the
entire page of Form W-3 (PR) to:
Mayagüez, PR 00680
If you mail Form W-3 (PR) using...
Then use the following address:
Business Unit
2050 Ponce Bypass #312
Ponce, PR 00716-1921
Regular mail
Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001
To make an appointment in any of the above locations, you may call
844-545-5640. The hours of operation are Monday through Friday
from 8:30 a.m. to 4:30 p.m.
Certified mail
Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0002
An IRS-approved private delivery
service
Social Security Administration
Direct Operations Center
Attn: W-2 Process
General Instructions
1150 E. Mountain Dr.
Purpose of form. Use Form W-3 (PR) to transmit Form(s)
499R-2/W-2PR to the SSA. Be sure to use Form W-3 (PR) for the
correct year and also keep a copy of Form W-3 (PR) for your
records.
Wilkes-Barre, PA 18702-7997
services.
Form W-3 (PR) isn’t used for meeting the filing requirements with
the Puerto Rico Department of the Treasury. For more information on
TIP
Don’t send cash, checks, money orders, or other forms
of payment with Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR)
that you submit to the SSA. Employment tax forms (for
Don’t use these forms to report wages subject to U.S.
!
income tax withholding. If you report this type of wages, use
!
CAUTION
CAUTION
Form W-2 and Form W-3 to report U.S. income tax withheld
example, Form 941, 943, or 944) and remittances must be sent to
the IRS.
as well as any other applicable employment taxes. See the General
Instructions for Forms W-2 and W-3 for more information on how to
report income subject to U.S. income taxes.
If you’re required to file 10 or more Forms 499R-2/W-2PR
with the SSA, you must e-file them. See Electronic filing
!
Who must file Form W-3 (PR). Employers and other payers must
file Form W-3 (PR) to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA.
Household employers. You must file a Form W-3 (PR) even if
filing only one Form 499R-2/W-2PR for one household employee.
On Form W-3 (PR), check the “Household” box in box a. For more
information, see Schedule H (Form 1040) and its separate
instructions. You must have an employer identification number (EIN).
CAUTION
Shipping and mailing. Prepare and file Form(s) 499R-2/W-2PR
either alphabetically by employees’ last names or numerically by
employees’ social security numbers. Don’t staple or tape Form W-3
(PR) to Form(s) 499R-2/W-2PR or any Forms 499R-2/W-2PR to
each other. Don’t fold either of these forms; send them to the SSA in
a flat envelope. If you file more than one type of employment tax
form, group Form(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a
separate Form W-3 (PR) for each same type and send them in
separate groups. Don’t print Forms 499R-2/W-2PR using a
double-sided printer setting.
Who may sign Form W-3 (PR). A transmitter or sender (including
a service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent)
may sign Form W-3 (PR) (or use its personal identification number
(PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the
sender satisfies both of the following.
Electronic filing (e-file). The SSA encourages all employers to
e-file. E-filing can save you time and effort and helps ensure
accuracy. If you’re required to file 10 or more Forms 499R-2/W-2PR
with the SSA, you must e-file them. You may incur a penalty if you fail
to e-file when required.
It’s authorized to sign by an agency agreement (whether oral,
•
written, or implied) that’s valid under state law, and
It writes “For (name of payer)” next to the signature (Form(s) W-3
•
(PR) that’s filed on paper only).
Use of a reporting agent or other third-party payroll service
The Taxpayer First Act of 2019, enacted July 1, 2019,
provider doesn’t relieve an employer of the responsibility to
ensure that Forms 499R-2/W-2PR are furnished to
!
authorized the Department of the Treasury and the IRS to
!
CAUTION
CAUTION
issue regulations that reduce the threshold for mandatory
employees and that Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) are filed
with the SSA, correctly and on time.
electronic filing. Treasury Decision 9972, published February 23,
2023, amended Regulations section 301.6011-2 to change the
electronic filing rules for Form W-3 (PR).
If an authorized sender signs for the payer, the payer is still
responsible for filing with the SSA, when due, a correct and
complete Form W-3 (PR) and related Form(s) 499R-2/W-2PR and is
subject to any penalties that result from not complying with these
requirements. Be sure that the payer’s name and employer
identification number (EIN) are the same as those used on Form
941, Employer’s QUARTERLY Federal Tax Return; Form 943,
Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees;
Form 944, Employer’s ANNUAL Federal Tax Return; or Schedule H
(Form 1040), Household Employment Taxes, filed by or for the
employer.
The SSA’s BSO website makes e-filing easy by providing two
ways to submit your Forms 499R-2/W-2PR and Forms W-3 (PR).
If you need to file 50 or fewer Forms 499R-2/W-2PR or 25 or
•
fewer Forms 499R-2c/W-2cPR at a time, you can use BSO to create
them online. BSO guides you through the process of creating Forms
499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR, saving and printing them, and
submitting them to the SSA when you’re ready. You don’t have to
wait until you’ve submitted Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/
W-2cPR to the SSA before printing copies for your employees. BSO
generates Form W-3 (PR) or W-3C (PR) automatically based on
your Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR.
When to file. Regarless of whether you file on paper or
electronically, you must file Form 499R-2/W-2PR along with Form
W-3 (PR) with the SSA by January 31, 2025. You may owe a penalty
for each Form 499R-2/W-2PR you file late.
If you need to file more than 50 Forms 499R-2/W-2PR or more
•
than 25 Forms 499R-2c/W-2cPR, BSO’s “file upload” feature might
be the best e-filing method for your business or organization. To
obtain file format specifications, visit the SSA’s Employer W-2 Filing
Publications & Forms and click on Specifications for Filing Forms
W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) and select the
Note. Contact the Puerto Rico Department of the Treasury to obtain
the filing dates for Puerto Rican information returns.
9
Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR)
appropriate document. This information is also available by calling
the SSA’s Business Services Branch at 800-772-6270
(800-325-0778 (TTY)) (toll free).
944. Check this box if you file Form 944 and no other category
(except “third-party sick pay”) applies.
Household. Check this box if you’re a household employer
sending Form(s) 499R-2/W-2PR for household employees, and you
didn’t include the household employee’s taxes on Form 941, 943, or
944.
If you file electronically, don’t file the same information
returns using paper forms.
!
CAUTION
Third-party sick pay. Check this box if you’re a third-party sick
pay payer (or are reporting sick pay payments made by a third party)
filing Form(s) 499R-2/W-2PR with third-party sick pay reported in
box 7 (“Wages”). Don’t check this box if the third-party payer is filing
Form(s) 499R-2/W-2PR and you’re only filing a recap form (on Form
8922; see Pub. 15-A for more details). If more than one box applies
(for example, this box and the Form 941 box), check both boxes and
file a single Form W-3 (PR) for the regular and third-party sick pay
Form(s) 499R-2/W-2PR.
For more information on electronic filing of Forms 499R-2/W-2PR
and Forms W-3 (PR) with the SSA, visit the SSA’s Employer W-2
is an independent system from the electronic filing program
!
CAUTION
offered by the Puerto Rico Department of the Treasury for
employers and withholding agents. For more information on the filing
requirements for using the Puerto Rico Department of the Treasury’s
Medicare employees only. Check this box if you’re a
government agency with employees subject only to Medicare tax.
Waiver from e-filing. If you’re required to e-file, you can request
a waiver from this requirement by filing Form 8508, Application for a
Waiver from Electronic Filing of Information Returns. Submit Form
8508 to the IRS at least 45 days before the due date of Form
499R-2/W-2PR. See Form 8508 for information about filing this form.
Box b: Total number of attached Forms 499R-2/W-2PR. Enter
the number of completed individual Form(s) 499R-2/W-2PR you’re
sending with this Form W-3 (PR). Don’t count void Forms 499R-2/
W-2PR.
Box c: Employer identification number (EIN). Enter the
nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be
formatted as 00-0000000. The EIN you enter must be the same
number you used on Form 941, 943, 944, or Schedule H (Form
1040). See Regulations sections 31.6051-1(a)(1)(i)(A) and
301.6109-4(b)(2)(iv). Don’t use a prior owner’s EIN. An employer’s
EIN may not be truncated (with each of the first five digits of the
nine-digit number replaced with an asterisk (*) or an X).
If you don’t have an EIN when filing Form W-3 (PR), enter
“Applied For” in box c, not your social security number (SSN). You
mailing Form SS-4, Application for Employer Identification Number,
to the IRS.
Making corrections. Use Form W-3C (PR), Transmittal of
Corrected Wage and Tax Statements, to transmit Form(s)
499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención
(Corrected withholding statement), or to make corrections to a
previously filed Form W-3 (PR) with the SSA. For more details on
how to correct a Form W-3 (PR) using Form W-3C (PR), see the
Instructions for Form W-3C (PR).
See the instructions for Form 499R-2c/W-2cPR for more
information on how to meet the filing requirements with the Puerto
Rico Department of the Treasury.
Specific Instructions
Boxes d and e: Employer’s name and address. Enter the
employer’s name (same name as shown on your Forms 941, 943,
944, or Schedule H (Form 1040)), street address, city, state, and ZIP
code.
Certain laws enacted in Puerto Rico that provide exemptions
from Puerto Rico state income taxes don’t apply for
!
CAUTION
purposes of U.S. federal income tax as well as U.S. federal
employment taxes. These exemptions can’t be considered when
completing U.S. federal individual and employment tax returns.
Box f: Other EIN used this year. If you have used an EIN
(including a prior owner’s EIN) on Form 941, 943, or 944 submitted
for 2024 that’s different from the EIN reported in box c on Form W-3
(PR), enter the other EIN used. Agents generally report the
employer’s EIN in box f. If an agent is reporting for more than one
employer, leave box f blank.
Form W-3 (PR) is read by machines, so type entries, if possible,
or print as dark as possible. Send the entire page of Form W-3 (PR)
with Form(s) 499R-2/W-2PR. Make all dollar entries without the
dollar sign ($) and comma, but don’t omit the decimal point
(00000.00).
Employer’s contact person, telephone number, fax number,
and email address. Include this information for use by the SSA if
any questions arise during processing. The name of a contact
person must be provided in case there are any questions in regard to
the form during processing. The employer’s phone number, fax
number, and email address need to be provided. The SSA will notify
the employer by email or postal mail to correct and resubmit reports
from the information provided on Form W-3 (PR).
Amounts reported on related employment forms (for
example, Form 499R-2/W-2PR, 941, 943, 944, or
TIP
Schedule H (Form 1040)) should agree with the amounts
reported in the pertinent boxes of Form W-3 (PR). If there are any
differences, you may be contacted by the IRS and the SSA. Retain
your reconciliation information for future reference. See Reconciling
(Form 1040), later.
Payroll service providers need to enter their client’s
Box a: Kind of payer. Check the box that applies. Check only one
one box applies (except for “third-party sick pay”), send each type of
Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3 (PR).
941. Check this box if you file Form 941 and no other category
(except “third-party sick pay”) applies. A church or church
organization should check this box even if it isn’t required to file Form
941 or Form 944. You would also check this box if in 2024 you timely
notify the IRS of filing Form 941 for the first time instead of Form 944.
For more information in regard to this, refer to the Instructions for
Form 941 or the Instructions for Form 944.
943. Check this box if you’re an agricultural employer and file
Form 943 and you’re sending Form(s) 499R-2/W-2PR for agricultural
employees. For nonagricultural employees, send their Form(s)
499R-2/W-2PR with a separate Form W-3 (PR), checking the
appropriate box.
information for these fields.
!
CAUTION
Boxes 1–4 and 6–16. Enter the amounts from the corresponding
totals from the Form(s) 499R-2/W-2PR you’re sending with this Form
W-3 (PR).
Box 13. Apart from the Medicare tax withheld, also include in this
box the total amount of Additional Medicare Tax withheld, if any. For
Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3 (PR),
941, 943, 944, and Schedule H (Form 1040)
Reconcile the amounts shown in boxes 10, 12a, and 14 from all
2024 Forms W-3 (PR) with their respective amounts from the yearly
totals of the quarterly Forms 941, or annual Forms 943, 944, and
10
Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR)
Schedule H (Form 1040). When there are discrepancies between
amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) filed
with the SSA and Forms 941, 943, 944, and Schedule H (Form
1040) filed with the IRS, you will be contacted to resolve the
discrepancies.
amount of tax. Section 6051 and its regulations require you to furnish
wage and tax statements to employees, the Social Security
Administration, and the Internal Revenue Service. Section 6109
requires you to provide your employer identification number (EIN).
Failure to provide this information in a timely manner, or providing
false or fraudulent information may subject you to penalties.
To reduce the discrepancies between amounts reported on
Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR), and Forms 941, 943, 944,
and Schedule H (Form 1040):
You are not required to provide the information requested on a
form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form
displays a valid OMB control number. Books or records relating to a
form or its instructions must be retained as long as their contents
may become material in the administration of any Internal Revenue
law.
Be sure that the amounts on Form W-3 (PR) are the total amounts
•
from Form(s) 499R-2/W-2PR.
Reconcile Form W-3 (PR) with your four quarterly Forms 941 (or
•
annual Forms 943, 944, and Schedule H (Form 1040)) by comparing
amounts reported for:
Generally, tax returns and return information are confidential, as
required by section 6103. However, section 6103 allows or requires
the Internal Revenue Service to disclose or give the information
shown on your tax return to others as described in the Code. For
example, we may disclose your tax information to the Department of
Justice for civil and/or criminal litigation, and to cities, states, the
District of Columbia, and U.S. commonwealths and territories for use
in administering their tax laws. We may also disclose this information
to other countries under a tax treaty, to federal and state agencies to
enforce federal nontax criminal laws, or to federal law enforcement
and intelligence agencies to combat terrorism.
1. Social security wages, Medicare wages and tips, and social
security tips (boxes 10, 12a, and 14). Form W-3 (PR) should include
Form 941 or Forms 943, 944, or Schedule H (Form 1040)
adjustments only for the current year. You can’t report on the current
year Form W-3 (PR) adjustments from Forms 941, 943, 944, or
Schedule H (Form 1040) that include adjustment amounts for a prior
year.
2. Social security and Medicare taxes (boxes 11 and 13). The
amounts shown on the four quarterly Forms 941 (or annual Form
943, Form 944, or Schedule H (Form 1040)), including current year
adjustments, should be approximately twice the amounts shown on
Form W-3 (PR).
The time needed to complete and file this form will vary
depending on individual circumstances. The estimated average time
is 27 minutes. If you have comments concerning the accuracy of this
time estimate or suggestions for making this form simpler, we would
be happy to hear from you. You can send your comments from
IRS.gov/FormComments. Or you can write to the Internal Revenue
Service, Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution
Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. Don’t send Form(s)
499R-2/W-2PR or W-3 (PR) to this address. Instead, see Where to
file paper forms, earlier.
Amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941,
943, 944, or Schedule H (Form 1040) may not match for valid
reasons. If the amounts don’t match, you should determine that the
reasons are valid. Keep your reconciliation in case there are
inquiries from the IRS or the SSA.
Privacy Act and Paperwork Reduction Act Notice. We ask for
the information on Form W-3 (PR) to carry out the Internal Revenue
laws of the United States. We need it to figure and collect the right
11
Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) / Instructions for Form W-3 (PR)